Beëdigde vertaling uitgelegd van A tot Z

Dit werk vereist vlekkeloze technische expertise in combinatie met een grondige kennis van het rechtsstelsel waarin de tekst gebruikt zal worden. Professionele vertalers die notarieel bekrachtigde of beëdigde vertaaldiensten verlenen, bieden hun klanten een kwaliteitsgarantie en juridische waarde.

Wanneer heb jij een beëdigde vertaling nodig?

In de juridische wereld zijn "beëdigde" of "notarieel bekrachtigde" vertalingen vereist wanneer een rechtsdocument vertaald moet worden met het oog op indiening bij een instantie in het land waar de klant verblijft of een ander land. In de meeste gevallen zijn deze vertalingen de enige formaten die stadhuizen of rechtbanken aanvaarden voor juridische dossiers.  Het gaat hierbij bijvoorbeeld om documenten die betrekking hebben op burgerlijke staat, geboorte-, huwelijks- of overlijdensaktes, diploma's, juridische veroordelingen of uittreksels afgegeven door een Kamer van Koophandel. Deze lijst is natuurlijk niet volledig. 

Een essentiële controle 

Er moet worden opgemerkt dat een beëdigde vertaling mogelijk niet in alle landen dezelfde juridische waarde heeft. Het kan goed zijn dat een vertaling die aanvaard wordt in een land, mogelijk niet geldig is in een ander land. Zo vereist een aantal landen, zoals Frankrijk, dat beëdigde vertalers erkend zijn door de rechtbank. In andere landen, zoals de Verenigde Staten of het Verenigd Koninkrijk, bestaan "beëdigde" vertalers niet maar kunnen vertalingen notarieel worden bekrachtigd in aanwezigheid van een notaris. In het Verenigd Koninkrijk kunnen vertalingen een apostille krijgen van het Engelse Foreign and Commonwealth Office (FCO). Een apostille verifieert de authenticiteit van de handtekening en waarborgt dat het document erkend wordt in de landen die de Haagse Conventie van 1961 hebben ondertekend. 

Zo zie je dus dat niet alle landen dezelfde regels en vereisten hanteren! Om onnodige procedures te vermijden, raden wij ten zeerste aan om contact op te nemen met de juridische instanties van het betreffende land alvorens over te gaan tot een beëdigde vertaling. Ons team van accountbeheerders staan ook klaar om samen met jou na te gaan welk soort vertaling jij nodig hebt. Een van onze klanten van een groot gezondheidsbedrijf formuleerde het als volgt: "Wat ik zo leuk vind aan onze samenwerking met Acolad, is dat zij veel ervaring hebben met de behandeling van vertalingen voor instanties in verschillende landen en mij advies kunnen geven over welke documenten ik moet opstellen."

De juridische geldigheid van een document hangt af van de geldige overeenkomsten tussen het land van oorsprong (het land van afgifte van het officiële document) en het land van bestemming (het land waarvoor het vertaalde document vereist is). Een beëdigde vertaling volgt een speciaal proces. Hierdoor kunnen de doorlooptijden langer zijn dan bij een standaardvertaling. Daarom bieden wij een permanente service. Zo ontvang jij bijna onmiddellijk een offerte en kan jouw project direct gelanceerd worden.

De rol van de vertaler

Een vertaler die een beëdigde of notarieel bekrachtigde vertaling opstelt, speelt een dubbele rol. De vertaler fungeert niet alleen als provider van vertaaldiensten, maar is ook betrokken bij de officiële beëdiging van het einddocument. De vertaler draagt dan ook direct bij tot de juridische waarde van de vertaalde tekst. Een beëdigde vertaling is een vertaling die opgesteld is door een vertaaldeskundige die een officiële eed heeft afgelegd voor een rechtbank.  Wanneer het vertaalwerk voltooid is, zet de vertaler zijn of haar stempel op het document. Hierdoor krijgt het document een juridische waarde bij rechtbanken en instanties. Onze juridische vertalers zijn professionals met zowel taalkundige als juridische expertise. Zij werken samen met advocaten, notarissen en andere vertalers met juridische ervaring om uiterst nauwkeurige teksten te waarborgen.

Specifieke kenmerken van een beëdigde vertaling 

Een beëdigde vertaling van een document bevat verschillende verplichte elementen. Het moet een verklaring bevatten waaruit blijkt dat dit een "beëdigde en eensluidende kopie van het origineel" is, samen met de zegel en handtekening van de beëdigde vertaler. De vertaler moet zijn of haar volledige naam vermelden, samen met de aanduiding "beëdigde vertaler" en de talen waarvoor hij of zij beëdigd is.  

Indien nodig kan de handtekening van de vertaler op een vertaling worden gewaarmerkt door de burgemeester van het stadhuis. Op het document moet duidelijk worden vermeld dat het om een vertaling gaat en moet de taal worden aangegeven waarin de tekst oorspronkelijk opgesteld was. De formattering moet zo goed mogelijk aansluiten op de formattering van het originele document. De paginanummering moet duidelijk worden vermeld en het einde van het document moet worden aangegeven. Door deze voorzorgsmaatregelen wordt de content van het document beschermd tegen frauduleuze toevoegingen. 

Hoeveel tijd neemt het in beslag?

Het land van bestemming geeft doorgaans aan dat beëdigde vertalingen van een origineel document moeten worden opgesteld op basis van het originele document in plaats van een kopie. Bij de bepaling van de doorlooptijd voor vertalingen moet hier dan ook rekening mee worden gehouden. Klanten kunnen aarzelend staan tegenover de verstrekking van originele officiële documenten omwille van de extra tijd en de bezorgdheid omtrent mogelijk verlies of diefstal. Een beëdigde vertaler kan evenwel weigeren om te werken op basis van een elektronisch document of een kopie. De vertaler kan directe toegang vragen tot het originele werk om met gemoedsrust te werken. Dit is een redelijk verzoek en toont aan dat de vertaler integer is en zich houdt aan de regels die gepaard gaan met zijn status. De vertaler heeft namelijk geen enkele garantie dat de ontvangen kopieën daadwerkelijk identiek zijn aan de papieren versie van het verstrekte document wanneer het bestand opgesteld en beëdigd wordt. Bij een verschil tussen de kopie en het origineel beschouwt de vertaler het document als ongeldig en kan zijn of haar stempel er niet op zetten. De vermelde doorlooptijd voor vertalingen start vanaf het ogenblik dat de vertaler de originele papieren versie van het te vertalen document ontvangt. 

Het is dan ook cruciaal dat de vertaler de definitieve versie van het brondocument ontvangt bij aanvang van het vertaalproces. Zodra de beëdigingsfase voltooid is, kan de vertaler geen verdere wijzigingen aanbrengen aan het document. In het geval van lastminutetoevoegingen moet het volledige beëdigingsproces opnieuw worden uitgevoerd vanaf het begin (de nieuwe vertaling printen, stempels en handtekeningen aanbrengen op alle pagina's van de vertaling en het origineel, en per post terugsturen). Door de vlekkeloze aard van deze procedure kan zelfs een kleine wijziging een aanzienlijk effect hebben op de kosten en doorlooptijden van een beëdigde vertaling. 

Het beste is om bij aanvang van het proces een origineel en volledig document te verstrekken, zodat alle betrokken personen duidelijk op de hoogte zijn van de doorlooptijden en deadlines voor vertaling.  Acolad streeft ernaar om zelfs de krapste deadlines te halen zonder de vertaalkwaliteit in het gedrang te brengen. Onze afdeling Legal & Finance kan binnen het uur een offerte verstrekken en is steeds bereikbaar voor al jouw dringende vertaalprojecten.

Geldigheid van een beëdigde vertaling

De levering van de beëdigde vertaling markeert het einde van het werk van de vertaler, maar dit betekent niet noodzakelijkerwijs het einde van de procedure. Zoals hierboven vermeld, moet de handtekening van de beëdigde vertaler soms gewaarmerkt worden op zowel de vertaling als het originele document. Afhankelijk van het land moet deze waarmerkingsprocedure gebeuren in een stadhuis, het kantoor van een notaris of in de lokale Kamer van Koophandel. Om tijdens het waarmerkingsproces zo weinig mogelijk tijd te verliezen, raden wij aan dat jij contact opneemt met de lokale instanties om de conformiteit na te gaan van de verstrekte documenten en dossiers.

Zodra een beëdigde vertaling gemaakt en geleverd is, wordt dit een officieel document net zoals het document in de brontaal. Dit betekent dat enkel het beëdigde originele document mag worden voorgelegd aan juridische en administratieve instanties. Kopieën hebben geen juridische waarde. Er bestaat geen juridische einddatum voor de geldigheid van documenten die verwerkt worden door beëdigde vertalers. Voor sommige documenten die betrekking hebben op de burgerlijke staat, kan evenwel een uitzondering bestaan. 

Beveiliging: een topprioriteit 

Net zoals onze providers dragen wij de beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens hoog in het vaandel. Beëdigde vertalers zijn dan ook onderworpen aan dezelfde vertrouwelijkheidsregels als alle professionals op dit gebied. Na de oplevering van een beëdigde vertaling bewaren zij de bestanden voor een beperkte tijd, waarna ze worden vernietigd. 

Vind het juiste bureau  

Beëdigde vertalingen vereisen specifieke expertise van een professional die beschikt over een grondige kennis van het rechtsstelsel. Door de gedetailleerde aard van dit werk is het bijzonder belangrijk om te werken met een bureau voor taaldiensten dat op de hoogte is van alle facetten van het proces voor beëdigde vertaling en dat de geknipte vertaler voor jou vindt. Acolad werkt samen met een netwerk van gekwalificeerde juridische vertaaldeskundigen die klaarstaan om jou te helpen met de vertaling van jouw documenten om in elk land te gebruiken. Heb jij een project voor beëdigde vertaling of zit jij met vragen over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op – wij helpen jou graag.