Verkkokaupan lokalisointi: miksi CMS- ja TMS-järjestelmät kannattaa yhdistää

Mahdollisuus tarjota tuotteita ja palveluja ulkomaisilla markkinoilla ja monissa kanavissa avaa uusia liiketoimintamahdollisuuksia kotimaassaan vakiintuneille kasvuyrityksille, jotka haluavat laajentaa liiketoimintaansa entisestään. Sähköinen kaupankäynti on myös luonut aivan uusia liiketoimintamalleja, joissa kansainvälinen toiminta ja kasvu perustuu yksinomaan internetiin myyntikanavana.

Monilla yrityksillä – sekä B2B- että B2C-sektorilla – on kuitenkin merkittäviä haasteita verkkokaupassa, jos niillä on paljon tuotteita ja ne joutuvat kääntämään ja lokalisoimaan verkkosivustonsa.

Kokemuksemme verkkokauppa-asiakkaiden kanssa toimimisesta on opettanut meille, että verkkokauppajohtajien kolme suurinta haastetta voidaan ratkaista asianmukaisten kieliteknologiaratkaisujen avulla.

Kerrataanpa aluksi hieman sähköisen kaupankäynnin sanastoa

Tässä blogissa esiintyy paljon lyhenteitä ja tuotenimiä. Jos et ole sataprosenttisen varma niiden merkityksestä, tästä listasta voit kätevästi varmistaa, mihin ne viittaavat:

ERP – tuotannonohjaus (enterprise resource planning). ERP-järjestelmä auttaa yrityksiä käsittelemään hallinnon, suunnittelun ja logistiikan tehtävät kokonaan tai osittain. ERP-järjestelmät käsittävät toimitusketjuun, tuotantoon, operatiivisiin toimintoihin, raportointiin ja henkilöstöhallintoon liittyviä toimintoja.

CMS – sisällönhallintajärjestelmä (content management system). Työkalu, joka pitää kirjaa tiedostojen ja julkaisujen eri versioista. Joissakin CMS-järjestelmissä on erityistoimintoja monikielisten verkkosivujen ja muun sisällön päivittämiseen. Saatavilla on kaupallisia järjestelmiä, kuten Adobe Experience Manager, joka on web-sisällön hallintajärjestelmä ja sähköisen kaupankäynnin alusta, sekä avoimen lähdekoodin järjestelmiä, kuten WordPress.

TMS – käännösten hallintajärjestelmä (translation management system). Järjestelmä, jossa voi pyytää käännöstarjouksia, hallinnoida käännöstilauksia ja seurata lokalisointiprojektien aikatauluja, budjetteja ja muita suorituskykymittareita. TMS-järjestelmän kautta voi myös käyttää muita kielityökaluja, kuten konekäännintä tai terminologian hallintaa.

PIM – tuotetietojen hallinta (product information management). Järjestelmä, joka käsittelee tuotteita koskevia tietoja helposti hallittavalla tavalla. Se huolehtii tietojen yhdenmukaisuudesta ja oikeellisuudesta ja toimittaa tuotetiedot eri kanaviin.

API – ohjelmointirajapinta (application programming interface). Eri ohjelmistojen välinen rajapinta, jonka kautta toteutetaan viestintä ja tiedonsiirto eri ohjelmistojen kesken.

Nyt kun verkkokaupan terminologia on hallussa, palataanpa takaisin pääaiheeseen.

Sähköisen kaupankäynnin suurimmat sisältöhaasteet ja niiden ratkaisut

1. Jatkuvasti päivittyvä sisältö

Verkkokaupan ylläpitäjät päivittävät yleensä tuoteluetteloitaan jatkuvasti, joskus jopa päivittäin. Kun uusia tuotteita tuodaan markkinoille tai päivitettyjä versioita tulee saataville, samalla tarvitaan yleensä myös uusia tekstejä.

Monikielisten verkkokauppojen ylläpitäjien on vietävä kaikki alkuperäiseen sivustoon tehdyt muutokset myös muihin kieliversioihin. Tämä saa aikaan jatkuvan mutta mahdollisesti epätasaisen virran pieniä ja suuria tekstiosioita, jotka täytyy kääntää ja julkaista nopeasti.

Erityisen hankalissa tapauksissa verkkokaupan ylläpitäjä haluaa päivittää vain osan maakohtaisista sivustoistaan uusilla tiedoilla, esimerkiksi jos tiettyä tuotetta ei voida toimittaa kaikille markkinoille. Tietojen päivittäminen varmuudella myyjän haluamaan paikkaan ja aikaan voi olla monimutkainen prosessi.

2. Monimutkainen tietojen vienti ja tiedostojen manuaalinen käsittely

Jos käytettävissä ei ole helppoa tapaa poimia uusia tai muuttuneita osioita sisällönhallintajärjestelmästä, asiakkaat turvautuvat usein jompaankumpaan seuraavasta kahdesta menetelmästä. He joko siirtävät tekstiä manuaalisesti kopioimalla ja liittämällä sitä CMS-järjestelmästä Word- tai Excel-asiakirjaan tai vievät kaiken tekstin tietokantamuotoon, kuten .xml-tiedostoon.

Kummassakin vaihtoehdossa on omat ongelmansa. Kopiointi ja liittäminen on aikaa vievää ja voi helposti johtaa virheisiin: kopioitaessa jotain unohtuu tai käännösten toimituksen jälkeen tietoa liitetään väärään paikkaan. Tekstin poimiminen kokonaisuudessaan varmistaa, että mitään tietoa ei vahingossa jää pois, mutta tälläkin menetelmällä on huonot puolensa. Suurin ongelma on, että asiakkaat lähettävät usein enemmän tietoa kuin on tarpeen.

Käännöstoimisto voi tietysti käyttää käännösmuisteja päivitysten käsittelyyn ja aiemmin käännettyjen materiaalien ohittamiseen. Mutta jos tämä prosessi suoritetaan aina, kun uusi päivitys tulee, kuluu aikaa ja aiheutuu kustannuksia, jotka olisi voitu välttää edistyneemmällä lähestymistavalla. Kaiken kaikkiaan manuaalinen prosessi on aikaa vievä, työläs eikä missään tapauksessa kustannustehokkain työtapa.

3. Kaoottinen versiohallinta

Toinen manuaalisen tiedonsiirron haitta on se, että tiedostoja edestakaisin läheteltäessä tapahtuu usein sekaannuksia. Tämä aiheuttaa ongelmia versioiden seurannassa ja altistaa turvallisuusriskeille.

Jos monikielisten verkkosivustojen kääntämiseen ja lokalisointiin käytetään useita käännöstoimistoja, ongelma kasvaa moninkertaisesti.

Kun tähän lisätään vielä validointiprosessi, jossa sisäisten validoijien on lähetettävä palautteensa useisiin eri toimistoihin, voidaan puhua todellisesta haasteesta.

Tervetuloa verkkokaupan CMS-integraation ihmeelliseen maailmaan

Integraatio on ratkaisu ongelmiin, joita syntyy, kun pyritään pitämään monikieliset tuotetiedot ajan tasalla suurissa online-kauppapaikoissa ja verkkokaupoissa.

Ihanteellisessa tapauksessa tieto virtaa saumattomasti verkkokaupan ylläpitäjän CMS-järjestelmän ja käännöspalvelujen toimittajan TMS-järjestelmän välillä.

Uusi sisältö tunnistetaan automaattisesti ja lähetetään käännös- ja lokalisointikumppanille. Uudet kieliversiot puolestaan tuodaan aikanaan oikeaan paikkaan.

Kaikki verkkokauppiaat eivät välttämättä halua luopua kokonaan ihmisen tekemästä valvonnasta. Järjestelmät ja CMS-integraatiot käyvät koko ajan kannattavammiksi, kun monenlaiset yritykset pyrkivät vähentämään manuaalisen työn määrää ja automatisoimaan mahdollisimman suuren osan toiminnoista.

Tämä suuntaus ei koske vain sähköistä kaupankäyntiä vaan kaikkia yrityksiä, joilla on runsaasti esimerkiksi tuote- ja markkinointitietoja. Useimmilla niistä on käytössä PIM-ratkaisu tietojen käsittelyyn sekä tuotetietojen toimittamiseen eri julkaisukanaviin, kuten verkkosivuille, verkkokauppoihin, tuotantoon ja markkinointiin.

Integraatio tukee tiedostojen hallintaa, pitää sisällön päivitettynä, säästää aikaa ja tehostaa työnkulkua!

Asiakkaat, jotka päivittävät sisältöä usein ja joiden käännösvolyymi on suuri, hyötyvät eniten verkkokaupan CMS-integraatioista, mutta jotkin yksinkertaisemmat integraatiot (esimerkiksi WordPressin kanssa) voivat myös olla erittäin hyödyllisiä ja kustannustehokkaita pienissä ja keskisuurissa yrityksissä.

CMS-integraatio, PIM-integraatio ja paljon muuta

Monikielisten verkkosivustojen kääntämisessä ja lokalisoinnissa suurimmat hyödyt saadaan usein siten, että kielipalvelujen toimittaja ottaa käyttöön integraation asiakkaan tuotetietojärjestelmään (joka sisältää kaikki tuotetiedot sekä tuotteita koskevat asiakirjat ja kuvaukset) tai sisällönhallintajärjestelmään (joka yleensä sisältää esimerkiksi asiakkaan asiakirjat ja verkkosivut).

Acolad voi tarjota integraation moniin eri CMS-järjestelmiin tapauskohtaisesti. Muodostamalla yhteyden asiakkaan CMS-järjestelmään voimme automatisoida prosessin esimerkiksi asiakkaan verkkosivujen kääntämistä varten. Voimme integroida asiakkaan järjestelmät omien taustajärjestelmiemme kanssa koko käännösprosessin automatisoimiseksi.

Toisinaan asiakkaat kysyvät, voimmeko tarjota heille API-rajapinnan. Vastaus on ”voimme”, mutta siihen ei oikeastaan ole tarvetta. Tämä johtuu siitä, että käytämme avoimen lähdekoodin ESB (Enterprise Service Bus) -ratkaisua ja siihen perustuvaa joustavaa integraatiosäilöä, jonka avulla Acolad voi tarjota integraation lähes mihin tahansa asiakkaan järjestelmään – ja paljon vähemmällä vaivalla kuin pisteestä pisteeseen toteutetuissa integraatioissa. Ratkaisua voidaan käyttää sekä uusien työtilausten että toimitusten lähettämiseen.

Acolad voi nopeuttaa integraatioprosessin vain kahden viikon pituiseksi

Acolad tarjoaa myös integraation asiakkaidemme PIM-ratkaisuihin, joiden avulla tiedot pidetään päivitettyinä verkkokaupoissa, intraneteissä, verkkosivuilla ja ERP-järjestelmissä. PIM-integraatio varmistaa esimerkiksi sen, että tekninen dokumentaatio on aina ajan tasalla.

Acoladin toteuttamaan integraatioon voi sisältyä myös sähköpostitse ja FTP:n kautta tapahtuva tilaaminen niitä asiakkaita varten, jotka haluavat edelleen tehdä tilauksensa näiden perinteisten kanavien kautta. Tällöin asiakkaat käyttävät määritetyn mallin mukaista sähköpostiviestiä, jonka avulla tarjouspyyntö voidaan luoda automaattisesti. Manuaalista työtä ei tarvita.

Nopea integraatioprosessi

Integraatio voidaan itse asiassa toteuttaa hyvin nopeasti ja helposti. Meillä on valmis integraatioratkaisu, jonka voimme kytkeä asiakkaan järjestelmään. Jos asiakkaalla on kaikki valmiina ja integraatio tarvitaan kiireellisesti, Acolad voi nopeuttaa prosessin vain kahden viikon pituiseksi. Yleensä integrointiprojekti kestää kuitenkin kahdesta kahdeksaan viikkoa.

Prosessin nopeus riippuu siitä, kuinka syvä integraation täytyy olla, millaisia järjestelmiä käytetään ja kuinka monimutkainen projekti on. Muita tarvittavaan aikaan vaikuttavia tekijöitä ovat seuraavat:

1. kuinka kauan asiakkaalta kestää määritellä, miten prosessin tulee toimia
2. kuinka paljon aikaa asiakas tarvitsee neuvottelemiseen eri ratkaisukumppaniensa kanssa, jotta se saa järjestettyä tarvittavat yhteydet ja käyttöoikeudet Acoladille näiden järjestelmiin.

Suunnittelijat ja asiakas määrittelevät yhdessä tarpeet ja laativat prosessisuunnitelman.

Integraatiovinkkejä verkkokaupoille

Kokemuksemme mukaan yksi suurimmista haasteista on löytää oikea henkilö asiakkaan puolelta huolehtimaan projektin hallinnasta.

Senkin jälkeen, kun kustannuksista ja aikataulusta on sovittu ja kaikki on muutoin kunnossa, jäljelle jää usein kysymys: ”Kuka sitten tekee tämän kaiken?” Markkinointihenkilöstö ei usein mielellään ota tämäntyyppistä tehtävää hoitaakseen, joten on tärkeää varmistaa, että halukas henkilö löytyy.

Kuten edellä mainittiin, asiakkaan on määriteltävä, millaisen verkkokaupan sisältö- tai integraatioratkaisun se tarvitsee. Tämä vie usein odotettua enemmän aikaa, joten se on otettava huomioon aikataulun suunnittelussa. Jos yrityksessäsi ei ole sisäisiä resursseja arviointivaiheen johtamiseen, oikea kumppani voi tarjota tukea tarpeiden kartoituksesta aina ratkaisun toteutukseen.

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä...

Luovuttamalla käännöstoimeksiannot ammattimaisen, maailmanlaajuisesti toimivan käännöstoimiston hoidettavaksi sen sijaan, että sisältö käännettäisiin sisäisin voimin aina tarvittaessa, voit olla varma siitä, että verkkokauppasi käännökset ovat yhdenmukaisia ja niitä käsitellään oikein myös pitkällä aikavälillä. Säästät myös aikaa, kun käännettävää sisältöä ei tarvitse poimia manuaalisesti.

Lisäksi ammattimaiset käännöstoimistot käyttävät aina asianmukaisia käännösmuisteja varmistaakseen, että asiakas hyötyy aiemmin tehdyistä käännöksistä, sekä termipankkeja, joiden avulla varmistetaan yhdenmukainen terminologia.