Vernetzte Content-Workflows: Technologieintegration in der Übersetzung

Prozessoptimierung: Dieses Schlagwort geistert durch alle Unternehmen, denn es verspricht geringere Ausgaben und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Prozesse. 

Prozessoptimierung lässt sich auch im Übersetzungsmanagement realisieren. In diesem Artikel erklären wie Ihnen die Vorteile der Integration und welche Möglichkeiten es dafür gibt.

Integration beim Übersetzungsmanagement: Was ist das?

In internationalen Unternehmen spielen effiziente Übersetzungsprozesse eine wichtige Rolle. Ob Sie ein Produkt gleichzeitig in mehreren Ländern auf den Markt bringen wollen oder eine mehrsprachige Marketingkampagne planen – in jedem Fall müssen alle benötigten Materialien in allen Ländern rechtzeitig in den entsprechenden Zielsprachen verfügbar sein. Das gilt auch für alle anderen Dokumente. Sie müssen leicht zugänglich sein, und das mit möglichst wenig Aufwand.

Schauen wir uns den klassischen Prozess an, bei dem das Projekt per E-Mail abgewickelt wird:

Der E-Mail-basierte Übersetzungsprozess besteht je nach Ausgangssituation aus acht oder neun einzelnen Schritten. Bei jedem Schritt muss entweder der Kunde oder der Übersetzungsdienstleister aktiv werden. Dazu kommen noch mögliche interne Prozesse auf Kundenseite, bevor ein Dokument zur Übersetzung herausgegeben oder ein Angebot eingeholt wird.

Der Übersetzungsprozess beginnt also wahrscheinlich bereits Tage oder sogar Wochen, bevor der Übersetzer den zu bearbeitenden Text überhaupt in den Händen hält.

Werden Übersetzungen häufig oder regelmäßig benötigt, sollte der Prozess optimiert werden. Zu diesem Zweck wurden Konnektoren entwickelt. Sie automatisieren den Übersetzungsprozess weitestgehend.

Bei einer optimalen Integration wird das Ausgangsmaterial dem Übersetzungsdienstleister mit geringstmöglichem Aufwand bereitgestellt − und ebenso die fertigen Übersetzungen den jeweiligen Kunden. So kann eine Webseite, die in mehreren Sprachen erscheinen soll, automatisiert zur Übersetzung weitergeleitet werden, sobald sie in der Ausgangssprache fertiggestellt ist. Nach der Übersetzung wird sie in das Ursprungssystem gespeist, und die Seite wird automatisch auch übersetzt erstellt.

Manuelle Schritte weitestgehend reduzieren und die Automatisierung so weit wie möglich ausbauen, damit sich die Mitarbeiter auf das eigentliche Kerngeschäft konzentrieren können: Das bedeutet Integration.

Was sind die Vorteile einer Integration über Konnektoren?

Die Prozessautomatisierung hilft Unternehmen auf vielfältige Weise. Wie oben erwähnt, reduziert die Integration die manuellen Schritte. Konkret heißt das: Das zu übersetzende Material muss nicht mehr separat in eine Datei heruntergeladen und per E-Mail verschickt werden.

Das Herunterladen von Dateien und Versenden per E-Mail nimmt zwar auf den ersten Blick nicht viel Zeit in Anspruch – wöchentlich oder sogar täglich wiederholt werden diese Schritte aber schnell zur Belastung. Außerdem muss das übersetzte Material zurück in das System geladen werden.

Technische Redakteure oder Content-Autoren würden sich zum Beispiel lieber darauf konzentrieren, den Original-Content weiter zu verbessern, anstatt sich ständig um die Übersetzungen kümmern zu müssen.

Automatisierung reduziert das Risiko menschlicher Fehler. Enthielt die E-Mail das gesamte benötigte Material? Wurde auch wirklich die aktuellste Version des Dokuments übersetzt? Ein Konnektor automatisiert viele Prozesse und stellt sicher, dass das gesamte benötigte Material übersetzt wird und dabei stets die aktuellste Version des Dokuments verwendet wird.

Konnektoren verkürzen die Markteinführungszeit. Die Zeit, die durch die Automatisierung eingespart wird, kann dazu genutzt werden, die Markteinführung und den Verkauf anzukurbeln. Das betrifft nicht nur neue Produkte, sondern auch neue Märkte.

Bestehende Konnektoren lassen sich problemlos um neue Zielsprachen erweitern. Dadurch können Dokumente schnell und leicht in die neue Sprache übersetzt werden. Konnektoren erleichtern auch den Eintritt in neue Märkte.

Ein weiterer Vorteil von Konnektoren: die Datensicherheit. Das zu übersetzende Material wird nur zwischen dem Content-Management-System und dem Übersetzungs-Management-System übermittelt. Konnektoren stellen sicher, dass geschäftskritische Dokumente nicht in die Hände von unbefugten Dritten gelangen.

Die Vorteile der Integration auf einen Blick

• Entlastung von Ressourcen durch weniger manuelle Schritte
• Weniger manuelle Schritte bedeuten weniger menschliche Fehler
• Leichterer Eintritt in neue Märkte
• Höhere Datensicherheit: Das zu übersetzende Material wird nur zwischen dem Content-Management-System und dem Übersetzungs-Management-System übermittelt

Welche Konnektoren stehen für die Integration zur Verfügung?

In der Fertigungsindustrie, aber auch in anderen Branchen werden die unterschiedlichsten Content-Management-Systeme eingesetzt. Nicht selten werden auch eigens kundenspezifisch zugeschnittene Systeme entwickelt − in der Regel zusammengestellt aus ERP-, Content-Management- und Produktinformations-Systemen.

Es sind also viele Variablen im Spiel. Klar, dass da nicht jedes System zu jedem Unternehmen passt. Integrierte Lösungen lassen sich grob in drei Kategorien unterteilen: Systeme „von der Stange“, sogenannte „Hotfolder“ und kundenspezifische Lösungen.

Standard-Konnektoren

Ein Standard-Konnektor für die Verbindung von Übersetzungs-Management- (TMS) und Content-Management-System (CMS) ermöglicht eine schnelle Integration beider Welten.

Je nach CMS wird für die Implementierung des Konnektors einfach eine entsprechende Erweiterung heruntergeladen, die CMS und TMS verbindet. In einigen Fällen ist der Konnektor bereits in das CMS eingebettet und erscheint als eine der Systemfunktionen.

Worum es geht, ist das unkomplizierte Bereitstellen und Nutzen des Konnektors. Der erstellte Content wird mit nur wenigen Klicks direkt über das CMS zum Übersetzen bereitgestellt. Das Ergebnis wird dann automatisch wieder in das CMS geliefert, und das ohne weitere Interaktion. Manche Systeme benachrichtigen die Benutzer, wenn die Übersetzung abgeschlossen ist.

Acolad bietet Standardkonnektoren für mehrere Content-Management-Systeme an, darunter für Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver und SAP Hybris.

Standardkonnektoren sind eine gute Lösung, wenn der Content zum Beispiel als einfache Webseite veröffentlicht werden soll. Die ideale Betriebsumgebung für Standardkonnektoren ist ein Standard-CMS − eines, das nicht modifiziert wurde.

Der Hauptvorteil von Standardkonnektoren: Sie sind einfach und schnell bereitgestellt, ohne dass Systemcode verändert werden müsste.

Integration per Hotfolder

Eine Hotfolder-Lösung bietet sich an, wenn kein Standardkonnektor verfügbar ist und eine kundenspezifische Lösung zu aufwändig wäre.

Dabei wird Content in einen Cloud-Dienst wie SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP oder Google Drive geladen. Dieser lässt sich so einrichten, dass neuer Content automatisch an den Übersetzungs-Dienstleister weitergeleitet wird. Nach Abschluss der Übersetzung steht diese in der Cloud für die jeweiligen Kunden zum sofortigen Download bereit.

Eine Hotfolder-Lösung bietet also nicht den höchsten Automatisierungsgrad: Der zu übersetzende Content muss zunächst aus dem Content-Management-System exportiert werden. Dennoch führt sie zu einer deutlichen Optimierung des gesamten Übersetzungs-Prozesses.

In der Praxis sähe das zum Beispiel so aus: Der Verfasser des Original-Contents lädt die Datei in einen Hotfolder, etwa einen Dropbox-Ordner auf dem PC. Der Content wird automatisch an das Übersetzungs-Management-System übermittelt und geht von dort an die spezialisierte Übersetzerin oder den spezialisierten Übersetzer. Nach der Übersetzung geht der Content wieder in den Hotfolder. Die Kundenseite lädt das Ergebnis herunter und verifiziert, dass alle Stil- und Terminologievorgaben beachtet wurden. Je nach CMS können Up- und Download in bzw. aus dem Hotfolder per Skript automatisiert ablaufen.

Wie der Name bereits sagt, sieht der Endbenutzer einen Ordner. Wenn das Unternehmen zum Beispiel in zehn verschiedenen Sprachen tätig ist, können für jede dieser zehn Sprachen eigene Unterordner im Hotfolder angelegt werden. Bei einem Übersetzungsauftrag wird der Content dann beispielsweise in die Ordner der Sprachen hochgeladen, für die eine Übersetzung benötigt wird.

Eine Hotfolder-Lösung ist ideal, wenn Übersetzungen nur gelegentlich benötigt und Inhalte nicht ständig aktualisiert werden. Vorteil dieser Lösung ist die unkomplizierte Anpassung an viele Benutzer.

Dies ist vielleicht nicht die höchstmögliche Automatisierung, aber es müssen keine E-Mails mehr hin- und hergeschickt werden. Dabei können Auftraggeber oder eine geeignete Instanz im Zielland die Übersetzung unkompliziert freigeben.

Kundenspezifische Konnektoren

Kundenspezifische Konnektoren erzielen ein Höchstmaß an Automatisierung. Sie sind bestens geeignet, wenn Standard-Konnektoren den Kundenansprüchen nicht mehr gerecht werden. Zum Beispiel können Kunden damit bereits während der Übersetzung etwas validieren. Auch eine separate Ansicht für den Überblick über die Übersetzungsaufträge im Content-Management-System ist möglich.

Das Grundprinzip ist natürlich das Gleiche wie bei Standardkonnektoren: minimaler manueller Aufwand, maximaler Automatisierungsgrad. In der Praxis kann der Prozess so weit automatisiert werden, dass nur Autoren und Übersetzer den Content „anfassen“.

Ein kundenspezifisch angepasster Übersetzungsprozess erlaubt auch die Auswahl von Workflows. Einer könnte etwa die maschinelle Übersetzung sein. Aber Vorsicht: Verwenden Sie keine rein maschinellen Übersetzungen für die externe Kommunikation! Erst mit anschließenden Post-Editing lässt sich eine veröffentlichungsreife Qualität erreichen.

Kundenspezifische Lösungen lassen sich via API (Application Programming Interface) konfigurieren. Über das Interface kommuniziert das Übersetzungs- mit dem Content-Management-System.

APIs sind die Lösung, wo Standard-Konnektoren nicht mehr ausreichen. Essenziell sind sie natürlich auch immer dann, wenn Content-Management- oder Produktinformations-Systeme standardmäßig nicht mit dem Übersetzungs-Management-System kommunizieren können, weil sie per se durch keinerlei Konnektoren verbunden sind. Ein weiteres Szenario sind Fälle, in denen das Content-Management-System stark auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten ist.

Wie jede Maßarbeit erfordert auch die Entwicklung eines kundenspezifischen Konnektors Zeit und Ressourcen. Doch wenn die Prozesse erst einmal perfekt aufeinander abgestimmt sind und die Automatisierung live geht, zahlt sich die Lösung aus.

Ein kundenspezifischer Konnektor ist vor allem zu empfehlen, wenn häufig und regelmäßig Übersetzungsbedarf anfällt, zum Beispiel in der Fertigungsindustrie, wo oft Unterlagen, Handbücher oder Marketingmaterialien aktualisiert werden müssen.

Allgemein sind auch bei mehr als zehn Sprachpaaren, je nach Unternehmenssituation, ein Standard- oder ein kundenspezifischer Konnektor der beste Weg, den Übersetzungsprozess zu automatisieren. Durch die Automatisierung, also die Reduzierung der manuellen Schritte, können die Ausgaben deutlich gesenkt werden.

Bei einer benutzerdefinierten Lösung nutzt der Kunde die API, um einen Konnektor zu erstellen. Dafür braucht es natürlich Entwickler, die sich mit API-Programmierung auskennen. Acolad hilft seinen Kunden gerne bei der Entwicklung benutzerspezifischer Konnektoren als Schnittstelle zwischen dem eigenen Produktinformations- oder Content-Management-System und dem Übersetzungs-Management-System von Acolad.

Integration spart Zeit und Geld

Durch die Automatisierung von Übersetzungsprozessen werden Ressourcen frei, die an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden können. Selbst der einfachste Konnektor reduziert die manuellen Schritte in einem Übersetzungsprozess. Je stärker die Automatisierung, desto weniger manuelle Schritte gibt es und desto reibungsloser läuft der Übersetzungsprozess. Alle Parteien, die an der Bearbeitung des Contents beteiligt sind, können sich dann wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Gleichzeitig wird die Produktivität gesteigert und der optimierte Übersetzungsprozess erleichtert den Eintritt in neue Märkte.

Braucht Ihr Unternehmen technische Unterlagen und anderen Content in verschiedenen Sprachen? Verschicken Sie Übersetzungsaufträge immer noch per E-Mail? Dann kontaktieren Sie uns. Unsere Experten helfen Ihnen, die Lösung zu finden, die am besten zu Ihrem Bedarf passt.