Tetra Pak – maailman johtava elintarvikkeiden käsittely- ja pakkausratkaisujen toimittaja
Tetra Pakin motto on ”suojaa kaikkea hyvää”. Maailmanlaajuinen teollisuusyritys valmistaa prosessointi-, pakkaus- ja jakelujärjestelmiä. Yhtiö myy tuotteitaan yli 160 maassa, ja sen liikevaihto vuonna 2021 oli yli 11 miljardia euroa. Luvut osoittavat, että Tetra Pak on onnistunut pitämään asiakkailleen antamansa lupauksen.
160
maata
Yli 11 miljardin euron
vuosiliikevaihto
Haaste
Lienee itsestään selvää, että yli 160 maassa toimivalla yrityksellä on käännös- ja lokalisointitarpeita. Käännösten toteuttamiseen voi kuitenkin liittyä yllättäviä haasteita – kuten yli 1 000 sivuisten käyttöohjeiden tapauksessa.
Kun Ruotsi liittyi Euroopan unioniin vuonna 1993, Tetra Pakin käännös- ja lokalisointitarpeet lisääntyivät merkittävästi, sillä lainsäädännön mukaisesti yhtiön oli käännettävä tekniset asiakirjansa kaikille EU-kielille.
Tekninen viestintä voi olla hyvin yksityiskohtaista, ja käännösten on oltava sataprosenttisen tarkkoja. Terminologian on oltava ehdottoman yhtenäistä ja yksiselitteistä. Vakiintunut toimintamalli, jossa jokaisella kielipalvelutoimittajalla oli oma käännösmuisti ja termistö Tetra Pakia varten, osoittautui mahdottomaksi yhtälöksi niin kustannusten kuin prosessin läpivientiaikojenkin osalta.
Valitsimme Acoladin hoitamaan kaikki terminologiakäännöksemme yli 30 kielellä, sillä Acolad oli ennestään suosimamme toimittaja, jolla on huippuosaamista ja erinomaiset työkalut.
Lars-Göran Nilsson
Teknisen viestinnän asiantuntija, Tetra Pak
Ratkaisu
- Yksi keskitetty Tetra Pak -sanasto ja -käännösmuisti, joita kaikki palveluntoimittajat käyttävät
- Yksi keskitetty palveluntarjoaja terminologiakäännöksiin yhtenäisyyden varmistamiseksi
- Siirtyminen xml-tiedostoihin, jotta lähdetiedostojen muotoilu voidaan säilyttää käännöksissä
Tetra Pak tarvitsi käännösten hallintajärjestelmän, jonka avulla yhtiö saattoi hallita teknisen dokumentaation käännöksiä huomattavasti aiempaa taloudellisemmin, tehokkaammin, helpommin ja nopeammin. Se halusi yhden järjestelmän kaikkia käännöksiä ja kaikkia toimittajia varten – vähintään liiketoimintayksikkötasolla. Tavoitteena oli myös, että sisällön muotoilu siirtyisi automaattisesti lähdetiedostosta käännettyyn ja lokalisoituun tiedostoon.
Tämä merkitsi siirtymistä pois aiemmasta toimintatavasta, jossa Tetra Pak lähetti FrameMaker-tiedostot eri toimittajille, ja ne puolestaan lähettivät uudet tiedostot käännöksineen Tetra Pakille. Prosessi oli hankala, ja tiedostot oli usein muotoiltava uudelleen. Uudessa prosessissa tiedostot siirretään .xml-muodossa, ja Tetra Pakin alkuperäinen muotoilu siirtyy automaattisesti käännöksiin.
Yksi totuuden lähde – yli 30 kielellä
Tetra Pak oli määritellyt, että tärkein vaatimus luotettavan käännöslaadun varmistamiseksi – erityisesti teknisessä dokumentaatiossa – on yhtenäinen, hyvin hallittu ja aina ajan tasalla oleva termistö, kertoo Tetra Pakin teknisestä viestinnästä vastaava asiantuntija Lars-Göran Nilsson. Hän on ollut mukana edistämässä muutosta alusta alkaen.
Yhtiö tarvitsi termipankin, joka toimisi yksiselitteisenä totuuden lähteenä ja joka olisi täysin yhtiön omassa hallinnassa. Sellaisen toimitti ruotsalainen terminologian hallinnan asiantuntija Fodina.
Seuraavaksi oli varmistettava terminologian yhtenäisyys. Tavoitteena oli valita yksi käännös- ja sisältökumppani, joka ottaisi keskitetysti hoitaakseen kaikki terminologiakäännökset. Näitä termejä myös muiden toimittajien olisi noudatettava.
Jokaisen kielen sitovana lähteenä toimivaa termistöä voidaan hyödyntää täysimittaisesti vain, jos kaikki toimittajat käsittelevät käännösmuistia yhdenmukaisesti. Tetra Pak päätti ottaa käyttöön oman keskitetyn käännösmuistin, jota kaikki kielipalveluntarjoajat käyttävät virtuaalisen työpöydän kautta. ”Valitsimme Acoladin kumppaniksemme, kun otimme uuden järjestelmän käyttöön”, Lars-Göran muistelee.
Tulos
50 %:n säästöt
käännöskuluissa
2 x nopeampi
pääsy markkinoille
Yli 30
kieltä
Yhdenmukainen kokemus
käyttäjille ympäri maailman
Muutosprosessin alkuvaiheessa Tetra Pakin päätavoite oli saavuttaa merkittäviä säästöjä. Tavoitteena oli säästää aikaa ja rahaa – mutta myös vähentää työmäärää ja tehostaa prosesseja, mikä puolestaan auttaa säästämään vielä enemmän aikaa ja rahaa. Tetra Pakin kunnianhimoisena tavoitteena oli vähentää kustannuksia ja lyhentää prosessin läpivientiaikoja 50 prosentilla viidessä vuodessa.
”Se oli tavoite, mutta kun tarkistimme tilanteen kahden vuoden kuluttua, olimme onnistuneet vähentämään kustannuksia jopa sitäkin enemmän. Siis vain kahdessa vuodessa...” Lars-Göran paljastaa. Entä toimitusajat? ”Tavoite oli lyhentää myös toimitusaikoja 50 prosentilla viidessä vuodessa. Onnistuimme siinäkin jopa suunniteltua nopeammin”, hän jatkaa ja korostaa, että siirtyminen jäsentämättömistä FrameMaker-tiedostoista .xml-muotoon nopeutti prosessia huomattavasti. ”Aikaa kuluu paljon vähemmän muotoiluun, tiedostojen muuntamiseen, PDF-tiedostojen luomiseen ja sen sellaiseen.”
Kun järjestelmä otettiin käyttöön, tavoitteemme oli vähentää käännöskustannuksia 50 prosentilla viidessä vuodessa. Se oli tavoite, mutta kun tarkistimme tilanteen kahden vuoden kuluttua, olimme onnistuneet vähentämään kustannuksia jopa sitäkin enemmän. Siis vain kahdessa vuodessa!
Lars-Göran Nilsson
Teknisen viestinnän asiantuntija, Tetra Pak
Muutoksesta oli myös muita hyötyjä: keskitetty käännösten hallintajärjestelmä tarjoaa Tetra Pakille kattavan kokonaiskuvan kaikkien toimittajien ja yksittäisten töiden tilanteesta yhdellä silmäyksellä.
Mikä parasta, keskitetty käännösmuisti ja luotettava terminologian hallinta takaavat käännösten yhtenäisyyden. Fodina vastaa englanninkielisestä termistöstä, ja Acolad hoitaa kaikki termien käännökset – yli 30 kielellä ja kaikkien toimittajien käytettäväksi.
”Terminologia on todella avainasemassa”, Lars-Göran huomauttaa. Parempi yhtenäisyys parantaa myös sisällön uudelleenkäytettävyyttä, mikä puolestaan vähentää työmäärää, lyhentää prosessin läpimenoaikaa ja parantaa kustannustehokkuutta entisestään. Loppukäyttäjän kannalta tärkeintä on tietysti se, että Tetra Pakin manuaalit ovat nyt entistä selkeämpiä, ja käyttäjien toistuvat toimenpiteet kuvataan niissä aina samoilla termeillä.
Tulevaisuus
Saavutetut tulokset ovat erinomaisia, mutta Tetra Pakilla on jo uusia suunnitelmia. Teknologia kehittyy jatkuvasti, ja siksi yhtiössä laaditaankin jo toivomuslistaa tulevaisuutta varten. ”Uudet ratkaisut tulevat olemaan pilvipalveluita. Ja kartoitamme tietysti myös konekääntämisen mahdollisuuksia. Olemme jo aloittaneet nämä keskustelut”, Lars-Göran kertoo ja luettelee globaalin kielipalvelutarjoajan valintaa koskevia vaatimuksia:
Aiheeseen liittyvää lukemista
Haluatko tehostaa yrityksesi terminologian ja käännösten hallintaprosesseja ja saavuttaa kustannussäästöjä ja muita hyötyjä?
Ota meihin yhteyttä