Come funziona un incarico di trascrizione presso Acolad?

Quando ci viene chiesto: "Che lavoro fai?" e rispondiamo: "Lavoro ad Acolad, leader nei servizi di localizzazione", spesso il nostro interlocutore ha un momento di perplessità. Tuttavia, vogliamo sottolineare che il principale settore di attività della nostra azienda è più complesso di quanto possa apparire a prima vista!

Molti dei nostri clienti non hanno un'idea chiara di cosa comporti il processo di creazione di verbali o riassunti di riunioni fino a quando non ne hanno bisogno per il loro lavoro. Ciò che rende ancora più affascinante il ruolo del redattore è che rappresenta solo la punta dell'iceberg, poiché implica la creazione di documenti completi e pronti all'uso per i nostri clienti dopo l'evento.

Ecco le fasi principali di un incarico di redazione:

Comprendere appieno il cliente

Il primo contatto serve a comprendere le sfide dell'incontro, come il tipo di meeting, il contesto e gli obiettivi di comunicazione del cliente. Oltre agli aspetti pratici come data, ora e luogo, questa fase è fondamentale per garantire una qualità di rielaborazione ottimale: la scelta giusta tra le nostre soluzioni di redazione (trascrizione, rapporto, verbale) incide direttamente sulla soddisfazione finale del nostro cliente.

Una missione, un redattore

A questo punto entra in azione il nostro reparto Pianificazione, in cui compito quotidiano è quello di assegnare ad ogni missione il redattore con le giuste competenze. Un altro aspetto del lavoro dei nostri pianificatori è quello di bilanciare attentamente la partecipazione dei redattori alle riunioni con il loro lavoro editoriale. In pratica, agiscono come i guardiani delle agende dei redattori, creando settimana per settimana un programma personalizzato.

" Il mio compito consiste nel coordinare un team di redattori e nel pianificare i loro orari di lavoro, sia in sede che in remoto. Devo gestire la produzione di contenuti considerando diversi fattori, come la posizione geografica, gli orari delle missioni, i team di redattori assegnati a ciascun cliente, i tipi di documenti da redigere e le scadenze di consegna", ha dichiarato uno dei nostri manager del reparto Pianificazione.

"L'intervento del reparto Pianificazione è garanzia di qualità e continuità del servizio. Siamo il ponte tra project manager, redattori e altri ruoli di produzione." 

L’organizzazione delle priorità nei meeting

Il gran giorno è arrivato: il redattore partecipa all'incontro di persona o da remoto, registra l'audio, identifica i partecipanti e, soprattutto, prende appunti! Durante questi incontri, la concentrazione è il suo filo conduttore. 

Nel processo di creazione di una sintesi, ogni redattore inizia ad analizzare quanto affermato durante i dibattiti. Se il documento non viene creato in tempo reale, il redattore riprende il lavoro di stesura definitiva il prima possibile dopo l'incontro, in modo che i contenuti siano ancora vividi nella sua mente.

Occhi vigili

Il responsabile del reparto Pianificazione delinea le responsabilità del dipartimento "Formazione e revisione": "Il nostro team ha il compito di selezionare nuovi redattori per Acolad e di fornire loro una formazione completa. Successivamente, rileggiamo meticolosamente i loro documenti per garantire che soddisfino gli standard di qualità di Acolad."

Anche se i nostri redattori siano selezionati con cura e producano lavori di alta qualità, il nostro team di proofreading, composto anch’esso da redattori specializzati, esamina attentamente i loro documenti senza concedere spazio a errori o imprecisioni.

Una consegna corretta

Oltre al contenuto, il team di consegna si assicura che vengano rispettate le regole di formattazione, che si tratti di uno standard Acolad o di un formato specifico del cliente. La loro responsabilità principale è quella di mettere il documento a disposizione del cliente.

Massima dedizione fino alla conclusione dell'incarico 

A volte i nostri clienti desiderano chiarire un punto o apportare una correzione. In questi casi interviene il reparto Qualità, se necessario stabilendo un contatto diretto con il cliente. In ogni caso le specifiche del cliente, come gli acronimi, vengono registrate per eventuali incarichi futuri.

"Il nostro compito è quello di gestire le richieste dei clienti inerenti ai nostri servizi di redazione in lingua. Dall'analisi del feedback dei clienti all'implementazione delle soluzioni, verifichiamo la conformità del servizio alle specifiche, valutiamo i documenti attraverso l'ascolto delle registrazioni e, se necessario, li riscriviamo. In caso di incarichi complessi, forniamo consulenza anche al team di vendita per l'analisi delle esigenze del cliente", spiega il responsabile del reparto Qualità.

Hai mai riflettuto sulla quantità di lavoro necessaria per creare un documento? Nonostante i passaggi siano molti, è possibile completarli in poche ore o in un paio di giorni, a seconda delle scadenze del cliente. È questo processo, frutto di decenni di esperienza, a garantire la qualità di Acolad.