Comment se déroule une mission de rédaction chez Ubiqus ?

Les membres d’Ubiqus vous le diront tous : à la question “que fais-tu dans la vie ?”, la réponse “je travaille chez Ubiqus, agence de rédaction“ laisse souvent nos interlocuteurs pantois… avant que nous ne nous empressions d’expliciter le cœur de métier d’origine de notre entreprise, ce qui n’est pas aussi simple qu’on pourrait le penser !

En effet, avant d’en avoir besoin dans la sphère professionnelle, peu de nos clients connaissent le métier de rédacteur de comptes rendus et de synthèses de réunions. D’autant que le rédacteur n’est que la partie émergée de l’iceberg, qui permet à nos clients de recevoir un document clé en mains, suite à leur réunion.

Voici les principales étapes d’une mission de rédaction :

Comprendre notre client

Le premier contact sert à comprendre les enjeux de la réunion : le type de réunion, le contexte et les objectifs de communication du client. Outre les informations pratiques (date, heure, lieu), cette étape est déterminante pour que nous puissions lui proposer le niveau de retraitement idéal : le bon choix parmi nos solutions de rédaction (transcription, compte rendu, synthèse) conditionne la satisfaction finale de notre client.

Une mission, un rédacteur

Le service Planning rentre alors en action : déterminer qui est le rédacteur disposant de l’expertise adéquate pour chaque mission, c’est le quotidien de nos 6 planneurs ! Ils doivent également alterner finement les temps de présence en réunion des rédacteurs et leurs temps de travail de rédaction. Garants de leur agenda, ils leur tricotent un planning sur mesure semaine après semaine.

Julien C. explique : « Mon rôle est de manager une équipe de rédacteurs et d’organiser leurs plannings de missions (sur site ou à distance) et de rédaction, en fonction de différents critères : localisation géographique, horaires des missions, équipes de rédacteurs attachées à tel ou tel client, types de documents à rédiger, délais de remise, etc. ».

« L’intervention du service Planning est un gage de qualité et de continuité de service. Nous sommes une interface entre les chargés d’affaires, les rédacteurs et les autres fonctions de la Production « , précise Marie-Pluie D.

En réunion, priorité à l’organisation

Le jour J est arrivé : le rédacteur assiste, en présentiel ou en distanciel, à la réunion : enregistrement audio, identification des participants et surtout… prise de notes ! La concentration est le fil rouge du rédacteur pendant ces réunions. Lors de la réalisation d’une synthèse, il commence même son travail d’analyse des propos pendant les débats. Si le document n’est pas réalisé en Temps réel, le rédacteur reprend son travail de rédaction finale aussi tôt que possible après la réunion, tant que les débats sont encore frais dans sa tête.

Des yeux de lynx

Jean-Marc D. explique ainsi le rôle du service « Formation – Relecture » : « Notre équipe recrute les nouveaux rédacteurs ou rédactrices d’Ubiqus et se charge de leur formation. Nous prenons ensuite en charge la relecture de leurs documents pour nous assurer que ceux-ci atteignent le niveau de qualité souhaité par Ubiqus. »

Même si nos rédacteurs ont été soigneusement sélectionnés et que leurs documents sont déjà d’un haut niveau, les membres du service Relecture (qui ont tous un passé de rédacteurs) passent au crible leurs documents. Aucune coquille ou approximation de langage n’échappe à leur regard acéré.

Une livraison en bonne et due forme

Après le fond, la forme : le service livraison s’assure notamment que les règles de mise en page ont bien été respectées, qu’il s’agisse d’un format standard Ubiqus ou d’un format spécifique au client. C’est à cette équipe que revient enfin l’action ultime : la mise à disposition sur l’extranet du document ou son envoi par mail au client.

Attentionnés, jusqu’au bout de la mission 

Il arrive parfois que nos clients souhaitent faire préciser un point ou apporter une correction d’auteur : le service Qualité prend alors le relais et se met en contact direct avec le client si nécessaire. Dans tous les cas, les spécificités clients (acronymes par exemple) sont consignées pour les futures missions de ces clients.

« Notre rôle est de traiter les réclamations des clients relatives à nos prestations de rédaction en langue française. De l’analyse du retour client jusqu’à la mise en œuvre de solutions, nous vérifions l’adéquation de la prestation au cahier des charges, expertisons les documents en réécoutant les enregistrements, et les réécrivons si besoin. Dans le cadre de missions complexes, nous conseillons également les équipes commerciales dans l’analyse des besoins du client » explique Isabelle J., du service Qualité. 

Auriez-vous imaginé toutes les étapes autour de la rédaction d’un document ? Bien que nombreuses, elles peuvent se dérouler en quelques heures ou en quelques jours selon le délai du client. C’est ce process, fruit d’un savoir-faire de plus de 30 ans, qui garantit la qualité Ubiqus.

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