Como funciona uma tarefa de transcrição na Acolad?

Quando as pessoas perguntam "Qual é a sua profissão?" e nós respondemos "Trabalho na Acolad, líder em serviços de localização", quem nos ouve fica muitas vezes momentaneamente desorientado. Contudo, estamos ansiosos por clarificar que a principal linha de trabalho da nossa empresa é mais complexa do que possa parecer à primeira vista!

Muitos dos nossos clientes não conhecem realmente o trabalho de criar atas e resumos de reuniões até necessitarem de facto deles no seu trabalho. O que é interessante é o facto de o trabalho do editor ser apenas a ponta do icebergue, dado que o que importa é fornecer aos nossos clientes um documento completo pronto a utilizar após as suas reuniões.

Eis as principais fases de uma tarefa de redação:

Compreender o cliente

O primeiro contacto é utilizado para compreender os desafios da reunião: o tipo de reunião, o contexto e os objetivos de comunicação do cliente. Além da informação prática (data, hora, local), esta fase é decisiva para que consigamos oferecer o nível ideal de reprocessamento: a escolha certa de entre as nossas soluções de redação (transcrição, relatório, resumo) determina a satisfação final do nosso cliente.

Uma missão, um redator

O Departamento de Planeamento entra então em ação: determinar quem é o editor com os conhecimentos especializados adequados para cada missão é o dia a dia dos nossos responsáveis pelo planeamento! Também necessitam de equilibrar cuidadosamente a sua presença em reuniões editoriais com o seu trabalho editorial específico. Atuando como protetores dos seus calendários, elaboram meticulosamente um calendário personalizado semana após semana.

"A minha função é gerir uma equipa de redatores e organizar os seus calendários (no local ou remotamente) e redação, de acordo com diferentes critérios: localização geográfica, calendários da missão, equipas de redatores ligadas a cada cliente, tipos de documentos a redigir, prazos de entrega, etc.", disse um dos gestores do nosso Departamento de Planeamento.

"A intervenção do Departamento de Planeamento constitui uma garantia de qualidade e continuidade do serviço. Somos a ponte entre gestores de projetos, editores e outras funções de produção." 

Em reuniões, organização prioritária

O dia D chegou: o editor participa na reunião presencialmente ou à distância: gravação de áudio, identificação de participantes e acima de tudo… tomar notas! A concentração é o fio condutor do editor durante estas reuniões. 

Durante a elaboração de uma síntese, começam o seu trabalho de analisar as observações durante os debates. Se o documento não for produzido em Tempo Real, o editor resume o seu trabalho final de redação o mais rapidamente possível após a reunião, enquanto os debates ainda estão bem presentes na sua mente.

Visão aguçada

O gestor do Departamento de Planeamento descreve as responsabilidades do Departamento de "Tradução e Revisão": "A nossa equipa é responsável por recrutar novos redatores na Acolad e por lhes proporcionar formação exaustiva. Subsequentemente, revimos meticulosamente os seus documentos para garantir que cumprem as normas de qualidade desejadas da Acolad."

Embora os nossos editores sejam escolhidos cuidadosamente e produzam um trabalho de elevada qualidade, a nossa equipa de Revisão, com a sua experiência enquanto editores, reveem atentamente os seus documentos, não deixando margem para erros ou linguagem imprecisa.

Uma entrega adequada

Além do conteúdo, a equipa de entrega assegura o cumprimento das regras de formatação, quer seja uma norma da Acolad ou um formato específico de um cliente. A sua responsabilidade final é disponibilizar o documento ao cliente.

Ser atencioso, até ao fim da missão 

Por vezes, dá-se o caso de os nossos clientes quererem esclarecer um ponto ou efetuar uma correção: o departamento de Qualidade assume então o controlo, entrando em contacto direto com o cliente, se necessário. Em todos os casos, as especificações do cliente, como acrónimos, por exemplo, são registadas para as tarefas futuras destes clientes.

"A nossa função é tratar das questões do cliente relacionadas com os nossos serviços de redação linguística. Da análise do feedback do cliente à implementação de soluções, verificamos a adequação do serviço às especificações, avaliamos os documentos ouvindo novamente as gravações e voltamos a redigi-los se necessário. No contexto de tarefas complexas, também aconselhamos as equipas de vendas na análise das necessidades do cliente", explica o gestor do departamento de Qualidade. 

Alguma vez pensou sobre todo o trabalho subjacente à elaboração de um documento? Embora estejam envolvidas muitas fases, estas podem ser terminadas em apenas algumas horas ou alguns dias, dependendo do prazo do cliente. É este processo, moldado por décadas de experiência, que garante a qualidade da Acolad.