Suggerimenti utili per una RFP di traduzione riuscita

Partiamo dall'inizio, e dalla domanda centrale: 

Cos'è una RFP di traduzione?

Una RFP è un annuncio di progetto pubblico o su invito con il quale descrivi un progetto, alla ricerca del fornitore con l'offerta in grado di soddisfare le esigenze specificate. Ti consente di confrontare le offerte dei fornitori preselezionati, chiedendo loro di dimostrare quali soluzioni propongono, con la relativa USP (Unique Selling Proposition, argomentazione esclusiva di vendita), la quale permette teoricamente di selezionare il miglior candidato.

Una procedura RFP corretta e ben organizzata è fondamentale per qualsiasi spesa o impegno gravoso per la tua azienda. Non si tratta solo di un passo fondamentale per migliorare i risultati e ottimizzare il tuo ROI, ma aiuta anche a evitare potenziali perdite!

Ma per sfruttare al meglio tempo e risorse, è importante:

• Definire in modo preciso le situazioni che richiedono davvero tale investimento
• Sapere come eseguire la RFP nel modo più efficiente e vantaggioso.

Hai davvero bisogno di una RFP di traduzione?

Una RFP di traduzione è probabilmente l'approccio giusto:

• Se non hai ancora impostato un processo di traduzione standard centralizzato (anche se ti dedichi alla traduzione già da anni), per ottimizzare la qualità, l'efficienza, la consegna e il monitoraggio dei fornitori.
• Se devi tradurre un progetto di grande portata che richiede esperienza e competenze specifiche.
• Se l'organizzazione attuale del lavoro non ti soddisfa, solitamente per almeno uno dei seguenti motivi:
  
  • Qualità della traduzione inadeguata
  • Qualità del servizio mediocre (comunicazione, tempi di consegna, ecc.)
  • Processi e tecnologie di traduzione insufficienti
  • Offerta di servizi incompleta
  • Aumento vertiginoso dei costi di traduzione
  • Incremento dei volumi e/o delle lingue di lavoro.

Prima di approfondire l'argomento: Potresti aver bisogno di una RDI (richiesta di informazioni)?

Aspetta... ancora un altro passaggio?! Alcuni pensano che la RDI sia una fase che si può tranquillamente saltare. Se ciò è possibile per alcuni progetti di piccole dimensioni, le RFP di traduzione tendono ad essere più complesse! Concentrare tutte le domande nella RFP finirebbe per diventare ingestibile e complicare la vita a te e ai tuoi fornitori.

Questi sono i principali vantaggi di effettuare prima una RDI:

• Le tue richieste saranno molto più mirate, puntuali e concise.
• Non dovrai elaborare risposte non pertinenti alla tua RFP.
• Le risposte alla tua RFP saranno molto più ricche di informazioni e facili da confrontare.
• Riceverai risposte pertinenti dai fornitori più adatti.
• È molto più probabile che rispondano i fornitori all'altezza delle tue esigenze.
• La RDI ti permette inoltre di selezionare una rosa limitata di candidati.

Pensa alla RDI come alla navigazione in un browser con un obiettivo non del tutto definito, che ti permette di scoprire tutte le opzioni. Deve quindi includere alcune domande generali e aperte, ma senza esagerare.

L’obiettivo di una RDI è quello di raccogliere informazioni e selezionare i potenziali fornitori da far passare alla fase successiva. Una RDI corretta fornisce una panoramica generale dei profili dei fornitori, permettendoti di familiarizzarti con il mercato e selezionare quelli giusti per la futura RFP.

Cosa cercare nel tuo futuro partner di traduzione e localizzazione

Una volta valutate le risposte alla RDI, dovresti essere in grado di definire con precisione le caratteristiche che cerchi nel tuo futuro partner.

A questo punto dovresti essere pronto a rispondere a domande essenziali:

• Il luogo fisico in cui si trova il fornitore è un dato importante?
• Quali sono i tuoi requisiti minimi in termini di successi raggiunti e comprovata esperienza?
• I tuoi progetti di traduzione possono essere assegnati a dei freelance?
• Ti conviene appoggiarti a singoli fornitori di servizi linguistici, specializzati in un'unica lingua? Possono essere esperti in un particolare stile, terminologia e utilizzo linguistico.
• Oppure i volumi e i possibili ampliamenti richiedono fornitori di servizi linguistici in grado di gestire varie lingue contemporaneamente? Di solito questi fornitori dispongono di una vasta rete di esperti in numerose lingue, in grado di gestire traduzioni che possono variare in termini di volume, finalità e focus.
• O forse hai bisogno di un partner per i tuoi contenuti globali, in grado di andare oltre le tue esigenze di traduzione?

È questo il caso quando una semplice traduzione non ti basta, ma hai bisogno anche di creare contenuti, di automatizzare i flussi di lavoro con la più recente tecnologia di traduzione, di ottimizzare i contenuti digitali dal punto di vista SEO, o ancora di ricevere consigli e consulenza.

Per altri consigli sulla scelta del partner di traduzione giusto, visita il nostro blog con le cinque considerazioni fondamentali da tenere a mente.

In breve: Più i tuoi progetti sono voluminosi, complessi o multilingue, più è probabile che tu abbia bisogno di un partner globale con un approccio end-to-end.

La tua RFP prende forma

Per prima cosa: Prima di iniziare dovrai decidere se la tua RFP sarà solo su invito o aperta a tutti i fornitori qualificati. In tal caso sarà utile definire una scadenza per tutte le risposte.

E, come per qualsiasi progetto importante, è meglio assegnare le persone giuste al team RFP prima di iniziare il processo. Le loro principali responsabilità saranno:

• Valutare le proposte
• Gestire le trattative contrattuali
• Fungere da punto di contatto tra soggetti interni secondari e potenziali partner.

Questo ci porta alla prossima, grande domanda:

Quali soggetti interessati dovrebbero essere coinvolti?

Alcuni sono più ovvi, altri meno. Non perderti nessuna tessera del puzzle:

• Il team che si occupa delle forniture è una scommessa ovvia, ma non da solo, poiché di solito non interagisce direttamente con i fornitori. 
• Di qui la necessità di includere i team operativi assegnati al progetto. I manager responsabili della pianificazione strategica delle rispettive business unit devono definire i flussi di lavoro desiderati, i livelli di integrazione necessari, i KPI in termini di qualità e quantità, ecc.
• Anche i team IT e tecnici attualmente svolgono un ruolo fondamentale in una partnership di fornitura di servizi linguistici, ad esempio per quanto riguarda le necessarie opzioni di integrazione del sistema. Il ruolo del team IT sarà cruciale nell'automazione dei processi di traduzione/localizzazione e in tutti i requisiti di sistema correlati. Questo team ha anche il compito di valutare ed evitare i rischi.
• Il team di marketing, dal content marketing alla comunicazione aziendale, dalla pubblicità digitale alle campagne multicanale, è un interlocutore fondamentale per tanti motivi. Le tue esigenze di localizzazione includono anche i contenuti dei social media, sotto forma di campagne sporadiche o complete? Per questa attività non basta il team di marketing, è necessario creare un team specifico.
• Anche i product manager andrebbero sempre coinvolti nel processo di localizzazione! Le loro conoscenze ed esigenze di comunicazione devono integrare le competenze del team di marketing nella pianificazione della RFP.
• Altri proprietari di contenuti possono essere più facili da dimenticare. Ad esempio: alcuni contenuti da tradurre e localizzare sono prodotti dal reparto Risorse umane? In tal caso questo deve essere a sua volta incluso nel team RFP, per garantire che redazione, stile, tempistica, scadenze e riservatezza siano in linea con quanto richiede.
• Le esigenze del team di pianificazione eventi sono estremamente precise in termini di redazione, stile, ma anche di localizzazione di immagini e di tempistiche urgenti/scadenze ravvicinate, ecc. Se le riunioni e gli eventi sono multilingue, può rivelarsi necessario anche l'intervento dei servizi di interpretariato (in presenza o da remoto).
• Gli esperti tecnici sono indispensabili se il progetto da localizzare presenta contenuti tecnici, comunicazioni quali documentazione prodotti, contenuti strutturati (XML/DITA) o documenti di settori come quello manifatturiero. In questi casi assicurati di coinvolgere i produttori, gli sviluppatori e/o i manager che si occupano della documentazione tecnica. Il linguaggio di tali contenuti presenta esigenze specifiche in termini di glossari e memorie di traduzione, oltre a conoscenze estremamente precise in materia.
• Tra le altre parti interessate può esserci chiunque possa eventualmente contribuire nella lingua di partenza, per garantire che tutte le necessità siano soddisfatte e i possibili vincoli rispettati.

Fai in modo di coinvolgere le persone giuste, per valutare se il tuo futuro partner è in grado di rispondere a tutte queste esigenze e possibili vincoli!

Che informazioni devi fornire?

Importantissimo: fornisci una panoramica del progetto e informazioni generali sulla tua azienda:

• Chi sei? Informazioni dettagliate sulla tua azienda e come la traduzione/localizzazione si allinea ai tuoi obiettivi aziendali.
• Che cosa manca alla tua attuale configurazione per i processi di traduzione e localizzazione? Quali sono i problemi e le difficoltà principali che stai attualmente affrontando nell'ambito della traduzione?
• Quali esperienze precedenti hai avuto con la traduzione? La condivisione delle tue esperienze passate (buone e cattive!) mette in luce gli aspetti chiave di una partnership riuscita.
• Quali sono i principali obiettivi generali del progetto? Cerca di descrivere le tue aspettative nel modo più preciso possibile. Di che tipo di contenuti si tratta? Su quali piattaforme e canali verranno diffusi i contenuti?
• Come sono i tuoi processi di localizzazione interni attuali?
• Quali tecnologie usi? Ad esempio il CMS del tuo sito web o un altro sistema di gestione dei contenuti e connettori o integrazioni esistenti.
• Di quali combinazioni linguistiche hai bisogno (incluse eventuali varianti locali)?
• Quali sono il volume e la frequenza previsti delle tue esigenze di traduzione?
• Quali sarebbero le principali aree di specializzazione e i formati dei contenuti, compresi i requisiti di conformità?

Quante più informazioni condividi sulle tue esigenze, più le offerte provenienti dai tuoi potenziali fornitori saranno adeguate alla tua situazione.

Cosa chiedere nella tua RFP di traduzione

Dimensioni e struttura dell'azienda

Questo ti interessa sia in termini di fatturato che di numero di dipendenti a tempo pieno, suddivisi in base al ruolo, poiché si tratta di indicatori importanti delle capacità dell'azienda. Consiglio extra: informati sul tasso di turnover dei dipendenti e partner più importanti! Un coefficiente di turnover del personale basso indica una buona gestione, un'azienda di successo e un'organizzazione stabile.

Sede/i dell'azienda 

Le sedi principali e locali di un fornitore di traduzioni sono indicatori dei suoi punti di forza e di debolezza in termini di offerta linguistica.

Management e organigramma dell'azienda 

Capire com’è organizzata e gestita l'azienda del fornitore ti darà un'idea della sua cultura aziendale e se può adattarsi o meno alle tue esigenze.

Informazioni sulla gestione degli account

Chiedi come sarà strutturata la gestione dell’account, chi sarà il tuo punto di contatto e che tipo di interfacce cliente sono previste.

Referenze dei clienti e casi di studio

Questo è un ottimo parametro di riferimento ai fini della qualità. Inoltre, ti darà un'idea di come il fornitore potrebbe considerarti: saresti un cliente troppo grande o troppo piccolo rispetto al resto della clientela?

Richiedi informazioni dettagliate sui volumi tradotti, le combinazioni linguistiche e il tipo di contenuti forniti.

Consiglio extra: I casi di studio possono farti capire se e come i potenziali fornitori sono stati proattivi nell'implementare soluzioni innovative per risolvere i problemi di traduzione dei loro clienti.

Costi

Predisponi un modello per facilitare i raffronti successivi. Seleziona ciò che più conta per te, vale a dire di solito:

• Tariffa di traduzione standard per parola/ora (se applicabile, ad esempio per la traduzione automatica con post-editing)
• Eventuali tariffe diverse per determinate lingue di partenza e di arrivo
• Costi per ulteriori elaborazioni, come il desktop publishing
• Possibili costi di onboarding nascosti, ad es. per l'implementazione/migrazione
• Possibili ulteriori costi di abbonamento, ad es. per le licenze
• Eventuali sconti (in genere per le corrispondenze nella memoria di traduzione e/o in base al volume del progetto), costi aggiuntivi (ad es. per la consegna in 24 ore) e tariffe minime. 

Consiglio extra: Richiedi un esempio di preventivo per un progetto-tipo, in modo da farti un'idea pratica dei prezzi.

Tecnologie e processi di traduzione

Potresti sapere già quali sono le tue esigenze in termini di tecnologia oppure potresti cogliere l'occasione per richiedere una valutazione ai tuoi potenziali partner. A seconda dei tuoi flussi di lavoro attuali e della configurazione tecnologica, potresti aver bisogno di:

• Un sistema di gestione delle traduzioni (TMS) adeguato all'ambiente di hosting, alle responsabilità e all’ubicazione
• Librerie in aumento, per cui ogni progetto diventa una potenziale base di partenza per traduzioni future
• Processi chiari di revisione e approvazione dei glossari
• Revisioni in contesto
• Revisioni basate su cloud multiutente
• Archiviazione di documenti, recuperabili in qualsiasi momento
• Portale clienti personalizzabile per gestire e tracciare progetti di traduzione in tempo reale
• Possibilità di comunicazione diretta con i traduttori
• Ulteriori strumenti di tecnologia linguistica.

Garanzia di qualità

Potresti sapere già quali sono le tue esigenze in termini di tecnologia oppure potresti cogliere l'occasione per richiedere una valutazione ai tuoi potenziali partner. A seconda dei tuoi flussi di lavoro attuali e della tua configurazione tecnologica, potresti aver bisogno di: traduzioni di alta qualità basate su processi affidabili, che generalmente combinano controlli di qualità manuali e automatici con una gestione ottimale dei fornitori. Quindi, le indicazioni cruciali sono:

• Informati sulle certificazioni di qualità riconosciute come ISO 17100 e ISO 18587 (servizi di traduzione/post-editing di traduzione automatica)
• Richiedi i risultati dei sondaggi sulla soddisfazione dei clienti
• Chiedi come vengono tracciate e gestite le non conformità.

Infrastruttura IT, sicurezza e protezione dei dati personali

I processi di traduzione di solito riguardano informazioni e contenuti altamente riservati, il che significa che è fondamentale che il tuo fornitore di servizi linguistici garantisca una totale protezione. Chiedi ai tuoi potenziali partner quali sono le misure di sicurezza che adottano per proteggere le tue informazioni!

Capacità e disponibilità

Ultimo ma non meno importante, assicurati che il tuo futuro fornitore sia in grado di gestire i tuoi volumi di traduzione: chiedigli i tempi di consegna per un progetto-tipo.

Ti giungono le prime proposte? Tempo per la valutazione e per lanciare qualche RDP (richiesta di preventivo) mirata

Le domande fondamentali, ad esempio quale membro del team valuterà le proposte e dove si concentrerà l'attenzione maggiore, devono essere avere una risposta prima dell'arrivo delle proposte.

Potresti scoprire che un sistema a punti richiede molto tempo per valutare le proposte. Fai un elenco dei requisiti indispensabili e di quelli desiderabili. Ad esempio, per il momento potresti non avere bisogno di un glossario terminologico personalizzato, tuttavia questa opzione potrebbe rivelarsi utile in futuro, di qui la necessità di creare una lista delle priorità.

Valuta attentamente cosa fa al caso tuo, ora e in futuro. Dovresti ricavarne una rosa limitata dei candidati più promettenti. Per effettuare una scelta, non trascurare i seguenti criteri:

• La proposta è precisa e ti è pervenuta con puntualità?
• Il fornitore ha esperienza di traduzione e contenuti nel tuo settore di attività?
• È in grado di ampliare i suoi servizi man mano che la tua attività cresce?
• Da quanto tempo esiste l'azienda?

Per la valutazione finale del tuo futuro (o futuri) partner, pensa inoltre a richiedere:

• Referenze a clienti esistenti con un'attività simile alla tua
• Test di traduzione forniti da te: per un raffronto più facile utilizza lo stesso test per tutti i partner preselezionati
• Una RDP è un documento che descrive nei dettagli le opzioni tariffarie di un servizio o prodotto altamente specifico. Chiedi ai potenziali fornitori di inviarti le tariffe dei servizi proposti nella RFP.

Si tratta quindi di uno strumento aggiuntivo, focalizzato sugli aspetti economici.

Inizia con il piede giusto: Onboarding del tuo nuovo fornitore di contenuti globali

Una volta presa la tua decisione su quale fornitore linguistico o di contenuti adottare, ci sono problemi che dovrebbero essere definiti in anticipo, se non sono stati affrontati durante la richiesta di offerta.

• Quali risorse ti sono richieste in anticipo?
• Chi si occuperà dell'implementazione della tecnologia?
• Quale formazione è richiesta?
• Quanto dovrebbero durare i processi?
• Come vengono selezionati i traduttori assegnati al tuo progetto?

Valutazione continua

Dopo aver avviato la tua nuova partnership di traduzione, pianifica controlli regolari e monitora i KPI come la qualità della traduzione, la puntualità nella consegna e la qualità del servizio.

È una buona occasione per valutare i tuoi servizi attuali, come si rapportano a offerte potenzialmente più innovative o partner che meglio si allineano con la tua strategia di crescita.