Konnektivitet för innehåll: Teknikintegrering i översättning

Processoptimering är ett mål för alla företag. Att förenkla processer sparar både pengar och tid som kan frigöras till företagets kärnverksamhet. 

Processoptimering kan även tillämpas för hantering av översättningar. I det här blogginlägget förklarar vi fördelarna med integrering och berättar vilka alternativ som finns.

Vad innebär integrering inom översättningshantering?

I en internationell affärsmiljö spelar effektiv hantering av översättningar en viktig roll. Ta till exempel en produktlansering som sker i flera länder eller en marknadsföringskampanj som lanseras samtidigt på flera språk. För båda dessa tillfällen krävs att allt nödvändigt material finns tillgängligt när det är dags för lansering. Detsamma gäller för alla andra dokument. De måste finnas enkelt tillgängliga och helst med minimal ansträngning.

Låt oss först se hur översättningsprocessen ser ut när projektet hanteras via e-post.

Vanligtvis omfattar den e-postbaserade översättningsprocessen åtta eller nio separata steg, beroende på situationen. Alla stegen kräver någon form av åtgärd, antingen från kunden eller från översättningsleverantören. Det kan dessutom vara så att interna processer har ägt rum hos kunden innan en översättningsförfrågan eller en offertförfrågan skickas.

Översättningsprocessen kan därför påbörjas dagar eller till och med veckor innan översättaren får texten som ska översättas.

Om behovet av översättning är frekvent och konstant kan det vara klokt att optimera processen. Därför har konnektorer utvecklats för att automatisera översättningsprocessen i så hög grad som möjligt.

Tanken med integreringen är att företagets översättningsmaterial ska skickas till leverantören och tillbaka igen med minsta möjliga arbetsinsats. Exempelvis kan översättningen av en webbsida till flera språk genomföras på ett sätt så att materialet automatiskt vidarebefordras för översättning när webbsidans original blir färdigt. När översättningarna är färdiga återförs de till det ursprungliga systemet och en ny språkversion av webbsidan skapas automatiskt.

Syftet med integreringen är att minimera det manuella arbetet och maximera automatiseringen så att medarbetarna kan fokusera på företagets kärnverksamhet.

Vilka är fördelarna med integrering via konnektorer?

Processautomationen hjälper företag på flera sätt. Som nämnts ovan minskar integrering mängden manuellt arbete. Rent konkret innebär det att materialet som ska översättas inte behöver laddas ned separat till en fil och vidarebefordras via e-post.

Det kan verka som att det inte tar så lång tid att ladda ned filer och skicka dem via e-post, men om den här rutinen upprepas ofta, kanske varje vecka eller till och med varje dag, så blir det i längden en betungande uppgift. Man ska heller inte glömma att det översatta materialet senare måste laddas upp i systemet igen.

En teknisk skribent eller copywriter föredrar utan tvekan att fokusera på originalinnehållet framför att tillbringa en stor del av arbetstiden med att hantera översättningar.

Automatisering minskar risken för mänskliga fel. Fanns allt material som behöver översättas med i e-postmeddelandet? Har den senaste versionen av dokumentet översatts? Den automatisering som kommer med en konnektorbaserad lösning säkerställer att allt material som behöver översättas skickas för översättning, och att alla uppdateringar av dokumenten kommer med.

Användningen av konnektorer bidrar också till att förkorta tiden till marknaden. Den tid som sparas med automatiseringen kan läggas på andra aktiviteter som främjar produktens marknadsföring och försäljning. Detta gäller inte bara nya produkter. Det kan också tillämpas för nya marknader.

Det är enkelt att lägga till ett nytt målspråk till en befintlig konnektor. När språket har lagts till blir översättningar till det nya språket lika enkelt som för de tidigare språken. Användning av en konnektor underlättar också expansionen till nya marknader.

Fördelarna med en konnektor omfattar även datasäkerhet. Innehållet som ska översättas överförs säkert mellan företagets system för innehållshantering och systemet för översättningshantering. Användning av en konnektor säkerställer att affärskritiskt material inte kan hamna i obehöriga händer.

Fördelarna med integrering i korthet

• Det frigör resurser från manuellt arbete
• Med mindre manuellt arbete minskar risken för mänskliga fel
• Det underlättar också expansionen till nya marknader
• Det förbättrar datasäkerheten eftersom det material som ska översättas överförs direkt mellan systemet för innehållshantering och systemet för översättningshantering

Vilka alternativ för konnektorer finns tillgängliga för att implementera integreringen?

Tillverkningsindustrin använder precis som andra branscher ett stort antal system för innehållshantering. Det är inte ovanligt att utveckla helt skräddarsydda system för att tillgodose företagets specifika behov, där systemen för resursplanering för företag (ERP), innehållshantering (CMS) och hantering av produktinformation (PIM) kombineras.

Med tanke på det stora antal faktorer som spelar in är det självklart att inget enstaka system kan fungera för alla. Integrerade lösningar kan grovt delas in i tre kategorier: färdiga lösningar, aktiva mappar (s.k. hot folders) och skräddarsydda lösningar.

Färdiga konnektorer

En färdig konnektor innebär att det finns en befintlig integrering som snabbt kan tillämpas för användning mellan systemen för innehållshantering och översättningshantering.

Beroende på CMS kan tillämpningen av konnektorn vara så enkel som att man laddar ner ett CMS-tillägg som upprättar en anslutning mellan CMS och TMS. I vissa fall är konnektorn inbäddad i CMS och visas som en funktion i systemet.

Principen är att konnektorn ska vara enkel att installera och använda. Innehåll som produceras kan skickas för översättning direkt från CMS med ett par musklick. Den färdiga översättningen överförs automatiskt till CMS utan separata åtgärder. Beroende på system kan användaren också få ett meddelande när översättningen är klar.

Genom Acolad kan en färdig konnektor införas för flera system för innehållshantering, till exempel Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver och SAP Hybris.

Färdiga konnektorer är som mest effektiva att använda för innehåll som ska publiceras, exempelvis i form av enkla webbsidor. Den optimala miljön för att använda färdiga konnektorer är ett omodifierat CMS-system.

Det bästa med färdiga konnektorer är att distributionen är snabb och enkel. Systemets kod behöver inte ändras.

Integrering med aktiva mappar

Lösningar med aktiva mappar kan användas när ingen färdig konnektor finns tillgänglig och en skräddarsydd konnektor är för långtgående för behoven.

I en lösning med aktiva mappar laddas det innehåll som ska översättas upp till en molntjänst som SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP eller Google Drive. Tjänsten kan sedan programmeras så att den automatiskt vidarebefordrar nytt innehåll till översättningsleverantören. När översättningen är färdig skickas det översatta innehållet tillbaka till molntjänsten, där kunden kan hämta den.

Dock är graden av automatisering inte den högsta möjliga i en lösning med aktiva mappar. Det innehåll som ska översättas måste extraheras från CMS innan det kan vidarebefordras för översättning. Men den här typen av lösning effektiviserar ändå själva översättningsprocessen avsevärt.

I praktiken kan översättningsprocessen se ut på följande sätt: Författaren av originalinnehållet laddar upp en fil till en aktiv mapp, som exempelvis kan vara en Dropbox-mapp på skrivbordet. Innehållet överförs automatiskt till systemet för översättningshantering, varifrån det vidarebefordras till en översättare som är specialiserad på ämnet. När översättaren är färdig med sitt arbete överförs innehållet tillbaka till den aktiva mappen. Där kan kunden hämta det och kontrollera att stilen och terminologin i texten överensstämmer med företagets övriga kommunikation. Beroende på innehållshanteringssystem kan uppladdningen till och nedladdningen från den aktiva mappen automatiseras med ett skript.

Som namnet anger visas den här lösningen för slutanvändarna som mappar. Om ett företag till exempel har verksamhet på tio olika språk, kan dessa tio språk definieras som separata undermappar i den aktiva mappen. Beställning av översättningar kan till exempel implementeras så att innehållet överförs till mapparna för de språk som översättningen behövs för.

En lösning med aktiva mappar passar bra i situationer där översättning bara behövs ibland och där innehållet inte uppdateras ofta. Fördelen med den här lösningen är att den enkelt kan utvidgas till större användarbaser.

Aktiva mappar är inte den mest automatiserade lösningen, men du undanröjer behovet av att skicka översättningsmaterial via e-post. Dessutom gör den här lösningen det möjligt att enkelt validera översättningarna, antingen av den som beställde översättningen eller av någon i mållandet.

Skräddarsydda konnektorer

Tanken med en skräddarsydd konnektor är att dra maximal fördel av automatisering. En skräddarsydd konnektor är också ett bra alternativ när det inte räcker med en färdig konnektor för att täcka kundens alla översättningsbehov. Om det till exempel behövs personlig validering av kunden under översättningsprocessen så kan det ordnas med hjälp av en skräddarsydd konnektor. Behövs därutöver en separat vy i innehållshanteringssystemet där användaren kan se översättningsbeställningar så kan även det ordnas med en anpassad lösning.

Grundtanken med en skräddarsydd konnektor är densamma som med en färdig konnektor, dvs. att målet är att minimera det manuella arbetet och maximera automatiseringen. I praktiken kan processen automatiseras så pass mycket att nästa person att röra vid innehållet efter författaren av originalinnehållet är översättaren, som sedan skicka tillbaka den översatta texten.

Genom att skräddarsy översättningsprocessen kan man också inkludera ett val av arbetsflöde. Ett arbetsflöde skulle till exempel kunna vara maskinöversättning. Det är bara en av alla möjligheter som finns, men vi rekommenderar inte ren maskinöversättning för extern kommunikation. Genom att införa efterredigering av maskinöversättningen i processen kan man uppnå ett slutresultat som lämpar sig för publicering.

Det är möjligt att lägga till anpassade lösningar med hjälp av gränssnitt för programprogrammering (API). Ett API hjälper innehållshanteringssystemet och systemet för översättningshantering att kommunicera med varandra.

API:er används i situationer där färdiga konnektorer inte uppfyller alla behov. Det behövs även när CMS eller PIM inte som standard kan kommunicera med TMS. Det vill säga att det inte finns någon befintlig konnektor mellan systemen. Det kan också uppstå ett behov när innehållshanteringssystemet är kraftigt anpassat till företagets särskilda behov.

Som alltid när man ska anpassa en lösning krävs det tid och engagemang för att skapa en skräddarsydd konnektor. En skräddarsydd lösning kan dock löna sig när processerna har effektiviserats och graden av automatisering har ökat.

En skräddarsydd konnektor är som mest effektiv när innehåll behöver översättas ofta och löpande. Inom tillverkningsindustrin kan det här till exempel innebära uppdateringar av dokumentation, manualer eller marknadsföringsmaterial.

Om översättningen består av fler än tio språkpar kan en färdig eller skräddarsydd konnektor tillhandahålla de bästa verktygen för att automatisera översättningsprocessen. Automation ger stora kostnadsbesparingar eftersom mängden manuellt arbete kan minskas så mycket som möjligt.

När kunden använder en anpassad lösning, kan kunden också använda API:et för att skapa konnektorn. Detta kräver naturligtvis att företaget har nödvändig kompetens för API-programmering. Acolad hjälper gärna till med utvecklingen av en konnektor om översättningskunden är villig att skapa en konnektor mellan produktinformations- eller innehållshanteringssystemet och Acolads system för översättningshantering.

Spara tid och pengar med integrering

Att lägga till automation i översättningsprocessen frigör resurser som kan användas där de behövs som bäst. Även den enklaste konnektor eliminerar manuella arbetssteg från översättningsprocessen. Genom att öka automationen kan översättningsprocessen göras smidigare, och antalet manuella steg kan minimeras. Parterna som hanterar innehållet kan sedan fokusera på sin kärnverksamhet. Samtidigt kan produktiviteten ökas och inträdet på nya marknader underlättas genom en smidigare översättningsprocess.

Behöver ditt företag översätta teknisk dokumentation och annat innehåll till flera språk? Vill du sluta skicka översättningsbeställningar via e-post? Kontakta oss – våra experter hjälper dig att välja rätt lösning för dina behov.