Näin teet tehokkaasti muistiinpanoja
Kokouksia, haastatteluita, asiakastapaamisia, tehtävänantoja… Arjessa on paljon tilaisuuksia, joista olisi hyvä laatia muistiinpanot. Tässä kirjoituksessa paljastamme salaisuutemme muistiinpanojen tehokkaaseen laatimiseen. Kaiva siis muistivihkosi esiin!
Ennen kokousta: valmistaudu hyvin
- Selvitä etukäteen, mitä kokous käsittelee.
- Ota mukaan tarvitsemasi tarvikkeet.
- Jos teet muistiinpanoja käsin, piirrä paperin reunaan marginaali huomautuksia tai kysymyksiä varten.
- Valitse huoneesta paikka, jossa kuulet hyvin.
- Selvitä, miten muistiinpanoja on tarkoitus käyttää.
Nämä voivat kuulostaa pieniltä asioita, mutta ne voivat vaikuttaa merkittävällä tavalla muistiinpanojen onnistumiseen. Kokouksen aikana et ehdi enää pohtia, mitä tietoja lopulliseen asiakirjaan tarvitaan. Valmistaudu siis hyvin etukäteen.
Kokouksen aikana: säilytä punainen lanka
- Pyri kirjaamaan muistiinolennaisimmat ajatukset.
- Kirjaa ensimmäiseksi muistiin vaikeimmin muistettavat asiat (numerot, päivämäärät, nimet).
- Ole tarkkana teknisten termien ja ilmausten kanssa.
- Tunnista avainsanat, jotka välittävät puhujan ajatuskulun.
Yksi muistiinpanojen tekemiseen liittyvä haaste on keskittymiskyvyn säilyttäminen. Pidemmissä kokouksissa on hyvä pitää tauko 2 tunnin välein. Lepuuta silmiäsi, käy kävelyllä ja juo lasi vettä – tai kuppi kahvia!
Kokouksen jälkeen: älä lykkää jatkotoimia
- Saman päivän vinkit: lue muistiinpanot läpi ja täytä tyhjät kohdat, tee tarvittavat korjaukset ja kirjoita vaikeatajuiset kohdat uusiksi.
- Seuraavan päivän tehtävä: nosta esiin lopputulema ja jäsentele teksti loogisella tavalla.
- Seuraava viikko: laadi muistiinpanoista halutunlainen raportti.
Hyödyllisiä lyhenteitä
Lyhenteiden käyttäminen voi auttaa säästämään kallisarvoisia sekunteja. Niistä on apua sekä käsinkirjoituksessa että käyttäessäsi tietokonetta. Alla on ote käyttämistämme lyhenteistä.
Tässä olivat Acoladin kirjoittajien vinkit muistiinpanojen laatimiseen. Lopuksi vielä muistutus muutamista perusasioista: lataa tietokoneesi (tai asetu pistorasian lähelle), istu mukavasti ja aseta puhelimesi äänettömälle!
