¿Cómo funciona un encargo de transcripción en Acolad?
Cuando alguien pregunta: «¿En qué trabajas?», y respondes: «Trabajo en Acolad, líder en servicios de localización», la otra personas se queda perpleja por un momento. Pero lo primero que nos gustaría explicar es que la principal línea de trabajo de nuestra empresa es más compleja de lo que puede parecer a primera vista.
Muchos de nuestros clientes no saben en qué consiste la tarea de crear resúmenes y actas de reuniones hasta que lo necesitan en su trabajo. Lo interesante es que el trabajo del editor solo es la punta del iceberg, ya que hay que pasar por numerosas fases para poder darles a nuestros clientes un documento completo y listo después de sus reuniones.
Estas son las principales etapas de un encargo de redacción:
Comprender al cliente
El primer contacto se utiliza para comprender cuáles son los desafíos de la reunión: el tipo de reunión, el contexto y los objetivos de comunicación del cliente. Este paso, que sirve para obtener la información práctica (fecha, hora, lugar), también es decisivo para poder ofrecer el nivel ideal de reprocesamiento: la opción adecuada entre nuestras soluciones de redacción (transcripción, informe, resumen) determina la satisfacción final de nuestro cliente.
Un redactor para cada trabajo.
Aquí entra en acción el Departamento de Planificación: el día a día de nuestros planificadores incluye determinar cuál es el editor con la experiencia y especialización adecuadas para cada trabajo. También necesitan equilibrar cuidadosamente su presencia en reuniones editoriales con su trabajo editorial específico. Actúan como guardianes de su agenda y elaboran de forma meticulosa un horario personalizado cada semana.
«Mi trabajo consiste en gestionar un equipo de redactores y organizar sus horarios (presencial o a distancia) y sus tareas de redacción de acuerdo con diferentes criterios: ubicación geográfica, programas de los trabajos, equipos de redactores asignados a cada cliente, tipos de documentos que hay que elaborar, plazos de entrega, etc.», comentó uno de los responsables del Departamento de Planificación.
«La intervención del Departamento de Planificación es una garantía de calidad y continuidad del servicio. Funcionamos como puente entre los gestores de proyectos, los editores y el resto de cargos de producción».
Prioriza la organización en las reuniones
El día D ha llegado y el editor asiste a la reunión, en persona o a distancia: grabación de audio, identificación de los participantes y, sobre todo, tomar notas. La concentración es la mejor aliada del editor durante estas reuniones.
Durante la producción de una síntesis, comienza su trabajo de análisis de las observaciones realizadas durante los debates. Si el documento no se elabora en tiempo real, el editor concluye su trabajo final de redacción lo antes posible después de la reunión, cuando todavía tiene todo lo que se ha dicho en la memoria.
Agudeza visual
El responsable del Departamento de Planificación define las responsabilidades de «formación y revisión» del departamento: «Nuestro equipo tiene la responsabilidad de seleccionar a los nuevos redactores y ofrecerles una formación completa. Posteriormente, revisamos de forma meticulosa los documentos que elaboran para garantizar que responden a los estándares de calidad de Acolad».
Si bien nuestros editores, a los que elegimos de forma cuidadosa, elaboran un trabajo de alta calidad, sometemos sus documentos a una revisión por parte de nuestros revisores, que también tienen experiencia como editores, para evitar cualquier error o imprecisión del lenguaje.
Una entrega adecuada
Más allá del contenido, el equipo de entregas se asegura de que se sigan las normas de formato, tanto si responden a un estándar de Acolad como si se trata de un formato específico del cliente. Su responsabilidad final es poner el documento a disposición del cliente.
Atención hasta el final del encargo
En ocasiones, los clientes quieren aclarar alguna cuestión o hacer alguna corrección: en estos casos, el Departamento de Calidad toma el relevo y, si es necesario, interactúa de forma directa con el cliente. En todos los casos, se guardan las especificaciones del cliente, como por ejemplo, los acrónimos, para sus encargos futuros.
«Nuestra función es encargarnos de las preguntas de los clientes relacionadas con nuestros servicios de redacción en diferentes idiomas. Desde el análisis de los comentarios del cliente hasta la puesta en marcha de soluciones, verificamos que el servicio respeta las especificaciones aportadas, aprobamos los documentos volviendo a escuchar las grabaciones y los reescribimos si es necesario. En el caso de los encargos complejos, también asesoramos a los equipos de ventas a la hora de analizar las necesidades de los clientes», explica el responsable del Departamento de Calidad.
¿Alguna vez has pensado en todo el trabajo que hay detrás de la elaboración de un documento? Aunque el proceso consta de numerosos pasos, estos se pueden completar en tan solo unas horas o un par de días, dependiendo del plazo de entrega del cliente. Este proceso, depurado tras décadas de experiencia, garantiza la calidad de Acolad.
