Como tomar notas de forma eficaz
Reuniões, entrevistas com colegas ou com um gestor, consultas com clientes, briefings… Independentemente de as recebermos pela porta ou de se esgueirarem pela janela, a tomada de notas faz parte da nossa vida diária. Eis o nosso segredo sobre como tornar a tomada de notas num aliado. Por isso, peguem nos vossos blocos de notas!
Antes: Esteja preparado
- Descubra com antecedência qual o assunto da sua reunião
- Prepare o que precisa de levar em conformidade
- Nas notas manuscritas, desenhe uma margem no lado direito da folha para acrescentar as suas observações ou questões
- Posicione-se bem na sala para garantir que consegue ouvir claramente
- Determine como serão utilizadas as notas.
Estes pontos podem parecer pequenos detalhes, mas podem determinar o sucesso da sua tomada de notas, porque não terá tempo suficiente durante a reunião para decidir quais as informações que devem constar do seu documento final. É melhor arriscar tudo numa coisa só.
Durante: Não perca o fio condutor
- Contente-se com a ideia geral doque é dito
- Aponte primeiro os elementos difíceis de recordar (números, datas, nomes)
- Tenha cuidado com expressões e termos técnicos
- Identifique as palavras-chave que traçam a lógica do orador.
Um dos desafios da tomada de notas é também conseguir manter-se concentrado durante toda a reunião. Para reuniões longas, se possível, defina uma pausa a cada 2 horas: passeie por alguns minutos, afaste-se do ecrã do computador para descansar os seus olhos e beba um copo de água… ou um café!
Depois: Não perca a dinâmica
- Dicas para o próprio dia: volte a ler as notas para completar os espaços em branco, efetuar correções e reescrever as passagens difíceis de ler
- Tarefa para o dia seguinte: destaque o plano e estruture o texto para lhe dar significado
- Semana seguinte: trabalhe nas notas para obter o relatório desejado.
Abreviaturas muito úteis
Para o ajudar na sua tomada de notas, pense também nas abreviaturas: quer esteja a tomar notas manuscritas ou a escrever no computador, são uma forma fácil de poupar segundos preciosos. Segue-se um excerto das nossas abreviaturas.
Dispõe agora das dicas dos redatores da Acolad para tomar notas com eficácia. Mas assegure-se de que não se esquece do básico: tenha o carregador do seu computador (e uma tomada por perto), sente-se confortavelmente e coloque o seu telefone no modo de vibração!
