Lokalisatie van e-commerce: waarom jouw CMS koppelen aan ons TMS

De mogelijkheid om producten en diensten op buitenlandse markten en via meerdere kanalen over de hele wereld aan te bieden, heeft nieuwe zakelijke mogelijkheden geopend voor groeiende en volwassen bedrijven die met succes op hun thuismarkten waren gevestigd en hun activiteiten verder wilden uitbreiden. E-commerce heeft ook geheel nieuwe bedrijfsmodellen gecreëerd die louter op internet als verkoopkanaal zijn gebaseerd om wereldwijd stand te houden en te groeien.

Veel onlineretailers, zowel B2B als B2C, worden echter geconfronteerd met uitdagingen omdat ze een enorme hoeveelheid producten online aanbieden, waarvoor meertalige websitevertaling en lokalisatie vereist is.

Onze ervaring in het werken met e-commerceklanten heeft ons geleerd dat de drie belangrijkste uitdagingen voor e-commercemanagers passende taaltechnologische oplossingen vereisen.

Voordat we er dieper in duiken, eerst even een e-commercewoordenlijst

In deze blog zul je veel acroniemen en merknamen tegenkomen, en voor het geval je niet 100% zeker bent van wat deze betekenen, is hier een handige gids om mee te beginnen:

ERP – enterprise resource planning. Een ERP-systeem helpt bedrijven hun administratie, planning en logistiek geheel of gedeeltelijk af te handelen. ERP's omvatten activiteiten op het gebied van de toeleveringsketen, productie, bedrijfsvoering, rapportage en human resources.

CMS – contentmanagementsysteem. Een tool die de verschillende versies van bestanden en publicaties bijhoudt. Sommige CMS hebben speciale functies om meertalige websites en andere content bij te werken. Er zijn WCMS (web content management system) voor bedrijven zoals Adobe Experience Manager – een beheersysteem voor webcontent met geïntegreerd e-commerceplatform Magento – en gratis opensourcesystemen zoals WordPress.

TMS – translation management system. Een systeem waar je vertaalquotes kunt aanvragen, vertaalopdrachten kunt beheren en al jouw lokalisatieprojecten kunt volgen met betrekking tot tijdlijn, budget en andere KPI's. Je hebt ook toegang tot andere taaltools via het TMS, zoals zelfstandige machinevertaling of terminologiebeheer.

PIM – product information management. Een systeem dat informatie over producten op een gemakkelijk hanteerbare manier verwerkt. Het zorgt dat informatie consistent en correct is en zorgt ervoor dat productinformatie over verschillende kanalen wordt verspreid.

API – application programming interface. Een interface tussen diverse software, waarmee de software kan communiceren en informatie kan uitwisselen.

Nu we onze terminologie met betrekking tot e-commerce op order hebben, kunnen we terug naar ons hoofdonderwerp.

De belangrijkste uitdagingen voor e-commercecontent en hoe je ze kunt oplossen

1. Voortdurend bijgewerkte content

E-tailers werken hun productcatalogi over het algemeen voortdurend bij, soms zelfs dagelijks. Telkens wanneer nieuwe producten worden geïntroduceerd of bijgewerkte versies beschikbaar worden gesteld, krijgen ze er meestal een nieuw stukje tekst bij.

Voor exploitanten van meertalige detailhandelsites geldt dat alle wijzigingen die op de oorspronkelijke site worden aangebracht, ook in de andere taalversies moeten worden doorgevoerd. Dit leidt tot een gestage maar mogelijk ongelijke stroom van grote en kleine tekstsegmenten die snel moeten worden vertaald en gepubliceerd.

In bijzonder moeilijke gevallen is het mogelijk dat een e-tailer slechts enkele van zijn landspecifieke sites wil bijwerken met nieuwe informatie, als bijvoorbeeld een product niet naar alle markten kan worden verzonden. Uiteraard is het ingewikkeld om ervoor te zorgen dat productinformatie wordt bijgewerkt waar en wanneer een e-tailer dat wil.

2. Complex exporteren en handmatige bestandsverwerking

Zonder een handige manier om nieuwe of bijgewerkte segmenten uit hun contentbeheersysteem te halen, nemen klanten vaak hun toevlucht tot een van de volgende twee dingen. Ze exporteren ofwel handmatig tekst door te kopiëren en te plakken van het CMS naar een Word- of Excel-document, ofwel exporteren ze alles wat ze hebben naar een database-indeling zoals .xml.

Geen van deze opties is ideaal. Kopiëren en plakken is tijdrovend en kan gemakkelijk leiden tot fouten, zoals het vergeten te kopiëren van informatie of, wanneer de vertalingen er eenmaal zijn, het plakken van informatie op de verkeerde plaats. Tekst in zijn geheel exporteren garandeerd dat er geen informatie onbedoeld wordt weggelaten, maar deze methode heeft weer andere nadelen. Het grootste nadeel is dat klanten doorgaans meer informatie versturen dan noodzakelijk is.

Als jouw vertaalpartner kunnen taaldienstverleners (LSP) natuurlijk vertaalgeheugens gebruiken om aanpassingen eruit te filteren en reeds vertaald materiaal uit te sluiten. Dit proces uitvoeren telkens als er een update is, kost echter meer tijd en geld, wat met een meer verfijnde aanpak kan worden vermeden. Al met al is het handmatige proces tijdrovend, omslachtig en niet de meest kostenefficiënte manier van werken.

3. Chaos bij contentversiebeheer

Een ander nadeel van handmatige export is dat er vaak verwarring ontstaat wanneer bestanden via e-mail heen en weer moeten worden gestuurd, wat leidt tot problemen met betrekking tot zowel het bijhouden van versies als de blootstelling aan veiligheidsrisico's.

Als voor de vertaling en lokalisatie van meertalige websites verschillende vertaalbureaus worden gebruikt, neemt dit probleem exponentieel toe.

Voeg daar het validatieproces aan toe waarbij interne validators feedback moeten sturen naar de verschillende bedrijven, en je staat voor een ware uitdaging.

Welkom in de wondere wereld van CMS-integratie voor e-commerce

De oplossing voor de kopzorgen met betrekking tot het up-to-date houden van meertalige productinformatie in grote onlineshops en webshops is integratie.

In het ideale scenario stroomt de informatie naadloos tussen het CMS van een e-tailer en het TMS van de vertaalleverancier.

Nieuwe inhoud wordt automatisch geïdentificeerd en naar een vertaal- en lokalisatiepartner gestuurd, en nieuwe taalversies worden vervolgens op de juiste plaats geïmporteerd.

Niet alle e-tailers willen echter de menselijke supervisie volledig elimineren; systemen en CMS-integraties worden steeds lucratiever naarmate allerlei bedrijven ernaar streven de hoeveelheid handmatig werk te verminderen en zo veel mogelijk te automatiseren.

Deze trend heeft niet alleen betrekking op e-tailers, maar op alle bedrijven die veel informatie hebben over bijvoorbeeld producten en marketing. De meeste van hen hebben een PIM-oplossing om de informatie te kunnen verwerken en ook om de productinformatie te verspreiden over meerdere kanalen, zoals webpagina's, onlineshops, productie en marketing.

Integratie vergemakkelijkt het bestandsbeheer, houdt de inhoud actueel, bespaart tijd en verbetert de workflow!

Klanten met frequente inhoudsupdates en een groot vertaalvolume zullen het meest profiteren van CMS-integraties voor e-commerce, maar sommige eenvoudigere integraties (bijv. met WordPress) kunnen ook zeer nuttig en kostenefficiënt zijn, zelfs voor midden- en kleinbedrijven (MKB).

CMS-integratie voor e-commerce, PIM-integratie en meer

Wat de meertalige vertaling en lokalisatie van websites betreft, worden de grootste voordelen doorgaans verkregen doordat de taaldienstverlener integratie mogelijk maakt met het productinformatiesysteem van de klant (dat alle productinformatie, documenten, beschrijvingen, enz. bevat) of het contentbeheersysteem (dat bijv. de documenten en webpagina's van de klant bevat).

Acolad kan van geval tot geval zorgen voor integratie met veel verschillende CMS-systemen. Op deze manier kunnen we met het CMS-systeem van de klant verbinding maken en het proces voor het vertalen van bijvoorbeeld de webpagina's van de klant automatiseren. Wij kunnen de systemen van de klant integreren met onze back-endsystemen om het hele vertaalproces te automatiseren.

Soms vragen klanten of wij een API kunnen leveren. Het antwoord is dat we dat kunnen, maar dat het echt niet nodig is om dat te doen. De reden hiervoor is dat wij een ESB-oplossing (enterprise service bus) met open broncode gebruiken om te zorgen voor een flexibele integratiecontainer die Acolad kan gebruiken om integratie te bieden met vrijwel elk klantsysteem, maar met veel minder inspanning dan het geval is bij point-to-point integraties. De oplossing kan worden gebruikt voor het verzenden van nieuwe orders voor werkzaamheden en voor leveringen.

Acolad kan het integratieproces van het e-commercesysteem versnellen tot slechts twee weken

Acolad biedt ook integratie met de PIM-oplossingen van onze klanten die worden gebruikt om informatie up-to-date te houden in webshops, intranetten, webpagina's en ERP's. PIM-integratie zorgt er bijvoorbeeld voor dat technische documentatie altijd up-to-date is.

Integratie door Acolad kan ook e-mail en FTP-bestellingen omvatten voor klanten die via deze traditionele kanalen willen blijven bestellen. In dit geval gebruiken klanten een specifiek type e-mail dat als sjabloon fungeert en het automatisch aanmaken van offertes mogelijk maakt. Er is geen handmatig werk nodig.

Hoe kun je jouw integratieproces voor e-commerce versnellen?

Integratie kan eigenlijk heel snel en eenvoudig zijn. Wij hebben een kant-en-klare integratieoplossing die we aan het systeem van de klant kunnen koppelen. Als de klant alles klaar heeft en de integratie dringend is, kan Acolad het proces versnellen naar twee weken, maar gemiddeld duurt het integratieproject ergens tussen twee en acht weken.

De snelheid van het proces hangt af van hoe diep de integratie moet gaan, wat voor systemen er gebruikt gaan worden en hoe ingewikkeld het project is. Het tijdschema is ook afhankelijk van:

1. De tijd die de klant nodig heeft om aan te geven hoe hij wil dat het proces werkt.
2. De tijd die de klant nodig heeft om met zijn verschillende oplossingspartners te praten om verbindingen en toegangsrechten tot hun systemen voor Acolad te regelen.

De engineers en de klant bepalen samen de behoeften en stellen een plan op voor het proces.

Tips voor e-commerce-integratie

In onze ervaring is een van de grootste uitdagingen het vinden van de juiste persoon aan de kant van de klant die het project gaat leiden.

Zelfs wanneer de kosten en het tijdschema zijn goedgekeurd en alles in orde is, is de aanhoudende vraag vaak: "En, wie gaat het doen?" Marketingteamleden voelen zich vaak niet op hun gemak met dit soort taken, dus is het belangrijk ervoor te zorgen dat er iemand is die bereid is naar voren te stappen.

Zoals hierboven vermeld, moet je als klant de vereisten specificeren en aangeven welke e-commercecontent of integratie-oplossing jij nodig hebt. Dit is meestal tijdrovender dan verwacht, dus zorg ervoor dat je hiermee rekening houdt in je planning. Als je zelf niet over de middelen beschikt om deze beoordelingsfase te leiden, kan de juiste partner je van diagnose tot implementatie ondersteunen.

En last but not least…

Door jouw opdrachten toe te vertrouwen aan een partner die allesomvattende wereldwijde contentdiensten biedt, in plaats van de content intern op een ad-hocbasis te vertalen, kun je er zeker van zijn dat jouw e-commercevertalingen op de lange termijn consistent en correct worden afgehandeld, en dat je tijd bespaart doordat je de vertaalde content niet handmatig hoeft te extraheren.

Bovendien zal een partner die wereldwijde contentdiensten biedt, altijd gebruikmaken van adequate vertaalgeheugens om ervoor te zorgen dat jij als klant kunt profiteren van eerdere vertalingen, en ook termenbanken gebruiken om consistente terminologie te garanderen.