De insidergids voor een succesvol RFP voor vertaling

Laten we bij het begin beginnen met de meest fundamentele vraag: 

Wat is een RFP voor vertaling eigenlijk?

Een RFP is een projectaankondiging, publiek of enkel op uitnodiging, waarmee je een project beschrijft en op zoek gaat naar voorstellen van dienstverleners om in te spelen op specifieke behoeften. Dit geeft jou de mogelijkheid om de voorstellen van vooraf geselecteerde dienstverleners te vergelijken – door hen te vragen de voorgestelde oplossingen te demonstreren – met de aanverwante USP's (unieke verkoopvoorstellen (Unique Selling Propositions)), waardoor de beste kandidaat er al snel uitspringt.

Een juist uitgevoerde en goed georganiseerde RFP-procedure is cruciaal voor elke grotere uitgave of verbintenis van jouw organisatie. Het is niet alleen een essentiële stap om het resultaat te verbeteren en jouw ROI te maximaliseren, maar het helpt ook om potentiële verliezen te voorkomen!

Opdat de investering van tijd en resources de moeite waard is, is het belangrijk om:

• de situaties waarvoor deze investering nodig is, naar behoren te identificeren;
• te weten hoe het RFP op de meest efficiënte en voordelige manier wordt uitgevoerd.

Heb je echt een RFP voor vertaling nodig?

Een RFP voor vertaling is waarschijnlijk de juiste aanpak:

• Als je nog niet beschikt over een gecentraliseerd standaardvertaalproces (hoewel je al jaren te maken hebt met vertalingen) om de kwaliteit, efficiëntie, levering en monitoring van vertaalproviders te optimaliseren.
• Als je binnenkort te maken hebt met een grootschalig project dat specifieke ervaring en expertise vereist.
• Als je niet tevreden bent met jouw huidige vertaalsituatie, doorgaans omwille van een van de volgende redenen:
  
  • Ondermaatse vertaalkwaliteit
  • Slechte kwaliteit van de dienstverlening (communicatie, levertermijnen enz.)
  • Ontoereikende vertaalprocessen en -technologie
  • Gebrek aan een volledig dienstenaanbod
  • Stijgende vertaalkosten
  • Toenemende volumes/extra talen.

Duik er niet te snel in: want misschien heb je eerst een RFI (Request for Information, verzoek tot informatie) nodig?

Wacht – een andere stap?! Sommigen beschouwen een RFI als iets dat simpelweg overgeslagen kan worden. Hoewel dit misschien gaat voor sommige kleinere projecten, zijn RFP's voor vertaling doorgaans complexer! Door alle vragen in het RFP te proppen, krijg je een onhandelbare situatie en die is noch voor jou noch voor de benaderde dienstverleners ideaal.

Dit zijn de voornaamste voordelen van een voorafgaande implementatie van een RFI:

• Jouw RFP's zullen veel doelgerichter, treffender en beknopter zijn.
• Je hoeft geen irrelevante antwoorden op jouw RFP te verwerken.
• De antwoorden op jouw RFP zullen veel informatiever en beter vergelijkbaar zijn.
• Je bevordert relevante antwoorden van relevante dienstverleners.
• De kans is veel groter dat de gewenste dienstverleners zullen reageren.
• Indien gewenst, kun je met behulp van het RFI eerst een shortlist van vertaalproviders creëren.

Beschouw het RFI als een niet heel doelgerichte raadpleging die jou helpt om alle opties te ontdekken. Het zou dan ook een aantal algemene, open vragen moeten bevatten maar overdrijf niet.

Het doel is om informatie te verzamelen en potentiële providers vooraf te kwalificeren voor de volgende ronde! Het juiste RFI biedt een algemeen overzicht van providersprofielen, zodat je een beter zicht krijgt op de markt en weet welke dienstverleners je moet selecteren met het oog op het toekomstige RFP.

Waar moet je naar op zoek in jouw toekomstige vertaal- en lokalisatiepartner?

Na de evaluatie van de RFI-antwoorden zou je in staat moeten zijn om vrij accuraat vast te stellen voor welk soort partner je wilt gaan.

Op dit punt moet je ook in staat zijn om de volgende essentiële vragen te beantwoorden:

• Is de fysieke locatie van de dienstverlener van belang voor jou?
• Wat zijn jouw minimumvereisten op het gebied van succesvolle prestaties en aangetoonde ervaring?
• Mogen jouw vertaalprojecten uitgevoerd worden door freelancers?
• Haal jij voordeel uit providers van taaldiensten die gespecialiseerd zijn in één taal? Zij kunnen uitgebreide ervaring hebben in een specifieke taalstijl, terminologie en gebruik.
• Is het vanwege het volume of de verwachte uitbreiding beter om te kiezen voor providers van meerdere taaldiensten die meerdere talen in één keer kunnen behandelen? Deze dienstverleners beschikken doorgaans over experts in een brede waaier aan talen en behandelen vertalingen van uiteenlopende omvang, doelstelling en focus.
• Of heb jij behoefte aan een internationale contentpartner die alles uit de kast haalt om jouw vertaalvereisten te vervullen?

Dit is het geval als je niet alleen nauwgezette vertalingen nodig hebt, maar ook contentcreatie, geautomatiseerde workflows met de meest recente vertaaltechnologie, evenals digitale content geoptimaliseerd voor SEO-doelstellingen, advies en consultancy.

Wil jij graag meer tips over het kiezen van de juiste vertaalpartner? Raadpleeg dan onze blog voor een samenvatting van de vijf voornaamste aandachtspunten.

Kortom: hoe groter jouw projecten zijn op het gebied van volume, complexiteit of aantal talen, des te groter is de kans dat je een internationale contentpartner met een allesomvattende aanpak nodig hebt.

Jouw RFP wordt werkelijkheid

Het belangrijkste eerst: het is van essentieel belang om vooraf te besluiten of jouw RFP enkel op uitnodiging is of openstaat voor alle gekwalificeerde dienstverleners. In dit geval is het nog logischer om een deadline vast te leggen voor alle antwoorden.

En net zoals bij elk belangrijk project, kun je het RFP-team het beste ruim vóór aanvang van het proces opstellen. Hun voornaamste standaardverantwoordelijkheden zijn:

• Evalueren van de voorstellen
• Afhandelen van contractuele onderhandelingen
• Fungeren als contactpunt tussen secundaire interne belanghebbenden en potentiële partners

Dit leidt tot de volgende grote vraag:

Welke belanghebbenden moeten meedoen?

Sommige belanghebbenden zijn meer voor de hand liggend dan andere. Let erop dat je geen belangrijk stuk van de puzzel vergeet:

• De aankoopafdeling lijkt de voor de hand liggende keuze maar kan dit niet alleen aan omdat deze afdeling doorgaans niet in rechtstreeks contact staat met providers. 
• Daarom is het ook noodzakelijk om de betrokken operationele teams te betrekken. Managers die verantwoordelijk zijn voor de strategische planning van hun businessunits, moeten de gewenste workflows, noodzakelijke integratieniveaus, KPI's op het gebied van kwaliteit en kwantiteit, enz. definiëren.
• De IT- en technologieteams spelen ook een essentiële rol in het kader van de moderne verstrekking van taaldiensten, bijv. op het gebied van de noodzakelijke opties voor systeemintegratie. De rol van IT is cruciaal voor de automatisering van vertaal-/lokalisatieprocessen en alle aanverwante systeemvereisten. Bovendien moeten zij risico's evalueren en voorkomen.
• Het marketingteam, van contentmarketing tot bedrijfscommunicatie en van digitale advertenties tot campagnes via meerdere kanalen: het is om verschillende redenen belangrijk dat jij het marketingteam betrekt. Hebben jouw lokalisatiebehoeften ook betrekking op socialemediacontent, ook al is dit zelden het geval of met volledige campagnes? Dan is het niet alleen belangrijk om de marketingafdeling te betrekken, maar ook het aangestelde team in het bijzonder.
• Ook productmanagers zijn belanghebbenden voor lokalisatie! Hun kennis en communicatiebehoeften vormen een aanvulling op de expertise van marketing bij de RFP-planning.
• Andere contenteigenaars zijn gemakkelijker over het hoofd te zien. Bijvoorbeeld: valt content die vertaald en gelokaliseerd moet worden onder de verantwoordelijkheid van human resources? Dan moeten zij ook opgenomen worden in het RFP-team om te waarborgen dat hun behoeften op het gebied van woordkeus, stijl, timing, deadlines en vertrouwelijkheid vervuld worden.
• De behoeften van het team voor evenementenplanning zijn heel specifiek wat betreft woordkeus en stijl, maar ook wat betreft de lokalisatie van visuals en korte deadlines/timing, enz. Indien bijeenkomsten en evenementen meertalig zijn, zijn er mogelijk ook tolkdiensten nodig (ter plaatse of op afstand).
• Technische deskundigen zijn een must indien het te lokaliseren project technische content, inlichtingen zoals productdocumentatie, gestructureerde content (XML/DITA) of andere documenten bevat die typisch zijn voor sectoren zoals productie. Vergeet in deze gevallen zeker niet om de producenten, ontwikkelaars en/of beheerders van technische documenten te betrekken. Hun taal behelst specifieke behoeften op het gebied van glossaria en vertaalgeheugen en vereist een zeer specifieke kennis van het onderwerp.
• Andere belanghebbenden zijn alle personen die mogelijk bijdragen in de brontaal. Zij zorgen ervoor dat alle vereisten en eventuele beperkingen in acht worden genomen.

Let erop dat de juiste mensen allemaal meedoen, zodat je kunt evalueren of jouw toekomstige partner kan voldoen aan alle specifieke vereisten en mogelijke beperkingen!

Welke informatie moet je verstrekken?

Heel belangrijk: geef een overzicht van het project en achtergrondinformatie over jouw bedrijf:

• Wie ben jij? Details over jouw organisatie en hoe de vertaling/lokalisatie afgestemd is op jouw bedrijfsdoelstellingen.
• Wat ontbreekt er in jouw bestaande opstelling voor vertaal- en lokalisatieprocessen? Wat zijn de belangrijkste kwesties en uitdagingen waarmee jij momenteel geconfronteerd wordt als het gaat om vertalingen?
• Wat is jouw eerdere ervaring met vertalingen? Deel jouw eerdere ervaringen (zowel goed als slecht!), want zo geef je aan wat essentieel is voor een succesvol partnerschap.
• Wat zijn de belangrijkste algemene projectdoelstellingen? Wees zo specifiek mogelijk over jouw verwachtingen. Om welk soort content gaat het? Welke platforms en kanalen komen aan bod?
• Hoe zien jouw interne lokalisatieprocessen er nu uit?
• Hoe ziet jouw technologische opstelling eruit? Bijvoorbeeld het CMS van jouw website of andere bestaande contentbeheersystemen en connectoren of integraties.
• Welke talencombinaties heb jij nodig (inclusief eventuele lokale taalvarianten)?
• Wat zijn het verwachte volume en de verwachte frequentie van jouw vertaalbehoeften?
• Wat zijn de voornaamste vakgebieden en contentformaten, met inbegrip van compliancevereisten?

Hoe meer informatie je deelt over jouw vereisten, des te beter potentiële partners hun voorstellen kunnen afstemmen op jouw specifieke situatie.

Welke vragen moeten aan bod komen in jouw RFP voor vertaling?

Bedrijfsgrootte en -structuur

Dit is voor jullie allebei belangrijk op het gebied van verloop van en aantal voltijdse werknemers, verdeeld per rol, want dit zijn sterke indicatoren van de hefboomkracht van de organisatie. Extra tip: vraag naar het verloopcijfer van hun belangrijkste werknemers en partners! Een laag werknemersverloop duidt op goed management, een succesvol bedrijf en een stabiele organisatie.

Bedrijfslocatie(s) 

De voornaamste locaties en plaatselijke kantoren van een vertaalprovider kunnen een indicatie geven van hun sterkten en zwakten wat betreft de talencombinaties die ze aanbieden.

Bedrijfsmanagement en organogram 

Door inzicht te vergaren in de organisatie en werking van het bedrijf, kun jij je een idee vormen van de bedrijfscultuur en nagaan of dit een goede match is voor jouw organisatie.

Accountbeheerinformatie

Vraag hoe de accountbeheerstructuur er voor jou zal uitzien, wie jouw contactpunt(en) zal (zullen) zijn en welk soort klanteninterfaces beschikbaar zullen zijn.

Klantreferenties en casestudy's

Dit is niet enkel een goede referentie van hun kwaliteit. Je krijgt hierdoor ook een idee van hoe jij gezien zal worden: ben je eerder een te grote of te kleine klant voor hen, in vergelijking met hun huidige klantenbestand?

Vraag naar details over de vertaalde volumes, de talencombinaties en de verstrekte contentsoorten.

Extra tip: casestudy's kunnen aantonen of en hoe de potentiële dienstverleners proactief te werk gaan bij de implementatie van innovatieve oplossingen om de vertaalkwesties van hun klanten op te lossen.

Kosten

Met een gestructureerde template wordt vergelijken achteraf eenvoudiger. Beslis wat voor jou het relevantste is en houd hierbij rekening met de volgende punten:

• Standaardvertaaltarief per woord/per uur (indien van toepassing), bijv. voor post-editing van machinevertaling
• Mogelijke verschillende tarieven voor verschillende bron- en doeltalen
• Kosten voor verdere verwerking, zoals DTP
• Mogelijke verborgen introductiekosten, bijv. voor implementatie/migratie
• Mogelijke bijkomende abonnementskosten, bijv. voor licenties
• Eventuele mogelijke kortingen (doorgaans voor matches uit het vertaalgeheugen en/of op basis van projectvolume), bijkomende kosten (bijv. voor spoedlevering) en minimumtarieven 

Extra tip: vraag naar een voorbeeldofferte op basis van een typisch project om een idee te krijgen van de algemene prijsstelling!

Vertaaltechnologie en -processen

Jij hebt de geavanceerde technologische vereisten misschien al vastgelegd. Je kunt de kans ook benutten om jouw potentiële partners om een evaluatie te vragen. Afhankelijk van jouw huidige workflows en technologische opstelling heb jij mogelijk het volgende nodig:

• Vertaalbeheersysteem (TMS), met een duidelijke afstemming op hostingomgeving, verantwoordelijkheid en locatie
• Bibliotheken die worden aangevuld en waarmee elk project kan dienen als basis voor toekomstige vertaalprojecten
• Duidelijke processen voor revisie en goedkeuring van termen voor glossaria
• Contextuele revisies
• Revisie op basis van de cloud voor meerdere gebruikers
• Documenten die zijn opgeslagen in de databank en te allen tijde kunnen worden opgevraagd
• Klantenportal op maat om vertaalprojecten in realtime te beheren en op te volgen
• Optionele rechtstreekse communicatie met vertalers
• Bijkomende taaltechnologietools

Kwaliteitsborging

Jij hebt de geavanceerde technologische vereisten misschien al vastgelegd. Je kunt de kans ook benutten om jouw potentiële partners om een evaluatie te vragen. Afhankelijk van jouw huidige workflows en technologische opstelling heb jij mogelijk het volgende nodig: kwalitatief hoogstaande vertalingen gaan gepaard met degelijke processen, waarbij manuele en automatische kwaliteitborgingscontroles gecombineerd worden met uitstekend beheer van dienstverleners. Dit zijn de cruciale tips:

• Stel specifieke vragen over erkende kwaliteitscertificaten zoals ISO 17100 en ISO 18587 (vertaaldiensten/post-editing van machinevertalingen)
• Vraag naar de resultaten van klanttevredenheidsenquêtes
• Vraag hoe non-conformiteiten worden bijgehouden en beheerd

IT-infrastructuur, beveiliging en gegevensbescherming

Vertaalprocessen hebben doorgaans betrekking op uiterst vertrouwelijke informatie en content. Het is dan ook essentieel dat jouw provider van taaldiensten de volledige bescherming van jouw gegevens waarborgt. Vraag jouw potentiële partners naar hun veiligheidsmaatregelen om jouw informatie te beveiligen!

Capaciteit en beschikbaarheid

Let erop dat jouw toekomstige dienstverlener jouw vertaalvolumes aankan. Vraag naar oplevertermijnen voor standaardprojecten, werkuren en sluitingstijden.

Zijn de eerste voorstellen binnen? Het is tijd voor evaluatie en gerichte RFQ's

Alvorens de eerste voorstellen binnenkomen, moet er een duidelijk antwoord vastliggen op essentiële vragen zoals wie in het team de binnenkomende voorstellen zal evalueren en waar de voornaamste focus zal liggen.

Een puntensysteem kan erg handig zijn om de voorstellen te evalueren. Stel een lijst op met must-haves en leuke extra's. Zo heb je misschien niet onmiddellijk een op maat gemaakt terminologieglossarium nodig maar heb je die optie toch graag in de toekomst en daarom is een puntentelling erg handig.

Ga nauwgezet na wat het beste bij jou past – nu en in de toekomst. Het resultaat is een shortlist van de meest veelbelovende kandidaten. Om hieruit te kiezen, is het belangrijk dat je rekening houdt met de volgende criteria:

• Was hun voorstel accuraat en op tijd?
• Beschikken zij over vertaal- en contentervaring in jouw sector of vakgebied?
• Zijn zij in staat om hun diensten op te schalen wanneer jouw bedrijf groeit?
• Hoelang zijn zij al actief?

Overweeg voor de uiteindelijke evaluatie van jouw toekomstige partner(s) ook om het volgende te vragen:

• Referenties van bestaande klanten van wie de bedrijfsbehoeften vergelijkbaar zijn met die van jou
• Vertalingen van testcontent die jij verstrekt – gebruik voor een betere vergelijking identieke voorbeeldteksten voor alle toekomstige partners die in aanmerking komen
• Een RFQ: een document met een gedetailleerde voorstelling van de prijsstellingsopties voor een specifieke dienst of een specifiek product. Hierbij vraag jij de dienstverleners om prijslijsten te verstrekken voor de prestaties die voorgesteld worden in het RFP

Een RFQ is een bijkomende sourcingtool met focus op de financiële aspecten.

Ga voor een geweldige start: introductie van jouw nieuwe internationale contentprovider

Wanneer je besloten hebt wie jouw taal- of contentprovider wordt, zijn er een aantal kwesties die vooraf vastgelegd moeten worden indien zij niet in het RFP aan bod kwamen:

• Welke middelen worden vooraf van jou vereist?
• Wie zorgt voor de technologische implementatie?
• Welke training is vereist?
• Hoelang verwacht jij dat de processen zullen duren?
• Hoe worden vertalers geselecteerd om aan jouw project te werken?

Voortdurende evaluatie

Na aanvang van de samenwerking met jouw nieuwe vertaalpartner is het aan te raden om regelmatige controles en monitoring uit te voeren van KPI's zoals vertaalkwaliteit, tijdige levering en kwaliteit van de dienstverlening.

Het is ook goed om de markt regelmatig te verkennen, als een goede mogelijkheid om jouw huidige diensten te evalueren en na te gaan hoe zij zich verhouden tot een mogelijk innovatiever aanbod of partners die beter aansluiten op jouw groeistrategie.