E-Commerce-Lokalisierung: Warum es sich lohnt, CMS und TMS zu verknüpfen

Produkte und Dienstleistungen auf internationalen Märkten und über die verschiedensten Kanäle anzubieten, eröffnet auf der ganzen Welt neue Chancen − nicht nur für Neueinsteiger. Auch in ihren Heimatmärkten fest etablierten Unternehmen gelingt es auf diesem Weg, sich neue Märkte zu erschließen. Durch E-Commerce sind auch völlig neue Geschäftsmodelle entstanden, die für ihr globales Wachstum ausschließlich das Internet als Vertriebskanal nutzen.

Allerdings sind Online-Händler sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich stark gefordert: Sie bieten eine riesige Auswahl an Produkten über ihre Website an, aber diese Website muss in die unterschiedlichsten Sprachen übersetzt und lokalisiert werden.

In unserer Zusammenarbeit mit E-Commerce-Kunden haben sich drei wichtige Felder herauskristallisiert, für die es eine adäquate Sprachtechnologielösung braucht.

Einige wichtige E-Commerce-Begriffe

In diesem Blog stoßen Sie auf etliche Akronyme und Markennamen. Hier eine kurze Auflistung:

ERP – Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System hilft Unternehmen bei der Verwaltung, Planung und Logistik. Zum ERP gehören Lieferkettenmanagement, Fertigung, Betrieb, Berichterstellung und Personalplanung.

CMS – Content Management System. Ein Tool, mit dem Sie den Überblick über die verschiedenen Versionen Ihrer Dateien und Veröffentlichungen behalten. Einige CMS haben spezielle Funktionen zur Aktualisierung mehrsprachiger Websites und Inhalte. Es gibt Web Content Management Systeme (WCMS) für Unternehmen, darunter den Adobe Experience Manager mit der integrierten E-Commerce-Plattform Magento, und es gibt kostenlose Open-Source-Systeme wie WordPress.

TMS – Translation Management System. Ein System, über das Übersetzungsangebote eingeholt, Übersetzungsaufträge verwaltet und Lokalisierungsprojekte in Bezug auf Zeitplan, Budget und andere KPIs nachverfolgt werden können. Über das TMS stehen auch weitere Tools wie maschinelle Übersetzung oder Terminologieverwaltung zur Verfügung.

PIM – Product Information Management. Ein System, in dem Produktinformationen einfach und übersichtlich verwaltet werden. Dieses System sorgt dafür, dass die Informationen immer konsistent und korrekt sind, und verteilt sie auf die verschiedenen Kanäle.

API – Application Programming Interface. Eine Schnittstelle zwischen verschiedenen Softwareprogrammen, damit diese miteinander kommunizieren und Informationen austauschen können.

Das sind die wichtigsten E-Commerce-Begriffe. Kehren wir nun wieder zu unserem Hauptthema zurück.

E-Commerce-Content: Herausforderungen und Lösungen

1. Stets aktueller Content

E-Commerce-Händler aktualisieren ihre Produktkataloge ständig, meistens sogar täglich. Zu jedem neuen oder aktualisierten Produkt wird in der Regel auch ein neuer Text verfasst.

Für Betreiber mehrsprachiger Online-Shops bedeutet das: Jede Änderung an der Original-Website muss in den anderen Sprachen nachgezogen werden. Und so gibt es ständig große und kleine Textsegmente unterschiedlichen Umfangs, die schnell übersetzt und veröffentlicht werden müssen.

Besonders heikel wird es, wenn vielleicht nur einige länderspezifische Webauftritte zu aktualisieren sind, weil ein Produkt zum Beispiel nicht auf allen Märkten verfügbar ist. Sie merken schon: Es ist nicht leicht, Produktinformationen immer zeitnah und genau dort zu aktualisieren, wo es nötig ist.

2. Export und manuelle Dateiverwaltung − ein komplexer Vorgang

Fehlt eine strukturierte Methode, um neue oder aktualisierte Segmente aus dem Content Management System zu extrahieren, behelfen sich Kunden oft wie folgt: Sie exportieren Text per Copy-Paste aus dem CMS in ein Word- oder Excel-Dokument, oder sie exportieren alles, was sie haben, in eine Datenbank und nutzen dabei zum Beispiel das xml-Format.

Keine dieser Optionen ist wirklich empfehlenswert. Copy-Paste ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Oft werden Informationen übersehen oder nach der Übersetzung an der falschen Stelle wieder eingefügt. Wird der gesamte Text exportiert, besteht dieses Risiko natürlich nicht, aber diese Methode hat andere Nachteile. Vor allem übermitteln Kunden auf diese Weise mehr Informationen als eigentlich nötig.

Der Sprachdienstleister (Language Service Provider, LSP) nutzt als Übersetzungspartner zwar sogenannte Translation Memories, um den Text herauszufiltern, der bereits übersetzt wurde. Dieses Verfahren kostet jedoch Zeit und verursacht zusätzliche Kosten, vor allem, wenn es bei jedem Update passiert. Hier gibt es elegantere Lösungen. Kurz gesagt: Manuelle Methoden sind zeit- und arbeitsintensiv und alles andere als kosteneffizient.

3. Chaos bei den Content-Versionen

Ein weiterer Nachteil von manuellen Exporten: Dateien werden per E-Mail verschickt. Da wird es schnell schwierig, bei den Dateiversionen den Überblick zu behalten, ganz zu schweigen von den Sicherheitsrisiken.

Wenn mehrere Übersetzungsanbieter mit der Übersetzung und Lokalisierung mehrsprachiger Websites beauftragt sind, vervielfacht sich dieses Problem.

Wenn dann noch ein Validierungsprozess hinzukommt, bei dem die Übersetzungen intern geprüft werden und das Feedback an verschiedene Übersetzungsanbieter geht, wird die Sache besonders knifflig.

Die wunderbare Welt der CMS-Integration im E-Commerce

Es gibt eine Lösung, um mehrsprachige Produktinformationen in großen Online-Shops auf dem neuesten Stand zu halten. Sie heißt „Integration“.

In einem idealen Szenario werden die Informationen nahtlos zwischen dem CMS des Händlers und dem TMS des Übersetzungsanbieters übermittelt.

Neuer Content wird automatisch erkannt und an den Übersetzungs- und Lokalisierungspartner geschickt und neue Sprachversionen werden anschließend an der richtigen Stelle importiert.

Vielleicht möchten nicht alle Online-Händler vollständig auf eine menschliche Steuerung verzichten. Aber eine CMS-Integration wird immer attraktiver, da sie den manuellen Aufwand reduziert und Prozesse weitestgehend automatisiert − ein erklärtes Ziel vieler Unternehmen.

Das gilt nicht nur für den Online-Handel. Auch an anderer Stelle entstehen große Mengen an Produkt- und Marketinginformationen. Hier empfiehlt sich oft der Einsatz einer PIM-Lösung, um diese zu verwalten und anschließend auf verschiedenen Kanälen – beispielsweise Webseiten, Online-Shops, in Produktion und Marketing – zu veröffentlichen.

Durch eine Integration der Systeme lassen sich die Informationen einfacher auf Stand halten. Außerdem erleichtert es das Verwalten der Dateien. Das spart Zeit und sorgt für effizientere Abläufe.

Vor allem Kunden, die ihren Content häufig aktualisieren und deren Übersetzungsaufwand daher hoch ist, profitieren von der CMS-Integration im E-Commerce. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) empfehlen sich oft auch kleinere Integrationen (zum Beispiel mit WordPress) als praktische und kostengünstige Lösung.

CMS-Integration, PIM-Integration und mehr im E-Commerce

In der Frage der Übersetzung und Lokalisierung mehrsprachiger Websites ist es von Vorteil, wenn der Sprachdienstleister sein System mit dem PIM-System (es enthält alle Produktinformationen, Dokumentationen und Beschreibungen usw.) oder dem Content Management System (in der Regel liegen dort die Kundendokumentation, die Webseiten usw.) des Kunden verzahnen kann.

Acolad bietet die Möglichkeit der Integration in viele verschiedene CMS-Systeme. Durch diese Verknüpfung mit dem CMS-System des Kunden lässt sich die Übersetzung der Webseiten und anderer Inhalte des Kunden automatisieren. Sind die Kundensysteme an unsere Backend-Systeme angedockt, läuft der gesamte Übersetzungsprozess am Ende automatisiert ab.

Manchmal werden wir von Kunden nach einer geeigneten API gefragt. Die haben wir natürlich, es braucht sie aber in der Regel nicht. Wir verwenden bereits eine Lösung auf Basis von Open Source ESB (Enterprise Service Bus). Damit stellen wir eine flexible Integration mit praktisch jedem Kundensystem her − bei weitem nicht so aufwändig wie Einzelintegrationen. Über diese Lösung werden neue Aufträge übermittelt und die Übersetzungen geliefert.

E-Commerce-Systemintegration in nur zwei Wochen

Acolad ermöglicht auch eine Integration mit den PIM-Lösungen unserer Kunden, damit die Informationen in Web-Shops, Intranets und ERP sowie auf Webseiten immer auf dem neuesten Stand sind. Durch eine PIM-Integration ist beispielsweise sichergestellt, dass die technische Dokumentation stets aktuell ist.

Acolad bietet außerdem eine E-Mail- und FTP-Integration zur Auftragsabwicklung für Kunden an, die weiterhin lieber mit diesen klassischen Kanälen arbeiten. In diesem Fall verwenden die Kunden einen bestimmten E-Mail-Typ als Vorlage. Die Angebotserstellung erfolgt dann automatisiert. Manuelle Prozesse entfallen.

Beschleunigte E-Commerce-Integration

Die Integration ist normalerweise ein sehr schneller und einfacher Prozess. Wir bieten eine vorgefertigte Integrationslösung an, die sich direkt mit dem Kundensystem verknüpft. Wenn der Kunde alles vorbereitet hat und die Integration dringend ist, kann Acolad den Prozess auf zwei Wochen verkürzen. Ein reguläres Integrationsprojekt benötigt bis zu acht Wochen.

Wie viel Zeit der Prozess braucht, hängt davon ab, wie sehr die Integration in die Tiefe gehen soll, welche Systeme beteiligt sind und wie komplex das Projekt ist. Der Zeitaufwand wird außerdem durch folgende Faktoren bestimmt:

1. Wie lange braucht der Kunde, um die gewünschten Prozesse zu definieren?
2. Wie lange braucht der Kunde, um mit den verschiedenen Lösungsanbietern die Einrichtung der Verbindungen und der Zugriffsrechte für Acolad auszuhandeln?

Die Technologieexperten und der Kunde definieren gemeinsam den Bedarf und planen den Prozess durch.

Tipps zur Integration im E-Commerce

Nach unserer Erfahrung besteht die größte Hürde darin, beim Kunden die richtige Person für die Projektleitung zu finden.

Selbst wenn Kosten und Zeitrahmen freigegeben sind und alles auf einen guten Weg gebracht ist, stellt sich häufig die Frage: „Wer kümmert sich?“. Marketing-Mitarbeiter fühlen sich mit dieser Aufgabe oft nicht wohl. Es braucht unbedingt eine Person, die sich freiwillig und gern kümmert.

Wie bereits gesagt, müssen Sie als Kunde zunächst Ihren Bedarf definieren und entscheiden, welche Content- oder Integrationslösung Sie für Ihren E-Commerce brauchen. Das ist meist unerwartet aufwändig, daher sollten Sie hierfür ausreichend Zeit einplanen. Sie haben keine geeignete Person im Haus, die führend diese Bewertungsphase übernimmt? Dann kann der richtige Partner Sie von der Diagnose bis zur Implementierung begleiten.

Und zu guter Letzt …

Wenn Sie Ihren Content nicht intern übersetzen, sondern einen globalen Content-Partner beauftragen, der die gesamten Abläufe betreut, können Sie sich auf langfristig konsistente und korrekte Übersetzungen Ihrer E-Commerce-Inhalte verlassen. Auch sparen Sie Zeit, da Sie die zu übersetzenden Texte nicht manuell extrahieren müssen.

Ein globaler Content-Partner setzt außerdem passende Translation Memories ein. So profitieren Sie als Kunde von bereits bestehenden Übersetzungen. Außerdem sorgt eine Termdatenbank für eine konsistente Verwendung Ihrer Terminologie.