Hoe pakt Acolad een transcriptieopdracht aan?

Wanneer mensen horen dat wij werken bij Acolad, leider op het gebied van lokalisatiediensten, weten ze meestal even niet wat ze moeten zeggen. Uiteraard leggen we dan graag uit welke diensten we allemaal wel niet verlenen.

Veel klanten hebben geen idee wat het inhoudt om notulen of een samenvatting van een vergadering te maken totdat ze die zelf nodig hebben. Interessant genoeg is het werk van een editor nog maar het topje van de ijsberg. We willen dat onze klanten na een vergadering over een compleet en gebruiksklaar document beschikken.

Hieronder lichten we stap voor stap de globale workflow van een schrijfopdracht toe:

De wensen van de klant achterhalen

Bij het eerste contactmoment met de klant wordt geïnventariseerd waar het precies om gaat: het type vergadering, de context en de communicatiedoelen. Naast de praktische informatie (datum, tijd, plaats) bepalen we aan de hand daarvan hoe we het gaan aanpakken. De juiste schrijfoplossing (transcriptie, verslag, samenvatting) moet tot volle tevredenheid van de klant zijn.

Eén missie, één schrijver

Dan is het de beurt aan de afdeling Planning: onze planners kiezen voor elke missie een editor die de juiste expertise heeft. Naast hun eigenlijke werk moeten ze ook aanwezig zijn bij vergaderingen met de editors. Als waakhonden van de planning draaien zij elke week weer zorgvuldig een schema op maat in elkaar.

"Ik stuur een team schrijvers aan en regel hun planning en schrijfopdrachten (op locatie of op afstand). Ik houd rekening met allerlei criteria: geografische locatie, missieschema, vaste schrijvers per klant, soorten documenten, deadlines, enzovoort.", aldus een van onze managers van de afdeling Planning.

"De bijdrage van de afdeling Planning zorgt er mede voor dat we kwaliteit en continuïteit kunnen waarborgen. Wij vormen de brug tussen de projectmanagers, editors en andere betrokkenen." 

Prioriteiten stellen bij de vergadering

Dan breekt de dag van de vergadering aan. De editor is erbij (op locatie of op afstand) en neemt de audio op, benoemt de deelnemers en maakt vooral aantekeningen. Concentratie is waar het bij deze vergaderingen allemaal om draait voor een editor. 

Bij het maken van een samenvatting analyseert een editor eerst alle commentaren bij de gesprekken. Als het document niet in realtime wordt gemaakt, maakt de editor het werk na afloop zo snel mogelijk af, want dan zit alles nog goed in het geheugen.

Haviksogen

De manager van de afdeling Planning schetst de verantwoordelijkheden van deze afdeling voor training en proeflezen: "Ons team is verantwoordelijk voor het werven en trainen van nieuwe schrijvers voor Acolad. Hun documenten worden vervolgens zorgvuldig proefgelezen om er zeker van te zijn dat ze aan de gewenste Acolad-kwaliteitsnormen voldoen."

Hoewel onze editors dus met zorg worden geselecteerd en hoge kwaliteit leveren, gaan onze proeflezers er nog eens met een stofkam doorheen, zodat er geen fouten of onnauwkeurigheden meer in staan.

De levering

Naast de content wordt voorafgaand aan de levering ook gekeken of de opmaak aan alle eisen voldoet, of dat nu de eisen van Acolad of die van de klant zijn. Bij deze stap gaat het erom dat het document goed aankomt bij de klant.

Nazorg 

Het kan voorkomen dat een klant iets wil verduidelijken of corrigeren. Dan komt onze afdeling Kwaliteit om de hoek kijken, die zo nodig rechtstreeks contact opneemt met de klant. De specificaties van de klant (zoals acroniemen) worden sowieso gedocumenteerd voor gebruik bij toekomstige opdrachten van dezelfde klant.

"Het is onze taak om vragen van klanten over onze schrijfdiensten te beantwoorden. We controleren of de dienst conform de specificaties is uitgevoerd, analyseren de feedback van de klant en zoeken een oplossing. Desnoods luisteren we de opname opnieuw af en passen we de tekst aan. Bij ingewikkelde opdrachten geven we ook het verkoopteam advies over hun analyses van de behoeften van klanten", verklaart de manager van de afdeling Kwaliteit. 

Ook verrast dat er zoveel bij het schrijven van een document komt kijken? Hoewel het dus om veel stappen gaat, kunnen ze binnen een paar dagen of zelfs een paar uur worden doorlopen, afhankelijk van de gewenste deadline. Deze manier van werken is het resultaat van tientallen jaren ervaring en garandeert de kwaliteit van deze dienst van Acolad.