Kaikki tarvittava tieto auktorisoiduista käännöksistä

Oikeudellisten tekstien kääntäminen edellyttää moitteetonta teknistä osaamista ja syvällistä tietämystä oikeudellisesta järjestelmästä, jossa tekstejä käytetään. Kääntämisen ammattilaiset, jotka toimittavat auktorisoituja, notaarin vahvistamia tai virallisia käännöksiä, tarjoavat asiakkailleen takuun laadusta ja oikeudellisesta arvosta.

Milloin tarvitaan auktorisoitu käännös?

Virallinen, auktorisoitu tai notaarin vahvistama käännös tarvitaan, kun oikeudellinen asiakirja on käännettävä toisen maan viranomaisia varten. Useimmissa tapauksissa maistraatit, tuomioistuimet tai muut viranomaiset hyväksyvät vain tällaisen oikeaksi vahvistetun käännöksen.  Virallinen käännös voidaan tarvita esimerkiksi syntymä-, avioliitto- tai kuolintodistukselle, tutkintotodistukselle, oikeuden päätökselle tai kauppakamarin rekisteriotteelle. Esimerkkejä on toki paljon muitakin. 

Tarkista aluksi vaatimukset 

Auktorisoitujen käännösten oikeudellinen arvo ei ole sama kaikissa maissa. Yhdessä maassa hyväksytty käännös ei välttämättä kelpaa toisessa maassa. Esimerkiksi Ranskassa auktorisoidun kääntäjän statuksen myöntää tuomioistuin. Toisissa maissa, kuten Yhdysvalloissa ja Britanniassa, ei ole erikseen auktorisoituja kääntäjiä, mutta notaari voi vahvistaa käännökset. Britanniassa English Foreign and Commonwealth Office (FCO) voi myöntää käännökselle apostille-todistuksen. Apostille vahvistaa asiakirjan allekirjoituksen oikeuden ja varmistaa sen hyväksymisen maissa, jotka allekirjoittivat Haagin sopimuksen vuonna 1961. 

Kuten edeltä käy ilmi, käytännöt ja vaatimukset vaihtelevat maakohtaisesti. Ongelmien välttämiseksi suosittelemme ottamaan yhteyttä kohdemaan viranomaisiin, ennen kuin tilaat auktorisoidun käännöksen. Asiakaspäällikkömme auttavat myös mielellään selvittämään, millaisen käännöksen tarvitset. Suuri terveysalan asiakkaamme on todennut: ”Acoladin kanssa on mukava työskennellä, koska heillä on paljon kokemusta virallisista käännöksistä eri maissa ja he osaavat neuvoa, mitä asiakirjoja milloinkin tarvitsen.”

Asiakirjan lainvoimaisuuteen vaikuttavat lähtömaan (virallisen asiakirjan myöntäjämaa) ja kohdemaan (maa, jossa käännettävää asiakirjaa tarvitaan) väliset sopimukset. Auktorisoitujen käännösten tuottaminen noudattaa tietynlaista prosessia, joten toimitusajat voivat olla tavallista pidemmät. Tarjoamme tästä syystä palvelua kellon ympäri, jotta voit saada tarjouksen ja käynnistää projektisi lähes välittömästi.

Kääntäjän rooli

Auktorisoituja, virallisia tai notaarin vahvistamia käännöksiä tuottavalla kääntäjällä on kaksoisrooli. Käännöspalvelun tuottamisen lisäksi kääntäjä osallistuu lopullisen asiakirjan viralliseen vahvistamiseen. Kääntäjä vaikuttaa siis suoraan kääntämänsä tekstin oikeudelliseen arvoon. Maasta riippuen kääntäjä voi saada oikeuden tuottaa virallisia käännöksiä esimerkiksi vannomalla virallisen valan tai suorittamalla auktorisoidun kääntäjän tutkinnon.  Kun käännös on valmis, kääntäjä vahvistaa sen leimallaan, jolloin tuomioistuimet ja viranomaiset tunnustavat sen oikeudellisen arvon. Lakikääntäjämme ovat sekä kielen että lakialan asiantuntijoita ja tekevät yhteistyötä asianajajien ja muiden lakikääntäjien kanssa, jotta he voivat varmistaa käännösten tarkkuuden.

Auktorisoidun käännöksen erityispiirteet 

Auktorisoituun käännökseen sisältyy tiettyjä pakollisia elementtejä. Käännöksessä on oltava vakuutus siitä, että se on alkuperäisen asiakirjan ”virallinen ja aito käännös”, sekä auktorisoidun kääntäjän leima ja allekirjoitus. Kääntäjän on ilmoitettava selvästi koko nimensä, pätevyytensä (esim. auktorisoitu tai virallinen kääntäjä) ja kielet, jolle käännöksen oikeellisuus on vahvistettu.  

Joissain tapauksissa kääntäjän allekirjoitus on vahvistettava esimerkiksi paikallisessa maistraatissa. Asiakirjassa on ilmoitettava selvästi, että se on käännös, ja kerrottava alkuperäisen asiakirjan kieli. Muotoilun on seurattava mahdollisimman tarkasti alkuperäistä asiakirjaa. Sivunumerot on merkittävä selvästi, ja myös asiakirjan loppu on osoitettava. Nämä varotoimet auttavat suojautumaan petollisilta lisäyksiltä asiakirjaan. 

Kauanko käännöksen toimittaminen kestää?

Kohdemaan viranomaiset vaativat usein, että virallisen asiakirjan käännös on tuotettava alkuperäisestä asiakirjasta, ei kopiosta. Tämä vaatimus on huomioitava toimitusajassa. Asiakas voi olla vastahakoinen toimittamaan alkuperäisiä asiakirjoja siihen kuluvan ylimääräisen ajan tai asiakirjojen varkauden tai katoamisen riskin vuoksi. Auktorisoitu kääntäjä voi kuitenkin kieltäytyä työskentelemästä sähköisen asiakirjan tai valokopion parissa. Kääntäjällä on oikeus edellyttää alkuperäistä asiakirjaa, jotta hän voi työskennellä luottavaisin mielin. Tämä on kohtuullinen pyyntö ja osoittaa, että kääntäjä noudattaa auktorisoituja käännöksiä koskevia sääntöjä. Jos kääntäjälle toimitetaan asiakirjan kopio, hän ei voi olla varma, että se vastaa täysin alkuperäistä asiakirjaa. Jos kopio ja alkuperäinen asiakirja poikkeavat toisistaan, kääntäjä katsoo asiakirjan pätemättömäksi eikä voi lisätä leimaansa. Nyrkkisääntönä tarjouksessa kerrottu käännösaika alkaa siitä, kun kääntäjä saa alkuperäisen asiakirjan. 

Lähdeasiakirjasta on ehdottomasti toimitettava viimeinen versio heti käännösprosessin alussa. Kun käännös on vahvistettu, kääntäjä ei voi tehdä asiakirjaan enää muutoksia. Jos asiakirjaan tulee viime hetken muutoksia, koko vahvistusprosessi on aloitettava alusta. Tämä tarkoittaa uuden käännöksen tulostamista, leimojen ja allekirjoitusten lisäämistä kaikille käännöksen ja alkuperäisen asiakirjan sivuille ja asiakirjojen palauttamista postitse. Prosessin pikkutarkan luonteen vuoksi pienikin muutos voi vaikuttaa merkittävästi auktorisoidun käännöksen kustannuksiin ja toimitusaikaan. 

Alkuperäinen asiakirja on siis hyvä toimittaa kokonaisuudessaan heti prosessin alussa, jotta toimitusajasta voidaan antaa tarkka arvio.  Acolad pystyy toimimaan tiukoissakin aikatauluissa käännösten laadusta tinkimättä. Laki- ja talouskäännösten osastomme voi tehdä tarjouksen käännöksestä alle tunnissa ja käsittelee kiireisiä käännösprojekteja vuorokauden ympäri.

Auktorisoidun käännöksen vahvistus

Kääntäjän työ päättyy auktorisoidun käännöksen toimittamiseen, mutta prosessiin saattaa sisältyä vielä muita vaiheita. Kuten edellä todettiin, joissain tapauksissa kääntäjän allekirjoitus on vahvistettava sekä käännöksessä että alkuperäisessä asiakirjassa. Vahvistusprosessi vaihtelee maakohtaisesti, mutta usein se tehdään maistraatissa, notaarin toimistossa tai paikallisessa kauppakamarissa. Jotta vahvistusprosessissa ei tuhlaantuisi aikaa, suosittelemme ottamaan yhteyttä paikallisiin viranomaisiin ja varmistamaan asiakirjojen kelpoisuuden.

Kun auktorisoitu käännös on tehty ja toimitettu, se saa samanlaisen virallisen statuksen kuin joka lähtökielisellä asiakirjalla on. Näin ollen viranomaisille voidaan esittää vain alkuperäinen vahvistettu asiakirja. Kopioilla ei ole oikeudellista arvoa. Auktorisoiduilla käännöksillä ei lähtökohtaisesti ole etukäteen määriteltyä voimassaoloaikaa. Poikkeuksia voivat olla tietyt siviilisäätyyn liittyvät asiakirjat. 

Tietoturva 

Suhtaudumme henkilötietojen suojaamiseen ja luottamuksellisuuteen erittäin vakavasti, ja niin tekevät myös kaikki palveluntoimittajamme. Auktorisoituja kääntäjiä koskevat siis samat luottamuksellisuussäännöt kuin muita alan ammattilaisia. He säilyttävät tiedostoja vain muutaman kuukauden ajan käännöksen toimituksen jälkeen, minkä jälkeen ne on tuhottava. 

Oikean toimiston valinta  

Yhteenvetona auktorisoidut käännökset edellyttävät erityistä asiantuntemusta ja oikeusjärjestelmän tarkkaa tuntemista. Työn luonteen vuoksi on tärkeää valita kielipalvelutoimisto, joka tuntee tarkasti auktorisoitujen käännösten prosessin ja pystyy ohjaamaan työn sopivalle kääntäjälle. Acoladilla on laaja verkosto päteviä oikeudellisten käännösten asiantuntijoita, jotka ovat valmiita auttamaan asiakirjojen kääntämisessä mitä tahansa maata varten. Jos sinulla on auktorisoitujen käännösten projekti tai kysyttävää tästä aiheesta, ota meihin yhteyttä. Autamme mielellämme.