Los mejores consejos para elaborar una RFP de traducción ganadora

Empecemos por el principio y por la pregunta más fundamental de todas: 

¿Qué es una solicitud de propuesta de traducción o RFP?

Una RFP es el anuncio de un proyecto público o solo por invitación con el que se expone un proyecto y se solicitan ofertas competitivas en licitación de proveedores para cubrir unas necesidades concretas. Permite comparar las ofertas de los proveedores preseleccionados —pidiéndoles que demuestren las soluciones que ofrecerían— con las correspondientes propuestas de venta exclusivas, a fin de distinguir al mejor candidato para el cometido.

Tener un procedimiento de RFP correctamente elaborado y bien organizado es fundamental para cualquier gran inversión o apuesta de tu organización. No es solo una fase decisiva para mejorar el resultado y maximizar el retorno de tu inversión (ROI), sino que también te ayudará a evitar cualquier posible pérdida.

Pero para que el tiempo y los recursos utilizados merezcan la pena, es importante:

• Identificar correctamente las situaciones que justifican verdaderamente esta inversión.
• Saber cómo ejecutar la RFP de la manera más eficiente y provechosa.

¿Seguro que necesitas una RFP de traducción?

La RFP puede ser la mejor opción:

• Si aún no has creado un proceso de traducción estándar centralizado (pese a que lleves tiempo trabajando con traductores), para optimizar la calidad, eficiencia, entrega y supervisión de los proveedores de traducción.
• Si tienes un proyecto a gran escala entre manos que requiere una experiencia y unos conocimientos técnicos específicos.
• Si estás descontento con tu sistema de traducción actual, por lo general por una de las siguientes razones:
  
  • Calidad inadecuada de la traducción
  • Mala calidad del servicio (comunicación, plazos de entrega, etc.)
  • Tecnología y procesos de traducción insuficientes
  • Oferta de servicios incompleta
  • Aumento de los costes de traducción
  • Idiomas adicionales/volúmenes crecientes

Antes de entrar en ello: ¿necesitas primero una RFI (solicitud de información)?

Espera, ¿otro paso más? Hay gente que piensa que la RFI se puede omitir sin problemas. Si bien esto puede ser viable para ciertos proyectos menores, las RFP de traducción tienden a ser más complejas. El bombardeo de preguntas en la RFP acabaría siendo un monstruo inabarcable, y esto no sería provechoso ni para ti ni para los proveedores destinatarios.

Estas son las principales ventajas de implementar primero una RFI previa:

• Tus RFP serán más claras, pertinentes y concisas.
• Evitas tener que procesar respuestas irrelevantes.
• Las respuestas a tu RFP serán mucho más reveladoras y comparables.
• Facilitarás la recepción de respuestas relevantes de proveedores relevantes.
• Habrá muchas más probabilidades de que respondan los proveedores deseados.
• Si lo deseas, con la RFI puedes recopilar primero una pequeña selección de proveedores de traducción.

Piensa en la RFI como una exploración no muy selectiva, que te ayudará a descubrir todas las opciones. Así pues, esta debería incluir unas cuantas preguntas genéricas y abiertas, pero no muchas.

El objetivo es recopilar información y hacer una preselección de posibles socios para la próxima ronda. La RFI correcta ofrece una descripción general de los perfiles de los proveedores, lo cual te ayuda a familiarizarte con el mercado y a seleccionar a los socios adecuados que abordarás en la posterior RFP.

Qué debe tener tu futuro socio de traducción y localización

Una vez evaluadas las respuestas de la RFI, tendrías que ser capaz de definir con bastante precisión qué tipo de socio estás buscando.

Algunas cuestiones fundamentales a las que deberías poder responder en este punto son:

• ¿Te interesa la ubicación física del proveedor?
• ¿Cuáles son tus requisitos mínimos en cuanto a historiales de éxito y experiencia probada?
• ¿Tus proyectos de traducción son aptos para proveedores autónomos?
• ¿Sacarías mejor provecho con proveedores de servicios monolingüísticos, especializados en un solo idioma? Pueden ser expertos en el estilo, terminología y uso de una lengua en concreto.
• ¿El volumen o la extensión prevista requieren proveedores de servicios multilingüísticos? Normalmente, estos proveedores ofrecen expertos en una gran variedad de idiomas y gestionan traducciones de distintos tamaños, con distintos objetivos y de distintas especialidades.
• ¿O necesitas un socio de contenido global, para hacer más que traducciones?

Esto se aplica a los casos en los que no solo necesitas traducciones precisas, sino también crear contenido, automatizar flujos de trabajo con las últimas tecnologías de traducción, optimizar contenido digital para SEO, asesoramiento y servicios de consultoría.

Si quieres más consejos para elegir al socio de traducción adecuado, consulta en nuestro blog el resumen de los cinco aspectos clave que hay que tener en cuenta.

En resumen, cuanto mayor volumen, complejidad o número de idiomas tenga tu proyecto, más probable será que necesites un socio de contenido global con un enfoque integral.

Tu solicitud de propuesta se hace real

Lo primero es lo primero: es vital que decidas de antemano si quieres que tu RFP sea accesible solo por invitación o para cualquier proveedor cualificado. En este caso, será mejor que fijes un plazo para todas las repuestas.

Y, como con cualquier gran proyecto, te recomendamos designar el equipo de la RFP mucho antes de iniciar el proceso. Sus principales responsabilidades serán las siguientes:

• Evaluar las propuestas
• Gestionar las negociaciones contractuales
• Ser el punto de contacto entre las partes interesadas internas secundarias y los posibles socios

Esto nos lleva a la siguiente gran pregunta:

¿A qué partes interesadas deberías incorporar?

Algunas partes interesadas son más evidentes que otras. Asegúrate de no dejar fuera a ninguna de las piezas importantes del rompecabezas:

• Evidentemente, hay que contar con el equipo de adquisiciones, pero no puede hacer todo el trabajo por sí solo, ya que no suele interactuar directamente con los proveedores. 
• Además, tienes que incluir a los equipos operativos en cuestión; los encargados de la planificación estratégica de sus respectivas unidades de negocio tienen que definir los flujos de trabajo deseados, los niveles necesarios de integración, los KPI de calidad y cantidad, etc.
• Los equipos de informática y tecnología también desempeñan un papel fundamental en los procesos de provisión de servicios lingüísticos actuales, por ejemplo, para establecer las opciones de integración de sistemas necesarias. Su papel será fundamental en la automatización de los procesos de traducción/localización y todos los requisitos de sistemas relacionados. Además, tienen que evaluar y evitar los riesgos.
• No dejemos de lado al equipo de marketing. Del marketing de contenidos a las comunicaciones corporativas y de la publicidad digital a las campañas multicanal: hay muchas razones por las que el equipo de marketing es fundamental. ¿Necesitas localizar también contenido de redes sociales, ya sea de forma esporádica o con campañas enteras? Para ello no solo se requiere contar con marketing en general, sino que es conveniente designar un equipo concreto.
• Los gerentes de productos también son partes interesadas en los procesos de localización. Su conocimiento y sus necesidades de comunicación han de complementar la pericia del equipo de marketing en la planificación de la RFP.
• Hay otros responsables de contenido de los que podemos olvidarnos más fácilmente. Por ejemplo: ¿alguno de los contenidos que vas a traducir y localizar incumbe a RR. HH.? Entonces, también hay que incluirlos en el equipo encargado de la RFP para asegurarse de responder a sus necesidades en cuestiones de redacción, estilo, tiempos, plazos y confidencialidad.
• Las necesidades del equipo de planificación de eventos son muy concretas en lo referente a redacción y estilo, pero también en cuanto a la localización de imágenes y brevedad de los plazos/calendario, etc. Si las reuniones y eventos son multilingües, puede que también tengan mayores requisitos para los servicios de interpretación (presenciales o remotos).
• Contar con expertos técnicos es imprescindible si el proyecto objeto de localización incluye contenido técnico, comunicaciones como documentación de productos, contenido estructurado (XML/DITA) u otros documentos típicos de sectores como la industria manufacturera. Asegúrate de incluir a los fabricantes, desarrolladores o gestores de documentación técnica en estos casos. Su jerga tiene sus propias necesidades en términos de glosarios y memorias de traducción, por lo que requiere un conocimiento muy específico de la materia.
• Otras partes interesadas pueden incluir a cualquier persona que pueda ayudar con el idioma de origen, para cerciorarse de cumplir con todas las necesidades y posibles restricciones.

Asegúrate de involucrar a todas las personas pertinentes; de este modo podrás valorar si tu futuro socio es capaz de cumplir cada uno de los requisitos y limitaciones.

¿Qué información deberías facilitar?

Es muy importante dar una descripción general del proyecto, así como información básica sobre la empresa:

• ¿Quién eres? Detalles sobre tu organización y la relación entre la traducción/localización y tus objetivos comerciales.
• ¿Qué le falta a tu sistema actual de procesos de traducción y localización?  ¿Cuáles son los problemas y retos clave que afrontas actualmente en el campo de la traducción?
• ¿Tienes experiencia previa con traducciones? Al compartir tus experiencias anteriores, tanto las buenas como las malas, estarás revelando las claves para que la colaboración funcione.
• ¿Cuáles son los principales objetivos generales del proyecto? Describe tus expectativas con la mayor precisión posible. ¿De qué tipo de contenido se trata? ¿A qué plataformas y canales te vas a dirigir?
• ¿Cómo son tus procesos internos de localización ahora mismo?
• ¿Cómo es tu sistema tecnológico? Por ejemplo, el CMS de tu sitio web o cualquier otro sistema de gestión de contenido y conectores o integraciones que tengas.
• ¿Qué combinaciones lingüísticas necesitas (incluida cualquier variedad local)?
• ¿Con qué frecuencia solicitas traducciones y cuál suele ser su volumen? 
• ¿Cuáles serían los principales ámbitos de especialización y formatos de contenido, incluidos los requisitos de conformidad?

Cuanta más información compartas sobre tus necesidades, más personalizadas serán las propuestas de tus posibles socios.

Qué deberías preguntar en tu solicitud de propuesta de traducción

Estructura y tamaño de la empresa

Esto te interesa en términos tanto de rotación como de volumen de trabajadores en jornada completa, divididos por función, ya que son fuertes indicadores de la capacidad de influencia de la organización. Otro consejo: pregunta sobre la tasa de rotación de sus socios y personal clave. Una rotación de personal baja indica una buena gestión, un negocio próspero y una organización estable.

Ubicación(es) de la empresa 

Las principales ubicaciones y oficinas locales de un proveedor de traducción pueden ser un indicador de sus puntos fuertes y débiles con respecto a las combinaciones lingüísticas que cubren.

Dirección y organigrama de la empresa 

Saber cómo está organizada y dirigida la empresa te dará una idea de su cultura y de si puede ser una opción fiable para tu organización.

Información sobre la gestión de cuentas

Pregunta acerca de la estructura de gestión de cuentas, quiénes serán tus puntos de contacto y qué tipo de interfaces de cliente habrá.

Referencias de clientes y casos prácticos

Además de ser una buena referencia de su calidad, te dará una idea de cómo te verán: ¿preferirías que te vieran como un cliente de mucha o poca importancia, en relación con su cartera de clientes actual?

Pide información detallada sobre el volumen traducido, las combinaciones lingüísticas y los tipos de contenido proporcionados.

Otro consejo: Los estudios de caso pueden decirte si los posibles proveedores se han mostrado proactivos, y de qué manera, a la hora de implantar soluciones innovadoras para resolver los problemas relacionados con las traducciones de sus clientes.

Costes

Lo mejor es tener una plantilla con una estructura que facilite las comparaciones posteriores. Clasifica en función de lo que sea más pertinente para ti, que incluirá, en general, todo o parte de lo siguiente:

• Tarifa de traducción estándar por palabra/por hora (en su caso, por ejemplo, para la posedición de la traducción automática)
• Posibles tarifas diferentes para distintos idiomas de origen y de destino
• Costes de su posterior procesamiento, como la maquetación (DTP)
• Posibles costes de incorporación ocultos, como los de implementación/migración
• Posibles costes de suscripción posteriores, como las licencias
• Cualquier posible descuento (normalmente por coincidencias en la memoria de traducción o por volumen del proyecto), cargos adicionales (como los de la entrega al día siguiente) y tarifas mínimas. 

Otro consejo: pide un presupuesto de muestra, basado en un proyecto estándar, para hacerte una idea del precio total.

Procesos y tecnología de traducción

Tal vez sepas que necesitas un nivel avanzado de tecnología o puedes aprovechar para solicitar una evaluación a tus socios potenciales. Dependiendo de tu configuración tecnológica y de tus flujos de trabajo actuales, podrías necesitar:

• Un sistema de gestión de proyectos de traducción (TMS), con una alineación clara del entorno de hospedaje, la responsabilidad y la ubicación;
• Bibliotecas cada vez mayores, que puedan convertir cada proyecto en una base para futuras traducciones;
• Procesos claros de revisión y aprobación de términos de glosarios;
• Revisiones en contexto;
• Revisiones basadas en la nube para varios usuarios;
• Almacenamiento en repositorio de documentos, recuperables en cualquier momento;
• Portal del cliente personalizable para gestionar y realizar un seguimiento de los proyectos de traducción en tiempo real;
• Comunicación directa con los traductores (opcional);
• Otras herramientas de tecnología lingüística.

Garantía de calidad

Tal vez sepas que necesitas un nivel avanzado de tecnología o puedes aprovechar para solicitar una evaluación a tus socios potenciales. Dependiendo de tus flujos de trabajo y configuración tecnológica actuales, tal vez necesites: Las mejores traducciones se consiguen con procesos eficaces que, por lo general, combinan controles automáticos y manuales de garantía de la calidad con una excelente gestión de proveedores. Por ello te damos algunas pistas clave:

• Pregúntales directamente si tienen certificaciones de calidad reconocidas, como ISO 17100 e ISO 18587 (servicios de traducción/posedición de traducciones automáticas).
• Pídeles los resultados de encuestas de satisfacción de clientes.
• Pregúntales cómo hacen el seguimiento y gestión de las irregularidades.

Infraestructura de TI, seguridad y protección de datos

Los procesos de traducción suelen incluir contenido e información confidenciales, así que es fundamental que tu proveedor de servicios lingüísticos garantice la completa protección de tus datos. Pregúntales a tus posibles socios con qué medidas de seguridad van a proteger tu información.

Capacidad y disponibilidad

Asegúrate de que tu futuro proveedor será capaz de gestionar tus volúmenes de traducción; infórmate sobre plazos de entrega para proyectos típicos, horas de trabajo y cierres de la oficina.

¿Están empezando a llegar las propuestas? Es hora de evaluar y solicitar presupuestos dirigidos

Cuando empiecen a llegar las propuestas, hay que haber definido claramente algunas cuestiones fundamentales, como quién va a evaluar las propuestas que se reciban y en qué se va a centrar más la atención.

Evaluar las propuestas con un sistema de puntuación podría serte de gran ayuda. Haz una lista de los aspectos imprescindibles y de los aspectos deseables. Por ejemplo, tal vez no necesites un glosario personalizado en estos momentos, pero sí quieras tener esa opción en el futuro; por eso es muy práctico poder hacer una clasificación.

Piensa bien en qué necesitas y te viene bien ahora y en el futuro. El resultado debe ser una preselección de los candidatos más prometedores. Para elegir entre estos, no pases por alto los siguientes criterios:

• ¿Las propuestas son precisas y se han recibido dentro de plazo?
• ¿Tienen experiencia en traducción y contenido en tu sector o ámbito?
• ¿Serán capaces de adaptar sus servicios a medida que crece tu negocio?
• ¿Cuántos años llevan ya en funcionamiento?

Para rematar la evaluación de tus futuros socios, no olvides pedir también lo siguiente:

• Referencias de clientes actuales con las mismas necesidades empresariales que las tuyas.
• Traducciones del contenido de prueba que proporcionas; para poder comparar, usa los mismos textos para todos los futuros socios que han cumplido los criterios.
• Una RFQ: un documento que detalla las opciones de precios de un servicio o producto particular; pídeles a los proveedores que te envíen listas de precios de los productos finales propuestos en la RFP.

Una RFQ es una herramienta de búsqueda o abastecimiento adicional que se centra en los aspectos financieros.

Comienza con buen pie: Incorporación de tu nuevo proveedor internacional de contenido

Una vez que hayas tomado la decisión sobre el proveedor lingüístico y de contenido, hay que determinar algunas cuestiones de antemano, si no se han abordado durante la RFP.

• ¿Qué activos van a necesitar de ti al principio?
• ¿Quién llevará a cabo la implementación tecnológica?
• ¿Qué formación se necesita?
• ¿Cuánto tiempo debes esperar que se demoren los procesos?
• ¿Cómo se seleccionará a los traductores para trabajar en tu proyecto?

Evaluación continua

Una vez que inicies tu nueva asociación de traducción, programa revisiones periódicas y haz un control de los KPI, como calidad de las traducciones, puntualidad y calidad del servicio.

También es recomendable explorar el mercado de manera regular, ya que es una buena oportunidad para evaluar tus servicios actuales y cómo se comparan con ofertas o socios potencialmente más innovadores que estén más alineados con tu estrategia de crecimiento.