Hur genomförs ett transkriberingsprojekt på Acolad?

När vi får frågan ”Vad jobbar du med?” och vi svarar ”Jag arbetar på Acolad, en ledande aktör inom lokaliseringstjänster”, vill den som frågar ofta veta mer. Vi förklarar dock gärna att vårt företags huvudsakliga arbete är mer komplicerat än det kan verka vid första ögonkastet.

Många av våra kunder känner inte till vårt arbete med mötesprotokoll och sammanfattningar förrän de faktiskt själva behöver det. Det intressanta är att redaktörens arbete bara är toppen på isberget – det handlar om att tillhandahålla våra kunder ett fullständigt dokument som är redo att användas efter deras möten.

Det här är de viktigaste stadierna i ett skrivuppdrag:

Förstå kunden

Den första kontakten används för att förstå utmaningarna med mötet: typen av möte, sammanhanget och kundens målsättningar med kommunikationen. Utöver den praktiska information vi får (datum, tid, plats) är det här steget avgörande för oss för att kunna erbjuda en idealisk nivå av upparbetning: genom att göra rätt val bland våra skrivlösningar (transkribering, rapport, sammanfattning) blir kunden mer tillfredsställd med slutresultatet.

Ett uppdrag, en skribent

Sedan kommer planeringsavdelningen in i bilden: att avgöra vilken redaktör som har rätt expertis för varje uppdrag är de planeringsansvarigas vardag. De behöver också noggrant balansera deras närvaro på redaktionsmöten med det pågående redigeringsarbetet. Med maximal precision sätter de varje vecka ihop en anpassad tidsplan.

”Min roll är att hantera ett team av skribenter och organisera deras arbetsschema (på plats eller på distans) och skrivande i enlighet med olika kriterier: geografisk belägenhet, uppdragets tidsplaner, vilket team av skribenter som tilldelats varje kund, typer av dokument som ska skrivas, tidsfrister för leverans med mera.”, säger en av cheferna på vår planeringsavdelning.

”Genom planeringsavdelningens arbete säkerställs en hög kvalitet och en tjänst utan avbrott. Vi är bron mellan projektledare, redaktörer och andra aktörer i produktionsledet.” 

Under möten, organisation av prioriteringar

Dagen för mötet är här: redaktören som är närvarande, på plats eller på distans, börjar spela in ett ljudspår från mötet, identifierar de olika deltagarna och – framför allt – antecknar vad som sägs. Koncentration är a och o för redaktören under dessa möten. 

Under utarbetningen av en sammanfattning börjar anteckningarna från samtalet att analyseras. Om dokumentet inte skapas i realtid återupptar redaktören det slutliga skrivarbetet så snart som möjligt efter mötet, medan innehållet fortfarande är färskt i minnet.

En skarp blick

Chefen för planeringsavdelningen beskriver utbildnings- och korrekturläsningsavdelningens ansvarsområden: ”Vårt team rekryterar nya skribenter på Acolad och ger dem en grundlig utbildning. Sedan korrekturläser vi deras dokument noggrant för att se till att de uppfyller Acolads eftersträvade kvalitetsstandarder.”

Efter att noggrant ha valt ut våra redaktörer och lärt dem att producera material av hög kvalitet, granskar våra korrekturläsare – som själva har en bakgrund som redaktörer – noggrant dokumenten och lämnar inget utrymme för fel eller otydliga budskap.

En korrekt leverans

Bortsett från själva innehållet ser leveransteamet till att alla formateringsregler följs, både enligt Acolads och kundens egna standarder. Deras huvudsakliga ansvarsområde är att göra dokumentet tillgängligt för kunden.

Omtanke hela vägen fram 

Det händer ibland att vår kund vill förtydliga en punkt eller göra en korrigering. I dessa fall tar kvalitetsteamet över och kontaktar vid behov kunden direkt. Kundspecifikationer, som akronymer och dylikt, noteras alltid för att ta hänsyn till dessa i kommande uppdrag hos samma kund.

”Vårt uppdrag är att hantera kundfrågor relaterade till våra skrivtjänster. Vi kontrollerar att tjänsten uppfyller specifikationerna – från analys av kundåterkoppling till implementering av lösningar – och bedömer dokumenten genom att lyssna på inspelningarna på nytt, och skriver om texten om det behövs. I mer avancerade uppdrag ger vi även råd till säljteamen för hur de kan analysera kundens behov”, förklarar chefen för kvalitetsavdelningen.

Har du någonsin funderat på hur mycket arbete som krävs för att sätta ihop ett dokument? Även om det krävs många steg för att nå fram kan arbetet göras på några få timmar eller ett par dagar, beroende på kundens tidsfrist. På Acolad har vi årtionden av erfarenhet på det här området och kan därför garantera en hög kvalitet.