Comment se réalise un projet de transcription chez Acolad?

Lorsque les gens nous demandent : « Quel est votre travail? », et que nous répondons : « Je travaille chez Acolad, chef de file en services de localisation », cela les laisse souvent perplexes. Nous nous empressons alors de préciser que le principal secteur d’activités de notre entreprise est plus complexe qu’il n’y paraît!

Une grande partie de notre clientèle ne sait pas vraiment comment rédiger des procès-verbaux et des résumés de réunions avant d’en avoir réellement besoin. Ce qui est intéressant, c’est que le travail de rédaction n’est que la pointe de l’iceberg, car il s’agit de fournir aux clients un document complet et prêt à distribuer après leurs réunions.

Voici les principales étapes d’un projet de rédaction :

Comprendre le besoin du client

La première rencontre client sert à comprendre les enjeux de la réunion à transcrire : le type de réunion, le contexte et les objectifs de communication. Outre les renseignements pratiques (date, heure, lieu) à consigner, cette étape est décisive pour nous permettre d’offrir le traitement approprié : le bon choix parmi nos solutions de rédaction (transcription, rapport, résumé) déterminera la satisfaction de notre clientèle.

Assigner la bonne personne à la rédaction

Le service de planification entre alors en jeu afin d’assigner les projets à des rédacteurs qui possèdent l’expertise appropriée. Voilà le travail de nos responsables de la planification! Ils doivent également trouver un équilibre entre leur présence aux réunions de rédaction et leur travail rédactionnel. Véritable gardienne du calendrier des rédacteurs, l’équipe de planification conçoit méticuleusement un horaire personnalisé semaine après semaine.

« Mon rôle est de gérer une équipe de rédaction et d’organiser l’horaire de ses membres (sur place ou à distance) et leurs mandats de rédaction en fonction de différents critères : localisation géographique, calendrier du projet, équipe de rédaction assignée à chaque client, types de documents à rédiger, échéances de livraison, etc. », a déclaré l’un de nos gestionnaires du service de la planification.

« L’intervention du service de la planification est un gage de qualité et d’uniformité des services. Nous sommes le pont entre les chefs de projet, les rédacteurs et les autres rôles liés à la production. » 

Accorder la priorité à l’organisation lors des réunions

Le jour J est arrivé : le rédacteur assiste à la réunion, en personne ou à distance, et procède à l’enregistrement audio, à l’identification des participants et surtout, à la prise de notes! Pour le rédacteur, la concentration est la clé lors de ces réunions. 

Lors de la production d’un résumé de réunion,le travail commence par une analyse des commentaires lors des débats. Si le document n’est pas produit en temps réel, il termine sa version définitive dès que possible après la réunion, alors que les échanges sont encore frais dans son esprit.

Être à l’affût

Le responsable du service de la planification décrit les responsabilités du service de formation et de révision comme suit : « Notre équipe est chargée de recruter de nouveaux rédacteurs chez Acolad et de leur offrir une formation complète. Par la suite, nous vérifions méticuleusement leurs documents pour garantir qu’ils répondent aux normes de qualité d’Acolad. »

Bien que nos rédacteurs soient sélectionnés avec soin et qu’ils produisent un travail de haute qualité, notre équipe de révision, avec son expertise en rédaction, examine attentivement leurs documents, ne laissant aucune place aux erreurs ou au langage imprécis.

Assurer une livraison adéquate

Au-delà du contenu, l’équipe de livraison s’assure que les règles de formatage sont respectées, qu’il s’agisse d’une norme Acolad ou d’un format propre au client. Leur principale responsabilité est de transmettre un document lisible au client.

Faire preuve d’attention jusqu’à la fin du projet 

Il arrive parfois que nos clients veuillent clarifier un point ou apporter une correction : le service de l’assurance qualité prend alors la relève, communiquant directement avec le client si nécessaire. Dans tous les cas, les spécifications propres au client, comme l’emploi d’acronymes, sont consignées pour les futurs projets liés à ce compte.

« Notre rôle consiste à répondre aux questions des clients concernant nos services de rédaction linguistique. De l’analyse des rétroactions des clients à la mise en œuvre de solutions, nous vérifions l’adéquation du service aux spécifications, évaluons la qualité des documents en réécoutant les enregistrements et les réécrivons au besoin. Dans le cadre de projets complexes, nous conseillons également les équipes de vente dans l’analyse des besoins du client », explique la personne responsable du service de l’assurance qualité. 

Avez-vous déjà pensé à tout le travail nécessaire à la création d’un document? Même s’il comporte de nombreuses étapes, celles-ci peuvent être réalisées en quelques heures ou quelques jours seulement, selon l’échéance du client. C’est ce processus, façonné par des décennies d’expérience, qui assure la qualité d’Acolad.