Tilslutningsmuligheder: integration af teknologi i oversættelsesprojekter

Procesoptimering er et mål for alle virksomheder, da strømlining af processer frigør penge og tid til kerneforretningen. 

Procesoptimering gælder også for oversættelser. I dette blogindlæg forklarer vi fordelene ved integration og mulighederne for at implementere det.

Hvad betyder integration, når vi taler om håndtering af oversættelser?

I et internationalt forretningsmiljø spiller effektiv håndtering af oversættelser en central rolle. En produktlancering, der finder sted i flere lande, eller en flersproget marketingkampagne med samtidig udrulning, kræver, at alt det nødvendige materiale er tilgængeligt i alle mållandene på tidspunktet for lanceringen. Dette gælder også for alle andre dokumenter. De skal være let tilgængelige og helst med minimalt besvær.

Lad os se, hvordan oversættelsesprocessen forløber, når projektet håndteres via e-mail.

Normalt omfatter den e-mail-baserede oversættelsesproces otte eller ni separate trin, alt efter den aktuelle situation. De kræver alle handling fra enten kundens side eller fra oversættelsesleverandøren. Det er ret sandsynligt, at der inden afsendelse af en anmodning om oversættelse eller tilbud på oversættelse, også har fundet interne processer sted hos kunden.

Så oversættelsesprocessen kan tage sin begyndelse dage eller endda uger før oversætteren modtager den tekst, der skal oversættes.

Hvis der ofte og kontinuerligt er behov for oversættelser, giver det mening at optimere processen. Af samme grund har man udviklet konnektorer, der har til formål at automatisere oversættelsesforløbet så meget som muligt.

Tanken bag integrationen af disse konnektorer er, at virksomhedens materiale kan sendes til oversættelse og returneres med så lidt besvær som muligt. Oversættelsen af en hjemmeside til flere forskellige sprog kan eksempelvis implementeres på en måde, der automatisk sender teksterne til oversættelse, når indholdet til den originale hjemmeside er lavet færdig. Når oversættelserne er færdige, bliver de sendt tilbage til det originale system, og en ny sprogversion af hjemmesiden oprettes automatisk.

Formålet med en integration er at minimere mængden af manuelt arbejde og gøre processen mere automatisk, så medarbejdere kan fokusere på virksomhedens kerneforretning.

Hvad er fordelene ved integration via en konnektor?

Procesautomatisering hjælper virksomhederne på flere måder. Som nævnt ovenfor reducerer integration mængden af ​​manuelt arbejde. Helt konkret betyder det, at det materiale, der skal oversættes, ikke skal downloades separat til en fil og videresendes via e-mail.

Selvom det måske ikke virker særligt tidskrævende at downloade filer og sende dem via e-mail, kan det hurtigt ende med at blive det, hvis opgaven gentages igen og igen, for eksempel ugentligt eller endda dagligt. Man må heller ikke glemme, at de oversatte materialer skal uploades igen til systemet.

For eksempel vil en forfatter, der skriver tekniske tekster, eller en, der skriver indhold til marketing, helt sikkert hellere fokusere på at forbedre det originale indhold end at bruge en stor del af arbejdstiden på at beskæftige sig med oversættelser.

Automatisering mindsker sandsynligheden for menneskelige fejl. Blev alt det materiale, der skulle oversættes, inkluderet i e-mailen? Var det den seneste version af dokumentet, der blev oversat? Den form for automatisering, der indgår i løsninger med konnektorer, sikrer, at alt det materiale, der skal oversættes, bliver oversat, og der tages højde for eventuelle opdateringer af dokumenterne.

Brugen af konnektorer bidrager også til hurtigere lanceringstider. Tiden sparet ved automatisering kan bruges på andre aktiviteter, der fremmer produktets indtrædelse på markedet og salg. Det gælder ikke kun nye produkter. Det gælder også nye markeder.

Det er nemt at føje et nyt målsprog til en eksisterende konnektor. Og når det er tilføjet, er det lige så nemt at oversætte til det nye sprog, som det er til de øvrige. Brugen af en konnektor gør det også nemmere at ekspandere til nye markeder.

Fordelene ved en konnektor omfatter desuden datasikkerhed. Indholdet, der skal oversættes, overføres sikkert mellem virksomhedens indholds- og oversættelsessystemer (CMS og TMS). Ved at bruge en konnektor sikrer du, at materiale, der er kritisk for virksomheden, ikke kan ende i hænderne på tredjepart.

Fordelene ved integrationer i en nøddeskal

• De frigiver ressourcer fra manuelt arbejde
• Mindre manuelt arbejde betyder lavere risici for menneskelige fejl.
• De gør det nemmere at ekspandere til nye markeder
• Integrationer forbedrer datasikkerhed, eftersom det materiale, der skal oversættes, kun sendes mellem CMS- og TMS-systemet.

Hvilke konnektorer kan anvendes til at implementere integrationer?

Fremstillingsindustrien bruger, ligesom andre sektorer, en lang række systemer til håndtering af indhold. Det er ikke ualmindeligt at udvikle skræddersyede systemer, der kan imødekomme virksomhedens specifikke behov, og som kombinerer ERP-, CMS- og produktinformationssystemer.

Med så mange variabler i spil er det umuligt at finde ét system, der fungerer for alle. Integrerede løsninger kan groft inddeles i tre kategorier: standardløsninger, cloud-baserede løsninger og skræddersyede løsninger.

Standardkonnektorer

En standardløsning er en forbindelse, hvor en eksisterende integration, der hurtigt kan implementeres, er blevet udviklet til brug mellem CMS- og TMS-systemet.

Alt afhængig af CMS-systemet kan det være så simpelt som at downloade en CMS-udvidelse, der etablerer en forbindelse mellem CMS- og TMS-systemet. I nogle tilfælde vil forbindelsen være indlejret i CMS-systemet og komme frem som et af systemets funktioner.

Hovedprincippet er, at det skal være nemt at udrulle og bruge konnektoren. Det producerede indhold kan sendes til oversættelse direkte fra CMS-systemet med ganske få museklik. Den færdige oversættelse sendes automatisk tilbage til CMS-systemet – ingen yderligere handling er nødvendig. Alt afhængigt af systemet kan brugeren også få tilsendt en notifikation, når oversættelsen er færdig.

Med Acolad kan en standardkonnektor implementeres i flere indholdsstyringssystemer såsom Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver og SAP Hybris.

Standardkonnektorer egner sig bedst til løsninger, hvor indhold eksempelvis publiceres som simple hjemmesider. Det ideelle operative miljø for en standardkonnektor er et umodificeret CMS-system.

Den største fordel ved en standardkonnektor er, at den er nem og hurtig at udrulle. Og der skal ikke foretages ændringer i systemets kode.

Cloud-baserede integrationer

En cloud-baseret løsning (også kaldet "hot folder") kan bruges, når der ikke findes en standardløsning, og et skræddersyet system er lige i overkanten for dine behov.

I en cloud-baseret løsning bliver det indhold, der skal oversættes, uploadet til en cloud-service, for eksempel SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP eller Google Drive. Cloud-servicen kan programmeres til automatisk at videresende nyt indhold til LSP'en. Når oversættelsen er færdig, sendes det oversatte indhold tilbage til cloud-servicen, hvor kunden kan hente det.

En cloud-baseret løsning er dog ikke den mest automatiserede løsning. Det indhold, der skal oversættes, skal først trækkes ud af CMS-systemet, før det kan sendes videre til oversættelse. På trods af det strømliner denne løsning stadigvæk den egentlige oversættelsesproces betydeligt.

I praksis kan oversættelsesprocessen foregå som følger: Forfatteren af det originale indhold uploader en fil til en cloud-service, for eksempel en Dropbox-mappe på computerens skrivebord. Indholdet sendes automatisk til TMS-systemet, hvorfra det sendes videre til en oversætter med speciale i det givne emne. Når oversætteren er færdig, sendes indholdet tilbage til cloud-systemet, hvor kunden kan hente den og tjekke, at den rammer den tone, der bruges i virksomhedens øvrige kommunikation, og benytter den korrekte terminologi. Alt afhængigt af det anvendte CMS-system kan upload og download af filer fra cloud-systemet automatiseres ved hjælp af et script.

Som det fremgår af navnet "hot folder", er denne løsning synlig for slutbrugeren som mapper. Hvis en virksomhed for eksempel opererer på ti forskellige sprog, kan disse ti sprog lægges i separate undermapper i den givne "hot folder". Bestilling af oversættelser kan for eksempel implementeres, så indholdet uploades til mapperne med de sprog, indholdet ønskes oversat til.

En cloud-baseret "hot folder" er velegnet, hvis der kun lejlighedsvis er brug for oversættelser, og indholdet ikke opdateres ofte. Fordelen ved denne løsning er, at den nemt kan skaleres til et større brugergrundlag.

Selvom løsningen ikke kommer den højeste grad af automatisering, fjerner den cloud-baserede "hot folder" behovet for at sende det materiale, der skal oversættes, via e-mail. Løsningen gør det nemt for den, der bestiller oversættelsen, eller en person i mållandet at få oversættelsen valideret.

Skræddersyede konnektorløsninger

Formålet med en skræddersyet løsning er at udnytte det fulde potentiale ved automatisering. En skræddersyet konnektor er en god løsning, hvis en standardkonnektor ikke dækker alle kundens oversættelsesbehov. Hvis der eksempelvis er behov for kundens validering i løbet af oversættelsesprocessen, kan dette opnås med en skræddersyet løsning. Hvis der er brug for en separat visning i CMS-systemet, hvor brugeren kan se bestillinger af oversættelser, kan dette også implementeres i et skræddersyet system.

Konceptet er grundlæggende det samme som med en standardløsning: Målet er at nedbringe manuelt arbejde og gøre processerne mere automatiserede. I praksis kan processerne automatiseres i en sådan grad, at den næste person, der kommer i besiddelse af indholdet, efter forfatteren af den originale tekst, er oversætteren, som ender med at returnere den.

Når man skræddersyer oversættelsesprocessen, åbner man også op for muligheden for at inkludere forskellige workflows. Ét workflow kunne være maskinoversættelse. Dette er blot et eksempel på nogle af de tilgængelige muligheder, da vi ikke anbefaler at bruge rå maskinoversættelse til ekstern kommunikation. Ved at føje post-editing af maskinoversættelse til processen kan du opnå et slutresultat, der er velegnet til publicering.

Skræddersyede løsninger kan implementeres ved hjælp af en API (Application Programming Interface). CMS- og TMS-systemerne kan designes til at kommunikere med hinanden via API'en.

En API anvendes i tilfælde, hvor en standardkonnektor ikke dækker alle behov. Det kan også være nødvendigt at anvende en API, når CMS- eller produktinformationssystemet ikke som udgangspunkt kan kommunikere med TMS-systemet. Det kan skyldes, at der ikke er nogen konnektor mellem systemerne. Det kan også være nødvendigt med en API i situationer, hvor CMS-systemet er blevet tilpasset virkelig meget for at kunne dække virksomhedens specifikke behov.

Som det er tilfældet med alle specialløsninger, kræver det tid og engagement at lave et skræddersyet system. Men en løsning, der er tilpasset virksomhedens behov, betaler sig, lige så snart processerne er blevet strømlinede og automatiserede.

En skræddersyet konnektor er særligt velegnet, når der ofte og løbende er behov for oversættelser. I fremstillingsindustrien kan det for eksempel dreje sig om opdateringer af dokumentation, manualer og marketingmateriale.

Hvis der er mere end ti sprogkombinationer, får du med en standardløsning eller et skræddersyet system de bedste værktøjer til automatisering af oversættelsesprocessen. Automatisering giver betydelige omkostningsbesparelser, da mængden af ​​manuelt arbejde reduceres så meget som muligt.

Når du bruger en skræddersyet løsning, kan kunden også bruge en API til at oprette konnektoren. Det kræver naturligvis, at virksomheden er i stand til at foretage den nødvendige API-programmering. Acolad hjælper gerne med udviklingen af ​​en konnektor, hvis en oversættelseskunde gerne vil oprette en konnektor mellem deres produktinformations- eller indholdsstyringssystem og Acolads oversættelsesstyringssystem (PIM/CMS <-> TMS)

Spar tid og penge med en integration

Med automatisering integreret i oversættelsesprocessen frigøres ressourcer, der kan bruges bedre andre steder. Selv en simpel konnektorforbindelse vil fjerne manuelle arbejdsfaser fra oversættelsesprocessen. Ved at øge automatiseringen kan oversættelsesprocessen gøres mere flydende, og antallet af manuelle trin kan minimeres. Parterne, der håndterer indholdet, kan i stedet fokusere på deres kerneopgaver. Samtidigt kan produktiviteten øges, og en strømlinet oversættelsesproces kan gøre adgangen til nye markeder lettere.

Har din virksomhed brug for at få oversat teknisk dokumentation og andet indhold på flere sprog? Er du træt af at sende bestillinger af oversættelser via e-mail? Kontakt os, og lad vores eksperter hjælpe dig med at vælge en løsning, der bedst opfylder dine behov.