Beeidigte Übersetzungen − alles, was Sie wissen sollten

Grundvoraussetzungen sind höchste sprachliche Fachexpertise und detaillierte Kenntnisse über das Rechtssystem, in dem die Übersetzung verwendet werden soll. Auf beeidigte und (notariell) beglaubigte Übersetzungen spezialisierte Profis erfüllen genau diese Voraussetzungen und stehen für Qualität und Rechtssicherheit.

Wann brauchen Sie eine beeidigte oder beglaubigte Übersetzung?

Im juristischen Kontext werden beeidigte oder beglaubigte Übersetzungen immer dann benötigt, wenn ein Rechtsdokument einer Behörde im Aufenthaltsland des Kunden oder in einem anderen Land vorgelegt werden soll. In den meisten Fällen akzeptieren Behörden und Gerichte bei Verwaltungsvorgängen oder juristischen Prozessen nur solche Übersetzungen.  Das gilt zum Beispiel für Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden, Abschlusszeugnisse, gerichtliche Beurteilungen oder Auszüge aus dem Handelsregister. Diese Liste lässt sich endlos fortführen. 

Wichtig zu wissen 

Je nach Land haben beeidigte Übersetzungen einen unterschiedlichen juristischen Wert. In einem Land akzeptierte Übersetzungen werden in anderen Ländern abgelehnt. So müssen in Frankreich und anderen Ländern Übersetzer:innen für beeidigte Unterlagen gerichtlich zugelassen sein. In den USA oder im Vereinigten Königreich gibt es das Konzept der „vereidigten Übersetzer“ überhaupt nicht. Dort werden Übersetzungen von einem Notar beglaubigt. Im Vereinigten Königreich können Übersetzungen mit einer Apostille versehen werden, die vom FCO (dem Englisch Foreign and Commonwealth Office) ausgestellt wird. Eine Apostille bestätigt die Authentizität der Unterschrift. Dokumente mit Apostille werden von allen Staaten akzeptiert, die die Haager Konvention von 1961 unterzeichnet haben. 

Sie sehen: Die Regeln und Voraussetzungen unterscheiden sich von Land zu Land, und das deutlich. Erkundigen Sie sich also unbedingt bei den Behörden des jeweiligen Landes über die Anforderungen, bevor Sie eine beeidigte oder beglaubigte Übersetzung in Auftrag geben. So vermeiden Sie unnötigen Aufwand. Unsere Account Manager unterstützen Sie gerne und ermitteln mit Ihnen gemeinsam Ihren Übersetzungsbedarf. Einer unserer Kunden, ein großer Gesundheitsdienstleister, formuliert es so: „Warum ich so gerne mit Acolad zusammenarbeite? Sie haben viel Erfahrung mit Dokumenten für Behörden in verschiedenen Ländern und deren Übersetzung und wissen genau, welche Unterlagen ich benötige.“

Die rechtliche Gültigkeit eines Dokuments hängt von den Vereinbarungen zwischen dem Ursprungsland (dem Land, in dem das offizielle Dokument ausgestellt wurde) und dem Zielland ab (dem Land, in dem das übersetzte Dokument benötigt wird). Die Erstellung einer beeidigten Übersetzung folgt ganz speziellen Abläufen und dauert daher meist länger als eine klassische Übersetzung. Aus diesem Grund bietet Acolad einen Rund-um-die-Uhr-Service an. Nach dem Angebot kann die Übersetzung meist sofort beginnen.

Die Rolles des Übersetzers

Übersetzer:innen für beeidigte oder (notariell) beglaubigte Übersetzungen haben zwei Aufgaben. Zum einen erstellen sie die Übersetzung. Sie sind aber auch an der offiziellen Beglaubigung des fertigen Dokuments beteiligt. Sie tragen also direkt zum juristischen Wert der Übersetzung bei. Damit eine Übersetzung beeidigt oder beglaubigt werden kann, muss sie von einer gerichtlich vereidigten Fachübersetzerin erstellt werden.  Nach Abschluss der Übersetzung kann die Übersetzerin das Dokument stempeln, damit es von Gerichten und Behörden anerkannt wird. Unsere juristischen Fachübersetzer:innen sind hochqualifizierte Experten mit entsprechender sprachlicher und juristischer Expertise. Sie arbeiten mit Anwälten und anderen Fachübersetzern zusammen.

Das macht eine beeidigte Übersetzung aus 

Eine beglaubigte Übersetzung muss verschiedene Pflichtelemente aufweisen. Sie benötigt einen Vermerk, dass es sich um eine „beglaubigte und wahrheitsgemäße Kopie des Originals“ handelt und muss mit dem Stempel und der Unterschrift der Übersetzerin versehen sein. Die Übersetzerin muss außerdem ihren vollen Namen, ihren Status als vereidigter Übersetzer und die Sprachen anführen, für die sie vereidigt wurde.  

Falls erforderlich, kann die Unterschrift der Übersetzerin noch von der Verwaltung des jeweiligen Ortes beglaubigt werden. Das Dokument muss unmissverständlich als Übersetzung gekennzeichnet sein. Außerdem muss vermerkt sein, in welcher Sprache es ursprünglich erstellt wurde. Die Formatierung muss der Originalformatierung möglichst ähnlich sein. Die Seiten müssen klar nummeriert sein und auch das Ende des Dokuments muss eindeutig kenntlich gemacht werden. Dadurch soll verhindert werden, dass der Inhalt des Dokuments in betrügerischer Absicht ergänzt wird. 

Wie lange dauert eine beeidigte Übersetzung?

Das Zielland verlangt meist, dass eine beeidigte oder beglaubigte Übersetzung offizieller Dokumente vom Originaldokument und nicht von einer Kopie erstellt wird. Das muss bei der Zeitplanung mit einkalkuliert werden. Kunden zögern oft, das Originaldokument zur Verfügung zu stellen, da dieser Schritt zusätzliche Zeit kostet oder sie fürchten, dass das Dokument verloren geht oder gestohlen wird. Ein vereidigter Übersetzer kann die Übersetzung eines elektronischen Dokuments oder einer Fotokopie verweigern. Er ist berechtigt, direkten Zugang zum Originaldokument zu fordern, um sich von dessen Rechtmäßigkeit zu überzeugen. Diese Vorgehensweise beweist die Integrität des Übersetzers. Er hält sich an die vorgegebenen Regeln, denn er hat er keine Garantie, dass die Kopien tatsächlich dem Originaldokument entsprechen. Doch nur dann kann die Übersetzung beglaubigt werden. Bei Abweichungen zwischen Kopie und Original ist das Dokument ungültig und der Übersetzer muss die Beglaubigung und den Stempel verweigern. Allgemein gilt: Die vereinbarte Bearbeitungszeit beginnt ab dem Moment, in dem dem Übersetzer das Original des zu übersetzenden Dokuments vorliegt. 

Es ist wichtig, dass der Übersetzer die finale Version des Quelldokuments zu Beginn des Übersetzungsprozesses erhält. Sobald die Beglaubigung erfolgt ist, darf der Übersetzer keine Änderungen mehr an dem Dokument vornehmen. Falls es doch noch Änderungen in letzter Minute gibt, beginnt der gesamte Beglaubigungsprozess von vorne (neue Übersetzung ausdrucken, jede Seite der Übersetzung und des Originals stempeln und unterschreiben und alles per Post zurücksenden). Sie sehen: Hier muss äußerst sorgfältig gearbeitet werden. Selbst die kleinste Änderung kann große Auswirkungen auf die Kosten und die Lieferzeiten von beeidigten Übersetzungen haben. 

Am besten stellen Sie von Anfang an das Originaldokument in vollem Umfang zur Verfügung. So erhalten alle Beteiligten eine genaue Vorstellung von den Bearbeitungs- und Lieferzeiten.  Acolad bemüht sich, selbst kürzeste Lieferfristen einzuhalten. Selbstverständlich ohne Abstriche bei der Qualität der Übersetzung. Unsere Abteilung für Rechts- und Finanzübersetzungen erstellt Ihnen in weniger als einer Stunde ein Angebot. In dringenden Fällen sind wir jeden Tag rund um die Uhr verfügbar.

Gültigkeit einer beeidigten Übersetzung

Mit der Lieferung der beeidigten Übersetzung ist die Aufgabe der Übersetzerin beendet. Der Prozess selbst kann aber noch weitergehen. Wie oben erwähnt gibt es Situationen, in denen die Unterschrift der vereidigten Übersetzerin auf der Übersetzung und dem Originaldokument noch beglaubigt werden muss. Je nach Land erfolgt diese Beglaubigung bei der lokalen Stadtverwaltung, einem Notar oder gegebenenfalls bei der Handelskammer. Um während des Beglaubigungsprozesses möglichst keine Zeit zu verlieren, empfehlen wir, mit den lokalen Behörden Kontakt aufzunehmen und dort die Gültigkeit der bereitgestellten Dokumente und Unterlagen verifizieren zu lassen.

Sobald eine beeidigte Übersetzung erstellt und geliefert wurde, hat sie denselben Status eines offiziellen Dokuments wie das Originaldokument in der Ausgangssprache. Zur Vorlage bei Rechts- und Verwaltungsbehörden benötigen Sie ein beglaubigtes Dokument. Kopien haben keinen rechtlichen Wert. Dokumente, die von vereidigten Übersetzer:innen erstellt wurden, sind zeitlich unbegrenzt gültig. Bei Personenstandsdokumenten kann es allerdings Ausnahmen geben. 

Sicherheit hat höchste Priorität 

Wir und unsere Übersetzer:innen nehmen die Sicherheit und Vertraulichkeit personenbezogener Daten sehr ernst. Vereidigte Übersetzer:innen unterliegen denselben Vertraulichkeitsvorschriften wie alle an solchen Prozessen beteiligten Personen. Sie speichern ihre Arbeitsdateien nur für wenige Monate nach Lieferung der beeidigten Übersetzung und vernichten sie anschließend. 

Die passende Agentur  

Eine kurze Zusammenfassung: Beeidigte Übersetzungen werden von hochqualifizierten Fachübersetzern erstellt, die das Rechtssystem des Ziellandes genau kennen. Da es sich hier um einen äußerst sensiblen Prozess handelt, sollten Sie mit einem Sprachdienstleister zusammenarbeiten, der die Besonderheiten für beeidigte Übersetzungen bestens kennt und den passenden Übersetzungsprofi für Sie hat. Acolad verfügt über ein Netzwerk qualifizierter Rechtsübersetzer:innen. So sind wir in der Lage, Dokumente zur Verwendung in jedem beliebigen Land zu übersetzen. Sie benötigen eine beeidigte Übersetzung oder haben Fragen zu dem Thema? Dann kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen gerne!