Comment utiliser un langage professionnel dans les communications d’entreprise

Si votre message s’adresse à un public international, votre contenu est (ou du moins devrait être) rédigé en anglais. Vous trouverez ci-dessous un lien vers un guide LinkedIn contenant des conseils sur la manière d’améliorer la visibilité de vos écrits.

Un niveau de lisibilité « facile » (score de lisibilité Flesch-Kincaid de 80-89) pour un message sur LinkedIn attire plus de vues, de partages et de mentions « J’aime ».

Source : Okdork.com

Par souci de clarté, ce dernier point signifie que si vous voulez avoir de l’influence sur les réseaux sociaux, vous devez rédiger un contenu qui serait facile à lire pour un enfant de 11 ans !

Pour être facilement lues et comprises, vos phrases doivent être succinctes et non ambiguës. De plus, elles ne doivent permettre aucun malentendu. De mauvais choix linguistiques, l’utilisation de jargon et de clichés, ainsi que de mauvaises structures de phrases peuvent contribuer à un contenu vague, confus, difficile à lire ou inexact.

Et ce n’est pas seulement dans le contenu proposé sur les réseaux sociaux que nous devons être clairs. Que vous vous adressiez à des collègues lors d’une réunion, que vous fassiez une présentation ou que vous répondiez à vos courriels, une utilisation maladroite de la langue peut altérer la manière dont vous êtes perçu(e) dans le monde professionnel.

Pour vous aider à faire de meilleurs choix linguistiques sur le plan professionnel, voici mes six conseils pour combiner les meilleurs aspects de l’apprentissage des langues et de la formation à la communication.

1. Utilisez de vrais mots.

• Évitez l’argot et essayez de ne pas employer trop de contractions. Au lieu de « Hi », préférez « Hello ». De la même manière, « Yeah » est à proscrire ; préférez-lui le classique « Yes ». Enfin, privilégiez la forme longue « I cannot » plutôt que la contraction « I can’t ».
• Essayez d’éviter les interjections telles que « Huh » et «Uh-huh », car elles peuvent donner l’impression d’un manque de confiance en soi.

Autant que faire se peut, privilégiez les phrases complètes et grammaticalement correctes – à moins que vous ne souhaitiez donner un effet particulier à votre phrase.

2. Sachez faire la différence.

Ce qu'il faut retenir, c'est que vous essayez de faire passer votre message à votre public. 

Utiliser des mots savants équivaut à être instruit.

Utiliser des mots que tout le monde comprend signifie être clair.

3. Soyez grammaticalement correct.

Si vous voulez donner l’impression d’être professionnel(le) et de maîtriser votre sujet, vous devez utiliser des structures grammaticales correctes. Ainsi, il est important de maîtriser l’utilisation des éléments suivants.

• Articles définis et indéfinis : I work in a team of six people, et non I work in the team of six people.
• Utilisez les bonnes prépositions : I spoke at a seminar, et non I spoke in a seminar.
• Accord sujet-verbe : She and I were discussing, et non She and I was discussing.
• Concordance des temps : Profits have improved significantly this year, et non Profits improve significantly this year. 

Pour être pris(e) au sérieux lorsque vous vous exprimez, vous devez formuler des phrases grammaticalement correctes. Veillez à donc à appliquer ce principe.

4. Faites en sorte que vos phrases aient un ton déterminé et ferme.

Évitez de multiplier les phrases interrogatives.

De la même manière, évitez de finir vos phrases sur une intonation montante. Cela peut donner l’impression que vous recherchez constamment l’approbation de votre public, qui pensera alors que vous manquez de confiance en vous.

5. Soyez concis ou allez à l’essentiel.

L’anglais est une langue pragmatique. Si vous voulez que votre public reste attentif, vous devez aller droit au but. Si vous multipliez les explications et les éléments de contexte, vous risquez de perdre votre public avant même d’avoir pu aborder le point essentiel de votre discours.

Allez droit au but pour être pleinement efficace. Vous pourrez toujours fournir plus d’explications ultérieurement.

6. Faites l’impasse sur les pauses verbales.

De manière générale, les anglophones ont tendance à utiliser des interjections telles que « um» et « like » pour ne pas perdre le fil de la conversation lorsqu’ils réfléchissent à ce qu’ils veulent dire.

Cependant, dans un contexte professionnel, ces interjections nuisent à la clarté de votre discours ; si vous avez besoin de faire une pause, privilégiez une pause non verbale.

Par exemple, lorsque vous cherchez vos mots, vous pouvez marquer une pause non verbale à un moment opportun pour donner l’impression d’une pensée mûrement réfléchie, ou d’une pause volontairement marquée pour donner un effet de style. Cela confirme que vous connaissez votre sujet.

Résumé

En somme, dans le monde actuel des affaires, si vous voulez vous démarquer de vos concurrents, vous devez disposer de compétences basiques (voire incroyables) en matière de communication, et ce, que vous appreniez activement l’anglais ou non.

À tort ou à raison, on juge souvent les connaissances d’une personne et décide de sa crédibilité en fonction de sa capacité à communiquer dans une langue, même s’il ne s’agit pas de sa langue maternelle.

Pour être vu, entendu et lu comme le professionnel que vous vous êtes évertué(e) à devenir, vous avez le choix entre deux options : vous entraîner sur le terrain, en tâtonnant et en faisant des erreurs, ou passer par une formation culturelle et en communication.