Insider-Tipps für die erfolgreiche Ausschreibung von Übersetzungsprojekten

Fangen wir mit der grundlegendsten aller Fragen an: 

Was genau ist ein Übersetzungs-RFP?

Ein Übersetzungs-RFP ist eine öffentliche oder auch nur an bestimmte Anbieter gerichtete Ausschreibung mit einer möglichst genauen Projektbeschreibung, damit die Bewerber ein passgenaues Angebot abgeben können. Sie können damit die Angebote der in Frage kommenden Content- und Sprachdienstleister vergleichen. Bitten Sie sie um eine möglichst vollständige Vorstellung der jeweiligen Lösungen – samt ihrer Alleinstellungsmerkmale (USP).

Exakt geplant und entsprechend durchgeführt, bietet ein gut strukturierter RFP-Prozess die richtige Grundlage für alle größeren Ausgaben oder Investitionen Ihres Unternehmens. Das ist nicht nur ein wichtiger Schritt für optimale Ergebnisse und bestmögliche Rendite, sondern hilft auch, potenzielle Verluste zu vermeiden.

Damit sich der Aufwand lohnt, müssen aber zunächst folgende Fragen geklärt werden:

• Welche Szenarien rechtfertigen diese Investition?
• Wie sieht ein RFP aus, das effizient funktioniert und den größten Nutzen bietet?

RFP für Übersetzungsprojekte: Ist das wirklich nötig?

Ein RFP ist besonders sinnvoll für bestimmte Szenarien:

• Wenn bei Ihnen noch kein zentralisierter Standardprozess für Übersetzungen etabliert ist, über den Sie die Qualität, Effizienz, Lieferzeiten und Kosten Ihrer Dienstleister optimieren, obwohl Sie vielleicht schon seit Jahren Übersetzungen abwickeln.
• Es steht ein Großprojekt an, dessen Bearbeitung spezielle Erfahrung und Expertise voraussetzt.
• Sie sind mit dem Status quo Ihres Übersetzungs-Managements unzufrieden. Gründe könnten sein:
  
  • Unzureichende Qualität der Übersetzungen
  • Schlechte Service-Qualität (Kommunikation, Bearbeitungszeiten usw.)
  • Übersetzungsprozesse und Technologie mit Optimierungspotenzial
  • Unvollständiges Service-Angebot
  • Explodierende Übersetzungskosten
  • Wachsender Übersetzungsbedarf / weitere Sprachen

Bevor Sie ans Werk gehen: Vielleicht erstellen Sie erst einmal einen RFI (Request for Information)?

Moment, noch ein Arbeitsschritt mehr?! Viele meinen, ein RFI lasse sich leicht überspringen. Für kleinere Projekte mag das zutreffen – aber Übersetzungs-RFPs sind im Allgemeinen komplexer! Wenn Sie alle Vorabfragen in den RFP packen, entsteht schnell ein unübersichtliches Konstrukt, das niemandem nützt − weder Ihnen noch den angesprochenen Anbietern.

Ein vorgeschalteter RFI bietet gleich mehrere Vorteile:

• Das anschließende RFP ist wesentlich zielgerichteter und übersichtlicher.
• Sie bekommen keine irrelevanten Angebote auf Ihr RFP.
• Die Angebote fallen wesentlich informativer aus und lassen sich besser vergleichen.
• Sie bekommen die richtigen Angebote von den richtigen Anbietern.
• Die wirklich interessantesten Dienstleister werden in der Tat antworten.
• Sie können mit Hilfe des RFI auch schon eine Vorauswahl treffen.

Stellen Sie sich RFIs als eine Art Vorsondierung vor, mit der Sie Ihre Optionen ausloten. Es sollte daher einige allgemeinere, offene Fragen umfassen – nur übertreiben Sie es nicht.

Ziel ist es, Informationen einzuholen, damit Sie nur die interessanten Anbieter in die nächste Runde schicken! Richtig aufgestellt, verschafft Ihnen das RFP einen guten Überblick über den Markt und die verschiedenen Anbieter-Profile – eine große Hilfe, wenn es darum geht, die richtigen Adressaten für Ihre Ausschreibung zu finden.

Das sollte Ihr künftiger Übersetzungs- und Lokalisierungs-Partner können

Nach Auswertung der RFI-Antworten lässt sich in der Regel recht gut abschätzen, welche Content- und Sprachpartner die richtigen sein könnten.

Über diese wesentlichen Fragen sollte nun Klarheit herrschen:

• Ist der physische Standort des Partners für Sie relevant?
• Welche Mindestanforderungen stellen Sie an Erfolgsbilanzen und nachweisbare Erfahrung?
• Eignen sich Ihre Übersetzungsprojekte für Freiberufler:innen?
• Wären auf eine Sprache spezialisierte Anbieter für Sie sinnvoll? Diese sind für die jeweilige Zielsprache meist besonders qualifiziert, wenn es um Stil, Terminologie und natürlichen Gebrauch geht.
• Rechnen Sie mit hohen Volumina, die eher für multilinguale Dienstleister sprechen, die mehrere Sprachen gleichzeitig abdecken? Normalerweise arbeiten diese Anbieter mit Experten für unterschiedlichste Sprachen zusammen und sind in der Lage, Übersetzungen unabhängig von Größe, Zweck und Thema zu liefern.
• Oder brauchen Sie einen weltweit agierenden Content-Partner, der nicht nur die Übersetzung für Sie übernimmt?

Das ist der Fall, wenn Sie mehr brauchen als akkurate Übersetzungen – etwa auch Content-Erstellung, automatisierte Workflows, neueste, effektivste Übersetzungs-Technologie, SEO-Optimierung Ihres digitalen Contents sowie qualifizierte Beratung.

Wenn Sie noch mehr Tipps brauchen, wie Sie den richtigen Übersetzungspartner finden, lesen Sie unseren Blog über die fünf wichtigsten Kernpunkte dieser Entscheidung.

Kurz gesagt: Je größer und komplexer Ihre Projekte sind oder in je mehr Sprachen sie übersetzt werden, desto sinnvoller ist die Zusammenarbeit mit einem globalen Content-Partner mit einem Service-Angebot von A bis Z.

Ihr RFP in der Praxis

Der erste Schritt: Entscheiden Sie bereits im Vorfeld, ob sich das RFP nur an bestimmte oder generell an alle qualifizierten Anbieter richten soll. Gerade für den letzteren Fall ist eine Frist für die Angebotsabgabe sinnvoll!

Stellen Sie, wie bei jedem wichtigen Projekt, auch Ihr RFP-Team schon vor Beginn des Prozesses zusammen. Bestimmte Standardaufgaben gilt es immer zu verteilen:

• Auswerten der Angebote
• Führen von Vertragsverhandlungen
• Vermitteln zwischen sekundären internen Stakeholdern und möglichen Partnern.

Daraus ergibt sich die nächste wichtige Frage:

Welche Stakeholder gehören mit ins Boot?

Einige sind offensichtlich. Aber Sie sollten kein Teil dieses Puzzles übersehen:

• Der Einkauf ist auf jeden Fall mit an Bord. Aber nicht allein; schließlich wird in der Regel diese Abteilung nicht mit den Sprachdienstleistern direkt zusammenarbeiten. 
• Deshalb sind auch die operativen Teams unverzichtbar. Die gewünschten Workflows, die notwendige Integrationstiefe und die KPIs für Qualität, Quantität usw. zu definieren − diese Aufgabe fällt den Strategie-Verantwortlichen aus den jeweiligen Geschäftseinheiten zu.
• IT- und Tech-Teams kommen ins Spiel, wenn es darum geht, die für die moderne Sprachverarbeitung notwendigen Systemintegrationen zu realisieren. Besonders für Automatisierungen der Übersetzungs- und Lokalisierungsprozesse sowie für alles rund um die Systemvoraussetzungen sind sie unverzichtbar. Außerdem bewertet die IT mögliche Risiken und weiß, wie sich diese vermeiden lassen.
• Das Marketing-Team: Vom Content-Marketing bis zur Unternehmenskommunikation, von digitalem Marketing bis Multichannel-Kampagnen: Das Marketing-Team gehört aus vielen Gründen mit an den Tisch. Möchten Sie auch Ihren Social-Media-Content lokalisieren, sporadisch oder in Form ganzer Kampagnen? Dann ist nicht nur die Marketing-Abteilung im Allgemeinen gefragt, sondern auch das Social-Media-Team im Speziellen.
• Produktmanager: Auch sie sind wichtige Stakeholder für Lokalisierungen! In vielerlei Hinsicht baut die Expertise des Marketings auf dem Wissen und dem Kommunikationsbedarf der Produktmanager auf – daher spielen sie auch bei der RFP-Planung eine ähnlich große Rolle.
• Andere Content-Verantwortliche werden leichter vergessen. Zum Beispiel die Personalabteilung (HR): Steuert auch sie Content bei, den es zu übersetzen gilt? Dann muss sie auch in den RFP-Prozess eingebunden werden – damit ihre Anforderungen in Sachen Wortwahl, Stil, Zeitplanung, Fristen und Vertraulichkeit berücksichtigt werden.
• Das für Events zuständige Team hat sehr spezielle Ansprüche; nicht nur in Bezug auf Wording und Stil, sondern auch, was Lokalisierungen von Bildmaterial sowie exakte Zeitplanung mit engen Fristen usw. angeht. Gerade bei mehrsprachigen Konferenzen und Veranstaltungen steigen die Anforderungen, zum Beispiel an Dolmetscher-Dienstleistungen (vor Ort oder remote).
• Technische Experten: Geht es um die Lokalisierung technischer Inhalte, etwa von Produktdokumentationen, Structured Content (XML/DITA) oder anderen branchenspezifischen Unterlagen, zum Beispiel aus der Fertigungsindustrie? In diesem Fall gehören Hersteller, Entwickler und/oder technische Redakteure ebenfalls ins Team! Deren Sprache hat ihre ganz eigenen Ansprüche, gerade im Hinblick auf Glossare und Translation Memories, und die Übersetzung setzt umfangreiche Kenntnisse im jeweiligen Fachgebiet voraus.
• Weitere Stakeholder sind alle, die möglicherweise am ausgangssprachlichen Content mitwirken. Auch ihre Anforderungen gilt es zu erfüllen und mögliche Einschränkungen zu berücksichtigen.

Mit den jeweiligen Stakeholdern an Bord lässt sich viel besser einschätzen, ob ein möglicher Partner alle Erwartungen und Vorgaben erfüllt.

Welche Informationen sollten Sie bereitstellen?

Ganz wichtig: Liefern Sie einen Projektüberblick – und Eckdaten Ihres Unternehmens:

• Wer sind Sie? Details zu Ihren Geschäftsfeldern sowie zu Ihrem Übersetzungs- und Lokalisierungsbedarf.
• Was ist an den bisherigen Übersetzungs- und Lokalisierungsprozessen verbesserungswürdig? Was sind derzeit Ihre größten Herausforderungen und Probleme, wenn es um Übersetzungen geht?
• Wie erging es Ihnen bisher mit Übersetzungsprojekten? Indem Sie Ihre (positiven wie negativen!) Erfahrungen schildern, wird klar, worauf es bei einer künftigen Zusammenarbeit besonders ankommt.
• Worum geht es bei den Projekten grundsätzlich? Schildern Sie Ihre Erwartungen so genau wie möglich. Um welche Art von Content geht es? Welche Plattformen und Kanäle sollen bedient werden?
• Wie sehen Ihre bisherigen internen Lokalisierungsprozesse aus?
• Wie sind Sie technologisch aufgestellt? Welches Website- oder sonstiges CMS (Content-Management-System) nutzen Sie, mit welchen Konnektoren oder Integrationen arbeiten Sie?
• Welche Sprachkombinationen benötigen Sie (inklusive lokaler Sprachvarianten)?
• Wie hoch ist das erwartete Volumen und wie oft benötigen Sie Übersetzungen?
• Um welche Fachgebiete und Content-Formate geht es hauptsächlich, welche Compliance-Anforderungen gilt es zu beachten?

Je genauer das Anforderungsprofil, desto besser können potenzielle Partner ihr Angebot an Ihre spezifischen Bedingungen anpassen.

Danach sollten Sie in Ihrem Übersetzungs-RFP fragen:

Größe und Struktur des Unternehmens

Besonders Umsatz und Anzahl der Vollzeit-Mitarbeiter:innen pro Aufgabenbereich sind als wichtiger Indikator für die Leistungsfähigkeit interessant. Extra-Tipp: Fragen Sie nach der Fluktuationsrate unter Mitarbeitern und Partnern! Eine niedrige Mitarbeiterfluktuation weist auf gutes Management, erfolgreiche Geschäftsführung und eine insgesamt stabile Organisation hin.

Unternehmensstandort(e) 

Hauptstandorte und lokale Niederlassungen eines Übersetzungsdienstleisters lassen Rückschlüsse auf Stärken und Schwächen hinsichtlich der angebotenen Sprachkombinationen zu.

Management und Organigramm 

Informationen zur Unternehmensorganisation und -führung geben einen Einblick in die Unternehmenskultur, damit Sie besser entscheiden können, ob diese zu Ihrem Unternehmen passen wird.

Angaben zum Account Management

Fragen Sie, wie das Account Management gestaltet ist, wer Ihre Ansprechpartner sein werden und welche Kunden-Schnittstellen es geben wird.

Kunden-Referenzen und Fallstudien

Sie dienen vor allem als Qualitätsreferenz, geben Ihnen aber auch einen Eindruck, wo Sie bei diesem Anbieter stehen würden: Ist Ihr Unternehmen im Vergleich zu anderen Kunden eventuell zu groß oder zu klein?

Bitten Sie um Einzelheiten zu übersetzten Volumina, zu den bearbeiteten Sprachkombinationen und Textsorten.

Extra-Tipp: Fallstudien zeigen, ob und wie mögliche Anbieter proaktiv innovative Lösungen einsetzen, um ihre Kunden bei allen Übersetzungs-Anliegen zu unterstützen.

Kosten

Eine strukturierte Vorlage erleichtert den anschließenden Vergleich. Sortieren Sie nach Priorität; folgende Punkte sollten sich im Allgemeinen auf Ihrer Liste finden:

• Preis für Standardübersetzungen, pro Wort oder gegebenenfalls pro Stunde (zum Beispiel beim Post-Editing maschineller Übersetzungen)
• Eventuell unterschiedliche Preise für verschiedene Ausgangs- und Zielsprachen
• Preise für weiterführende Bearbeitung, zum Beispiel DTP-Service
• Mögliche versteckte Onboarding-Kosten, zum Beispiel für Implementierung oder Migration
• Mögliche weitere Abonnementkosten, zum Beispiel für Lizenzen
• Preisnachlässe (etwa für Translation-Memory-Treffer und/ oder hohe Auftrags-Volumina), Zusatzkosten (zum Beispiel für Expresslieferungen über Nacht) und Mindestbestellmengen. 

Extra-Tipp: Bitten Sie um ein Beispiel-Angebot für ein typisches Projekt, um ein Gefühl für die Preisgestaltung zu bekommen!

Übersetzungstechnologie und -prozesse

Haben Sie bereits ein anspruchsvolles technologisches Setup? Sie können auch die Gelegenheit nutzen, sich dafür schon einmal von Ihrem potenziellen Partner beraten zu lassen. Je nach bereits bestehenden Workflows und Technologien benötigen Sie vielleicht auch:

• Übersetzungsmanagement-Systeme (TMS) mit klar definierten Parametern wie Hosting-Umgebung, Verantwortlichkeiten und Standorten
• Wachsende Bibliotheken, mit denen jedes Projekt als Grundlage künftiger Übersetzungen dienen kann
• Klare Prüf- und Freigabeprozesse für Ihre Glossare
• Überprüfung im Kontext
• Cloud-basiertes Bearbeiten im Team
• Eine Dokumenten-Ablagestruktur für jederzeitigen Abruf
• Kundenspezifisch anpassbares Portal zum Managen und Nachverfolgen von Übersetzungsprojekten in Echtzeit
• Optionale direkte Kommunikation mit den Übersetzer:innen
• Weitere Sprachtechnologie-Tools

Qualitätssicherung

Haben Sie bereits ein anspruchsvolles technologisches Setup? Sie können auch die Gelegenheit nutzen, sich dafür schon einmal von Ihrem potenziellen Partner beraten zu lassen. Abhängig von Ihren Workflows und Ihrer technischen Ausstattung: Die Qualität von Übersetzungen ist eine Frage verlässlicher Prozesse. Was zählt, ist eine Kombination aus manuellen und automatischen Qualitätsprüfungen – sowie ein hervorragendes Lieferanten-Management. Besonders wichtig dabei:

• Fragen Sie gezielt nach offiziellen Qualitäts-Zertifizierungen wie ISO 17100 und ISO 18587 (Übersetzungs-Dienstleistungen/ Post-Editieren maschineller Übersetzungen).
• Bitten Sie um Umfrageergebnisse zur Kundenzufriedenheit.
• Erkundigen Sie sich nach dem Umgang mit Nichtkonformitäten.

IT-Infrastruktur, Sicherheit und Datenschutz

Im Übersetzungsprozess sind hochvertrauliche Informationen und Inhalte keine Seltenheit. Ihr Sprachdienstleister muss den vollständigen Schutz Ihrer Daten garantieren können. Bitten Sie mögliche Partner um Details, wie sie Ihre Daten schützen werden.

Kapazität und Verfügbarkeit

Stellen Sie sicher, dass Ihr zukünftiger Anbieter tatsächlich die Kapazitäten für Ihre Übersetzungs-Volumina hat. Fragen Sie nach typischen Bearbeitungszeiten für entsprechende Projekte, nach Geschäfts- und Schließzeiten.

Die ersten Angebote gehen ein? Zeit für die Auswertung und gezielte RFQs

Grundlegende Fragen, etwa wer die Angebote auswertet und was dabei die Prioritäten sind, sollten bereits geklärt sein, wenn die ersten Angebote eingehen.

Ein Punktesystem hilft bei der Auswertung. Erstellen Sie eine Liste; was ist unverzichtbar, was wäre eine gute Ergänzung? Beispiel: Vielleicht benötigen Sie im Moment erstmals kein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Glossar, würden sich aber gerne die Option offenhalten. Dann sollte dieser Punkt in das Ranking einfließen.

Überlegen Sie gut, was am besten Ihrem Profil entspricht – jetzt und in Zukunft! Die vielversprechendsten Kandidaten kommen dann in die engere Wahl. Beachten Sie dabei auch Kriterien wie:

• Wurde das Angebot rechtzeitig eingereicht und präzise erstellt?
• Hat der Anbieter Übersetzungs- und Content-Erfahrung in Ihrer Branche, Ihrem Fachgebiet?
• Kann er mithalten, wenn Ihr Unternehmen wächst?
• Wie lange ist der Anbieter bereits auf dem Markt?

Sie können vor der endgültigen Entscheidung auch noch gut vergleichbare Unterlagen anfordern:

• Referenzen bestehender Kunden, mit ähnlichen Anforderungen wie Sie
• Probeübersetzungen ausgewählter Texte (zum besseren Vergleich wählen Sie identische Beispiele für alle in Frage kommenden Partner)
• Ein RFQ: Ein Dokument mit detaillierten Preisoptionen für definierte Leistungen – also eine exakte Preisliste für die im RFP genannten Anforderungen.

Ein RFQ ist ein zusätzliches Werkzeug innerhalb der Beschaffungs-Workflows, konzentriert auf die finanziellen Aspekte.

Alles bereit für einen guten Start: Das richtige Onboarding für Ihren neuen globalen Content-Partner

Sobald Sie Ihre Entscheidung getroffen und einen Sprach- oder Content-Anbieter ausgewählt haben, klären Sie im Vorfeld einige Punkte, sofern nicht schon im Rahmen des RFP geschehen:

• Welche Ressourcen müssen Sie im Vorhinein bereitstellen?
• Wer sorgt für die technologische Implementierung?
• Welche Schulungen sind erforderlich?
• Wie lange werden die Prozesse voraussichtlich dauern?
• Wie werden die Übersetzer:innen für Ihr Projekt ausgewählt?

Laufende Evaluierung

Planen Sie dauerhaft regelmäßige Überprüfungen ein und überwachen Sie wichtige KPIs wie Übersetzungs- und Service-Qualität, fristgerechte Lieferung usw.

Behalten Sie Ihre Mitbewerber ruhig regelmäßig im Blick. So können Sie die Leistungen Ihres Partners auf den Prüfstand stellen und evaluieren, ob es innovativere Optionen gibt, die besser zu Ihrer Wachstumsstrategie passen.