Effectieve aantekeningen maken
Vergaderingen, gesprekken met collega’s of een manager, afspraken met klanten, briefings… Aantekeningen maken doen we allemaal. Hier is ons geheim om je hand niet om te draaien voor een paar aantekeningen. Pak je notitieblok/tablet er dus maar bij!
Van tevoren: Bereid je goed voor.
- Vraag van tevoren na waar de vergadering over gaat.
- Leg alles klaar wat je mee wilt nemen.
- Trek bij handgeschreven aantekeningen rechts een lijn om daarachter eventuele opmerkingen of vragen te noteren.
- Ga ergens zitten waar je alles goed kunt horen.
- Ga na waarvoor de aantekeningen worden gebruikt.
Deze punten lijken wellicht een beetje pietluttig, maar ze zijn wel heel belangrijk. Tijdens de vergadering heb je immers geen tijd om te bepalen wat er wel of niet in de definitieve versie moet komen. Je kunt maar beter goed beslagen ten ijs komen.
Tijdens: Zorg dat je de draad niet kwijtraakt.
- Vorm je een beeld van het algemene idee van wat er ter sprake komt.
- Schrijf moeilijk te onthouden dingen eerst op (zoals cijfers, datums en namen).
- Wees alert op technische termen en uitdrukkingen.
- Signaleer sleutelwoorden die de logica van de spreker aanduiden.
Een van de lastige dingen bij het maken van aantekeningen is dat je de hele vergadering geconcentreerd moet blijven werken. Las bij lange bijeenkomsten elke twee uur een pauze in (voor zover mogelijk). Ga dan een stukje lopen, geef je ogen even rust en drink een glas water of een kopje koffie.
Na afloop: Houd de vaart erin.
- Tips voor dezelfde dag: lees je aantekeningen nog een keer door en vul ze zo nodig aan, breng correcties aan en herschrijf lastig leesbare passages.
- Taak voor de volgende dag: benoem het plan en structureer de tekst zodanig dat het plan goed uit de verf komt.
- De week erna: verwerk de aantekeningen tot het gewenste verslag.
Nuttige afkortingen
Afkortingen zijn onmisbaar bij het maken van aantekeningen. Of je ze nu met de hand schrijft of op een computer typt, een paar extra seconden uitsparen is nooit weg. Hieronder zie je een lijst van onze afkortingen.
Doe je voordeel met deze tips van de schrijvers van Acolad voor het maken van effectieve aantekeningen. Verlies daarbij de elementaire zaken niet uit het oog: houd je oplader bij de hand (plus een stopcontact in de buurt), zorg dat je prettig zit en zet je telefoon op de trilstand.
