Effektiv Protokoll führen

Besprechungen, Gespräche mit Kollegen und Vorgesetzten, Termine mit Kunden, Briefings … Bei der Arbeit gibt es viele Situationen, in denen Protokolle sinnvoll oder sogar zwingend notwendig sind. Wir erklären Ihnen, wie das Führen von Protokollen zum Kinderspiel wird. Also, schnappen Sie sich Ihren (virtuellen) Notizblock!

Vorher: Bereiten Sie sich vor.

• Bringen Sie in Erfahrung, worum es bei der Besprechung geht.
• Stellen Sie alles zusammen, was Sie brauchen
• Ziehen Sie bei handschriftlichen Notizen auf der rechten Seite des Blatts einen Rand, auf dem Sie Anmerkungen oder Fragen notieren können.
• Setzen Sie sich so in den Raum, dass Sie alles gut verstehen können.
• Bringen Sie in Erfahrung, wofür das Protokoll benötigt wird.

Auf den ersten Blick scheinen diese Punkte unwichtige Details zu sein. Aber sie sind das Fundament einer effektiven Protokollführung. Während der Besprechung haben Sie keine Zeit zu entscheiden, welche Informationen in das abschließende Dokument gehören. Daher sollten Sie sich alles notieren.

Während der Besprechung: Verlieren Sie nicht den Faden.

• Notieren Sie sich ganz allgemein,was gesagt wird.
• Schreiben Sie Informationen, die schwer zu behalten sind, als Erstes auf (Zahlen, Daten, Namen).
• Achten Sie auf Fachbegriffe und -ausdrücke.
• Notieren Sie sich Schlüsselwörter, die das Gesagte strukturieren.

Eine der größten Herausforderungen beim Protokollführen ist es, während der gesamten Besprechung konzentriert zu bleiben. Bei langen Besprechungen sollten Sie daher etwa alle 2 Stunden Pause machen. Gehen Sie spazieren, entspannen Sie die Augen, trinken Sie ein Glas Wasser … oder auch einen Kaffee oder einen Tee!

Nachher: Bleiben Sie im Thema.

• Am gleichen Tag: Lesen Sie sich Ihre Notizen noch einmal durch und ergänzen Sie Fehlendes, korrigieren Sie Fehler und schreiben Sie schwer lesbare Passagen neu.
• Am nächsten Tag: Strukturieren Sie den Text inhaltlich.
• In der Folgewoche: Überarbeiten Sie Ihre Notizen und erstellen Sie das gewünschte Protokoll.

Nützliche Abkürzungen:

Abkürzungen können beim Protokollführen helfen, egal, ob Sie sich handschriftliche Notizen machen oder am Computer arbeiten. In jedem Fall sparen Sie mit Abkürzungen wertvolle Sekunden. Unten finden Sie eine Liste nützlicher Abkürzungen.

Soviel zu den Tipps von Acolad für das effektive Führen von Protokollen. Aber denken Sie auch an die einfachen Dinge: ein Ladegerät für Ihren Computer (und eine Steckdose in der Nähe), ein bequemer Stuhl … Und schalten Sie Ihr Handy in den Flugmodus!