Contentconnectiviteit: Integratie van technologie in vertaling

Elke bedrijf streeft naar procesoptimalisatie. Door processen te stroomlijnen, komt er geld en tijd vrij voor de essentiële bedrijfsactiviteiten. 

Procesoptimalisatie geldt ook voor vertaalbeheer. Deze blogpost gaat over de voordelen van integratie en de beschikbare opties voor de implementatie.

Wat betekent integratie bij vertaalbeheer?

Het effectieve beheer van vertalingen speelt een cruciale rol in een internationale bedrijfsomgeving. Bij een productlancering in meerdere landen of een meertalige marketingcampagne die gelijktijdig wordt gelanceerd, moet al het nodige materiaal op het moment van de lancering beschikbaar zijn in alle doellanden. Dit geldt ook voor alle andere documenten. Zij moeten vlot verkrijgbaar zijn, bij voorkeur met zo weinig mogelijk inspanningen.

Laten we eens kijken hoe het vertaalproces eruitziet wanneer het project via e-mail wordt behandeld.

Afhankelijk van de situatie bestaat het op e-mail gebaseerde vertaalproces doorgaans uit acht of negen afzonderlijke stappen. Deze vereisen allemaal actie van de klant of van de vertaalprovider. De kans is groot dat er al vóór de verzending van een vertaal- of offerteaanvraag interne processen hebben plaatsgevonden bij de klant.

Dit betekent dus dat het vertaalproces al dagen of zelfs weken voordat de vertaler de te vertalen tekst ontvangt, aanvangt.

Indien er vaak en voortdurend vertalingen nodig zijn, is het belangrijk om het proces te optimaliseren. Er bestaan dan ook connectoren om het vertaalproces zo veel mogelijk te automatiseren.

Het idee achter integratie is ervoor zorgen dat het beoogde vertaalmateriaal van het bedrijf naar de provider van vertaaldiensten wordt verstuurd en moeiteloos wordt teruggestuurd. Zo kan de vertaling van een webpagina naar meerdere talen bijvoorbeeld zo worden geïmplementeerd dat het materiaal automatisch voor vertaling wordt doorgestuurd nadat de originele webpagina klaar is. Zodra de vertalingen klaar zijn, worden zij teruggestuurd naar het originele systeem en wordt automatisch een nieuwe taalversie van de webpagina gecreëerd.

Het doel van integratie is de hoeveelheid manueel werk tot een minimum te beperken en automatisering te maximaliseren, zodat werknemers zich kunnen toespitsen op de kernactiviteiten van het bedrijf.

Wat zijn de voordelen van integratie via een connector?

Procesautomatisering is om verschillende redenen nuttig voor bedrijven. Zoals hierboven vermeld, leidt integratie tot minder manueel werk. Concreet betekent dit dat het te vertalen materiaal niet afzonderlijk naar een bestand gedownload en via e-mail doorgestuurd hoeft te worden.

Het lijkt alsof het downloaden van bestanden en het verzenden ervan via e-mail niet veel tijd in beslag neemt, maar als je dit wekelijks of zelfs dagelijks moet doen, is het toch een hele last. Er mag ook niet worden vergeten dat de vertaalde materialen opnieuw geüpload moeten worden naar het systeem.

In plaats van een groot deel van de werktijd te spenderen aan de verwerking van vertalingen, wil een technische schrijver of marketingcontentcreator natuurlijk veel liever tijd en aandacht besteden aan het verbeteren van de originele content.

Bovendien verlaagt automatisering de kans op menselijke fouten. Is al het te vertalen materiaal bij de e-mail gevoegd? Werd de laatste versie van het document vertaald? Door de automatisering die deel uitmaakt van een connectoroplossing, wordt al het te vertalen materiaal vertaald en wordt er rekening gehouden met eventuele updates van de documenten.

Het gebruik van een connector zorgt ook voor een betere time-to-market. De tijd die jij bespaart dankzij automatisering kan worden toegekend aan andere activiteiten die de marktintroductie en verkoop van het product bevorderen. Het gaat hierbij niet enkel om nieuwe producten. Dit geldt namelijk ook voor nieuwe markten.

Het is heel simpel om een nieuwe doeltaal toe te voegen aan een bestaande connector. En zodra dit gebeurd is, verlopen vertalingen naar de nieuwe taal even vlot als eerdere vertalingen. Het gebruik van een connector maakt de uitbreiding naar nieuwe markten eenvoudig.

Een van de voordelen van een connector is gegevensbeveiliging. De te vertalen content wordt veilig doorgegeven tussen het contentbeheersysteem van het bedrijf en het vertaalbeheersysteem. Het gebruik van een connector waarborgt dat bedrijfskritisch materiaal niet terechtkomt in de handen van derde partijen.

De voordelen van integratie in een notendop

• Resources hoeven zich niet langer bezig te houden met manueel werk
• Minder manueel werk betekent minder kans op een menselijke fout
• Dit maakt de uitbreiding naar nieuwe markten eenvoudig
• Het verbetert de gegevensbeveiliging, omdat het te vertalen materiaal enkel wordt doorgegeven tussen het contentbeheersysteem en het vertaalbeheersysteem

Welke connectoroplossingen zijn beschikbaar om integratie te implementeren?

Net zoals andere sectoren gebruikt de verwerkende industrie heel wat verschillende contentbeheersystemen. Het is niet ongebruikelijk om volledig gepersonaliseerde systemen te ontwikkelen die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van het bedrijf, waarbij ERP, contentbeheer- en productinformatiesystemen worden gecombineerd.

Omdat er heel wat variabelen meespelen, is het duidelijk dat één enkel systeem niet voor iedereen kan werken. Geïntegreerde oplossingen kunnen ruwweg worden ingedeeld in de volgende drie categorieën: kant-en-klare oplossingen, "hot folder"-oplossingen en oplossingen op maat.

Kant-en-klare connectoren

Een kant-en-klare connector behelst de ontwikkeling van een bestaande integratie die snel kan worden geïmplementeerd voor gebruik tussen het contentbeheersysteem (CMS) en het vertaalbeheersysteem (TMS).

Afhankelijk van het CMS kan de implementatie van de connector zo eenvoudig zijn als het downloaden van een CMS-extensie die een verbinding tussen het CMS en het TMS maakt. In een aantal gevallen is de connector geïntegreerd in het CMS en zichtbaar als een van de functies van het systeem.

Het voornaamste principe is dat het heel eenvoudig is om de connector in te schakelen en te gebruiken. In enkele muisklikken kan de aangemaakte content rechtstreeks vanuit het CMS worden verstuurd voor vertaling. Als de vertaling klaar is, wordt deze automatisch teruggestuurd naar het CMS zonder dat er bijkomende actie nodig is. Afhankelijk van het systeem krijgt de gebruiker ook een melding wanneer de vertaling klaar is.

Acolad kan een kant-en-klare connector inschakelen voor diverse contentbeheersystemen, zoals Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver en SAP Hybris.

Kant-en-klare connectoren zijn het meest geschikt wanneer de content wordt gepubliceerd als bijvoorbeeld webpagina's. De ideale werkomgeving voor kant-en-klare connectoren is een CMS waaraan geen wijzigingen zijn doorgevoerd.

Het sterkste punt van kant-en-klare connectoren is dat zij snel en gemakkelijk kunnen worden ingezet. Het is niet nodig om de systeemcode aan te passen.

Integratie via hot folder

Een "hot folder"-oplossing kan worden gebruikt wanneer er geen kant-en-klare connector beschikbaar is en een connector op maat te omvangrijk is voor de behoeften.

Bij een "hot folder"-oplossing wordt de te vertalen content geüpload naar een clouddienst zoals SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP of Google Drive. De dienst kan zo geprogrammeerd worden dat nieuwe content automatisch wordt doorgestuurd naar de provider van vertaaldiensten. Als de vertaling klaar is, wordt de vertaalde content teruggestuurd naar de clouddienst waar de klant het kan terugvinden.

Een "hot folder"-oplossing vormt echter niet het hoogst mogelijke niveau van automatisering. De te vertalen content moet uit het contentbeheersysteem worden gehaald alvorens het kan worden doorgestuurd voor vertaling. Dit type oplossing zorgt wel voor een aanzienlijke vereenvoudiging van het huidige vertaalproces.

In de praktijk kan het vertaalproces als volgt verlopen: De auteur van de originele content uploadt een bestand naar een hot folder, bijvoorbeeld een Dropbox-folder op de Desktop. De content wordt automatisch doorgegeven aan het vertaalbeheersysteem en van hieruit wordt het doorgestuurd naar een vertaler die gespecialiseerd is in het onderwerp. Als de vertaler klaar is met het werk, wordt de content teruggestuurd naar de hot folder waar de klant het kan vinden en controleren of de in de tekst gebruikte schrijfstijl en terminologie overeenstemmen met de overige communicatie van het bedrijf. Afhankelijk van het CMS kan het uploaden naar en downloaden van de hot folder automatisch gebeuren via een script.

Zoals je uit de naam kunt afleiden, is deze oplossing voor de eindgebruiker zichtbaar in de vorm van mappen. Is een bedrijf bijvoorbeeld actief in tien verschillende talen, dan kunnen deze tien talen als afzonderlijke submappen worden gedefinieerd in de hot folder. Het bestellen van vertalingen kan zo worden geïmplementeerd dat de content geüpload wordt naar de mappen van de talen waarvoor een vertaling nodig is.

Een "hot folder"-oplossing is ideaal wanneer vertalingen slechts af en toe nodig zijn en de content niet vaak wordt bijgewerkt. Het voordeel van de oplossing is dat het gemakkelijk kan worden aangepast aan een grote gebruikersbasis.

Hoewel de "hot folder"-oplossing niet het hoogste automatiseringsniveau biedt, zorgt die er wel voor dat het niet langer nodig is om vertaalmateriaal via e-mail te sturen. Deze oplossing maakt het ook mogelijk om de vertalingen vlotter te valideren door de persoon die de vertaling bestelt of een persoon in het doelland.

Connectoren op maat

Het idee achter een connector op maat is om het volledige potentieel van automatisering te benutten. Een connector op maat is ook een goede oplossing wanneer een kant-en-klare connector niet kan voldoen aan alle vertaalbehoeften van de klant. Indien de persoonlijke validatie van de klant bijvoorbeeld nodig is tijdens het vertaalproces, kan hiervoor worden gezorgd dankzij een connector op maat. Indien er behoefte is aan een afzonderlijke weergave waarmee de gebruiker vertaalbestellingen in het contentbeheersysteem kan bekijken, kan dit tevens worden geïmplementeerd via personalisering.

Het basisconcept is hetzelfde als bij een kant-en-klare connector, want het doel is enerzijds om de hoeveelheid manueel werk tot een minimum te beperken en anderzijds om automatisering te maximaliseren. In de praktijk betekent dit dat het proces zo kan worden geautomatiseerd dat de vertaler – na de auteur van de oorspronkelijke content – de eerstvolgende persoon is die de content in handen krijgt en uiteindelijk terugstuurt.

Personalisering van het vertaalproces maakt het ook mogelijk om een workflowselectie op te nemen in het proces. Een van die workflows zou machinevertaling kunnen zijn. Dit is slechts een voorbeeld van de beschikbare mogelijkheden, want wij raden onbewerkte machinevertaling niet aan voor externe communicatie. Een eindresultaat dat wel geschikt is voor publicatie, kan worden bereikt door post-editing van machinevertaling toe te voegen aan het proces.

Oplossingen op maat worden mogelijk gemaakt door een Application Programming Interface (API). Via de API kunnen het contentbeheersysteem en het vertaalbeheersysteem worden opgesteld om met elkaar te communiceren.

Een API wordt gebruikt wanneer een kant-en-klare connector niet aan alle behoeften voldoet. Het is tevens nodig wanneer het contentbeheer- of productinformatiesysteem standaard niet kan communiceren met het vertaalbeheersysteem. Dit is het geval als er geen connector is tussen de systemen. De behoefte kan zich tevens voordoen wanneer het contentbeheersysteem uiterst gepersonaliseerd is en afgestemd is op de specifieke behoeften van het bedrijf.

Net zoals bij alle personalisering vereist de creatie van een connector op maat tijd en toewijding. Een oplossing op maat is evenwel de moeite waard, want het zorgt voor stroomlijning van de processen en meer automatisering.

Een connector op maat is het meest geschikt wanneer de vertaling van content vaak en voortdurend nodig is. In de productiesector kan dit bijvoorbeeld betrekking hebben op het bijwerken van documentatie, handleidingen of marketingmateriaal.

Zijn er meer dan tien talencombinaties voor de vertaling, dan vormen kant-en-klare connectoren of connectoren op maat de beste tools voor de automatisering van het vertaalproces. Automatisering gaat gepaard met aanzienlijke kostenbesparingen omdat het manuele werk zo veel mogelijk teruggedrongen wordt.

Bij een oplossing op maat kan de klant de API ook gebruiken om de connector te creëren. Hiervoor is het wel nodig dat het bedrijf over de nodige vaardigheden inzake API-programmering beschikt. Acolad helpt graag met de ontwikkeling van een connector indien een vertaalklant een connector wil creëren tussen hun productinformatie- of contentbeheersysteem en het vertaalbeheersysteem van Acolad.

Bespaar geld en tijd dankzij integratie

Door automatisering toe te voegen aan het vertaalproces, komen er resources vrij die ingezet kunnen worden waar de nood het hoogst is. Zelfs bij een eenvoudige connectie kan manueel werk grotendeels uit het vertaalproces gehaald worden. Meer automatisering leidt tot een soepeler vertaalproces en een beperkt aantal manuele stappen. Hierdoor kunnen de partijen die verantwoordelijk zijn voor content, zich volledig toeleggen op hun kerntaken. Met een gestroomlijnd vertaalproces kan de productiviteit bovendien verhoogd worden en verloopt de introductie op nieuwe markten vlotter.

Moet jouw bedrijf technische documentatie en andere content laten vertalen naar meerdere talen? Wil jij jouw vertaalaanvragen niet langer via e-mail sturen? Neem contact met ons op – onze experts helpen je met het kiezen van de oplossing die het beste bij jou past.