Hvordan foregår en transskriberingsopgave hos Acolad?

Når folk spørger: "Hvad er dit arbejde?", og vi svarer: "Jeg arbejder hos Acolad, der er brancheførende inden for lokalisering af indhold", ved vedkommende sjældent, hvad de skal sige. Men vi forklarer gerne, at vores virksomheds primære opgave er mere kompleks, end den umiddelbart ser ud.

Mange af vores kunder ved ikke, hvad udarbejdelse af møderesuméer eller -referater faktisk indebærer, før de skal bruge dem til deres eget arbejde. Det interessante er, at redaktørens opgave bare er toppen af isbjerget, da det alt sammen handler om at udarbejde et færdigt dokument, der kan bruges efter deres møder.

Her er de overordnede faser i en skriveopgave:

Forstå kunden

Den første kontakt bruges til at forstå mødets udfordringer: mødetypen, konteksten og kundens kommunikationsmål. Foruden de praktiske oplysninger (dato, tidspunkt, sted) er dette trin afgørende for, at vi kan tilbyde den ideelle type tekst: Det rette valg af skriftlig service (transskribering, rapport, resumé) er afgørende for kundens endelige tilfredshed.

Én mission, én skribent

Planlægningsafdelingen tager nu over. Her sidder de hver dag og beslutter, hvilken redaktør der har den passende ekspertise til den specifikke opgave. Planlægningspersonalet skal også balancere deres tilstedeværelse ved redaktionelle møder med deres faktiske redigeringsarbejde. De er ansvarlige for tidsplaner og udarbejder ugentligt et nøje tilrettelagt tidsplan.

"Min rolle er at administrere et team af skribenter og at organisere deres tidsplaner (enten internt eller eksternt) og deres tekster ift. forskellige kriterier: geografisk placering, missionens tidsplan, hvilke skribenter der er tilknyttet hver kunde, hvilken type dokumenter der skal udfærdiges, deadlines for levering osv.", siger en af vores ledere i planlægningsafdelingen.

"Planlægningsafdelingen er med til at garantere kvalitet og en sammenhængende service. Vi er bindeleddet mellem projektledere, redaktører og andre personer, der står for tekstproduktionen." 

Organiserede møder

Det er D-dag: Redaktøren deltager i mødet, enten fysisk eller virtuelt, og optager lyd, identificerer mødedeltagere og frem for alt tager noter. Koncentration er den ypperste dyd for redaktøren til disse møder. 

Under udarbejdelsen af et overbliksdokument begynder vedkommende at analysere det, der blev sagt under debatterne. Hvis dokumentet ikke bliver produceret i realtid, går redaktøren i gang med at producere sin endelig kladde så hurtigt som muligt efter mødet, mens debatterne stadig står klart i hukommelsen.

Skarpe øjne

Lederen for planlægningsafdelingen beskriver ansvaret for afdelingen "Training and Proofreading": "Vores team er ansvarlig for at rekruttere nye skribenter til Acolad og give dem en omfattende træning. Derefter korrekturlæser vi deres dokumenter grundigt for at sikre os, at de lever op til Acolads ønskede kvalitetsstandarder."

Selvom vores redaktører er nøje udvalgt og producerer arbejde af høj kvalitet, står vores korrekturteam, der også har baggrund som redaktører, for en gennemlæsning af dokumenterne, så der ikke er nogen fejl eller uklarheder.

En god levering

Foruden indholdet sikrer leveringsteamet, at formateringsreglerne er fulgt, hvad end det er Acolads regler eller et specifikt format, kunden ønsker. Deres ultimative ansvar er at gøre dokumentet tilgængeligt for kunden.

Engagerede, indtil vi er i mål 

Det sker nogle gange, at vores kunde vil have en pointe klarere frem eller foretage en rettelse: I de tilfælde tager vores kvalitetsafdeling over og tager direkte kontakt til kunden om nødvendigt. Uanset bliver specifikke oplysninger om kunden, f.eks. akronymer, gemt til fremtidige opgaver for denne kunde.

"Vores rolle er at håndtere kundespørgsmål, der er relateret til vores tekstproduktionsservices. Vi kontrollerer, at den leverede service lever op til kravene, bl.a. ved at analysere kundens feedback og se på implementeringen af løsninger, gennemgå dokumenterne ved at lytte til optagelserne igen og omskrive dem om nødvendigt. I tilfælde med komplekse opgaver inddrager vi også salgsteamet i analysen af kundens behov", forklarer lederen af kvalitetsafdelingen. 

Har du nogensinde tænkt over alt det arbejde, udfærdigelsen af et dokument kræver? Selvom der er mange trin undervejs, kan de klares på et par timer eller et par dage afhængigt af kundens deadline. Det er denne proces, som er resultatet af årtiers erfaring, der sikrer Acolads høje kvalitet.