Wie erstellt Acolad Transkriptionen?
Wenn wir gefragt werden, was wir bei Acolad tun, antworten wir meist: „Acolad ist ein führender Lokalisierungsanbieter“. Die häufigste Reaktion darauf ist zunächst ein fragender Blick. Aber unsere Aufgaben sind komplexer, als es im ersten Moment scheint.
Viele unserer Kunden setzen sich oft erst mit dem Thema Protokollierung, Berichte und Zusammenfassungen auseinander, wenn sie ein solches Protokoll tatsächlich benötigen. Dabei ist die Arbeit der Redakteure erst der Anfang. Am Ende steht ein fertiges Dokument, das unsere Kunden nach ihren Besprechungen in den verschiedensten Bereichen einsetzen können.
Der Prozess besteht aus folgenden Phasen:
Den Kunden verstehen
Beim ersten Kontakt geht es um den Kontext: Was für eine Besprechung soll protokolliert werden, was ist der Inhalt, welche Ziele verfolgt der Kunde mit der Kommunikation? In dieser Phase sammeln wir nicht nur praktische Informationen wie Datum, Uhrzeit und Ort, sondern wir ermitteln auch die optimale Form: Transkription, Bericht oder Zusammenfassung?
Der passende Redakteur, die richtige Planung
Jetzt beginnt die Planung: Welcher Redakteur hat die passende Expertise für die jeweilige Aufgabe? Wie groß ist der zeitliche Aufwand (direkte Teilnahme an den Besprechungen, eigentlicher Schreibprozess)? Am Ende steht ein detaillierter wochenbasierter Zeitplan.
„Ich bin für ein Team von Redakteuren verantwortlich. Ich organisiere ihre Termine (vor Ort oder remote) und gebe den Schreibstil vor. Dabei sind verschiedene Kriterien wichtig: geografischer Standort, Termine, kundenspezifische Redakteure, Art der zu erstellenden Dokumente, Lieferfristen usw.“. So umreißt einer unserer Planungsmanager seinen Aufgabenbereich.
„Unser Planungsteam ist die Grundlage für Qualität und kontinuierlichen Service. Wir sind das Bindeglied zwischen Projektmanagern, Redakteuren und anderen Produktionsbeteiligten.“
Der Tag X
Am Besprechungstag nimmt der Redakteur entweder direkt oder indirekt (z. B. in Form von Audioaufnahmen) an der Besprechung teil. Er identifiziert alle Teilnehmer und macht sich vor allem Notizen! Das erfordert viel Konzentration.
Wenn eine Zusammenfassung gefragt ist, werden die Gespräche zunächst analysiert und dann zusammengefasst. Wenn es sich nicht um ein Echtzeitprotokoll handelt, schließt der Redakteur das Protokoll möglichst zeitnah nach der Besprechung ab, solange noch alles präsent ist.
Ein Auge für Details
Unser Planungsteam ist auch für die Schulung von neuen redaktionellen Kräften zuständig und übernimmt daher oft das Korrekturlesen: „Wir brauchen bei Acolad immer wieder neue Redakteure, die wir umfassend schulen. Dazu gehört das genaue Korrekturlesen ihrer Protokolle. So stellen wir sicher, dass sie die hohen Qualitätsanforderungen von Acolad erfüllen.“
Grundlage unserer hohen Qualität ist die sorgfältige Auswahl unserer Redakteure. Unsere Korrekturleser haben selbst Erfahrung als Redakteure. Da haben Fehler oder Ungenauigkeiten kaum eine Chance.
Lieferung wie vereinbart
Neben dem Inhalt spielt beim zu liefernden Dokument auch die Formatierung eine wichtige Rolle. Diese wird entweder vom Kunden vorgegeben oder erfolgt nach Angaben von Acolad. Abschließend wird das Dokument an den Kunden geliefert.
Verantwortlich bis zum Schluss
Es kann vorkommen, dass Kunden auch nach der Lieferung Fragen haben oder Korrekturen wünschen. Unser Qualitätssicherungsteam steht daher gegebenenfalls in direktem Kontakt mit dem Kunden. In jedem Fall werden kundenspezifische Begriffe oder Akronyme für zukünftige Aufträge dieses Kunden gespeichert.
„Wenn unser Kunde Fragen zu unseren Schreibdienste hat, beantworten wir sie. Von der Analyse des Kunden-Feedbacks bis zur Umsetzung von Lösungen: Wir passen unseren Service an die Kundenvorgaben an, überprüfen die Dokumente, indem wir die Aufnahmen nochmals anhören, und schreiben das Protokoll gegebenenfalls um. Bei komplexen Aufträgen informieren wir auch das Vertriebsteam über die Anforderungen des Kunden“, erklärt der Leiter des Qualitätsteams.
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viel Arbeit in einem Dokument steckt? Je nach zeitlichen Vorgaben des Kunden können wir das Ergebnis aber in einigen Stunden oder mehreren Tagen liefern. Jahrzehntelange Erfahrung ist die Grundlage für die Qualität von Acolad.
