Conectividade de conteúdos: Integração da tecnologia na tradução

A otimização de processos é um objetivo de cada empresa, dado que a agilização de processos liberta dinheiro e tempo para as principais operações empresariais. 

A otimização de processos também se aplica à gestão da tradução. Nesta publicação do blogue, explicamos as vantagens da integração e as opções disponíveis para a aplicar.

O que significa a integração em gestão da tradução?

Num ambiente empresarial internacional, a gestão eficiente de traduções desempenha um papel principal. O lançamento de um produto em múltiplos países ou uma campanha de marketing multilingue iniciada em simultâneo exige que todo o material necessário esteja disponível em todos os países-alvo no momento do lançamento. Tal aplica-se também a todos os outros documentos. Devem estar facilmente acessíveis e, de preferência, com um esforço mínimo.

Vejamos como é o processo de tradução quando o projeto é gerido por e-mail.

Habitualmente, o processo de tradução baseado no e-mail inclui oito ou nove fases separadas, com base na situação em causa. Todas elas exigem uma ação do cliente ou do prestador de serviços de tradução. É perfeitamente possível que antes do envio de um pedido de tradução ou de um pedido de orçamento, também tenham sido efetuados processos internos do lado do cliente.

Assim, o processo de tradução pode ter início dias, ou mesmo semanas, antes de o tradutor receber o texto a traduzir.

Se a necessidade de traduções for frequente e contínua, faz todo o sentido otimizar o processo. Por este motivo, foram desenvolvidos conectores para automatizar tanto quanto possível o processo de tradução.

A ideia subjacente à integração é que o material da empresa destinado a tradução seja enviado ao prestador de serviços de tradução e devolvido com o menor esforço possível. Por exemplo, pode ser aplicada a tradução de uma página Web para múltiplas línguas, para que o material seja automaticamente enviado para tradução após a conclusão da página Web original. Quando as traduções estiverem concluídas, serão devolvidas ao sistema original e é criada automaticamente uma nova versão linguística da página Web.

O objetivo da integração é minimizar a quantidade de trabalho manual e maximizar a automatização, para que os colaboradores se possam focar na atividade principal da empresa.

Quais as vantagens da integração através de um conector?

A automatização de processos ajuda as empresas de várias formas. Como mencionado acima, a integração diminui a quantidade de trabalho manual. Em termos concretos, tal significa que o material a traduzir não precisa de ser descarregado em separado para um ficheiro e enviado por e-mail.

Descarregar ficheiros e enviá-los por e-mail pode parecer exigir apenas uma pequena quantidade de tempo, mas se esta rotina for repetida frequentemente numa base semanal ou mesmo diária, torna-se um encargo significativo. Também não se deve esquecer que os materiais traduzidos têm de ser carregados de volta no sistema.

Por exemplo, um escritor técnico ou um autor de conteúdo de marketing preferiria sem dúvida focar-se na melhoria do conteúdo original do que despender grande parte do seu tempo de trabalho a tratar de traduções.

A automatização reduz a probabilidade de erro humano. O e-mail incluía todo o material que necessitava de tradução? Foi traduzida a versão mais recente do documento? A automatização incluída numa solução de conector garante que todo o material para o qual é necessária tradução seja traduzido e que quaisquer atualizações dos documentos sejam tidas em conta.

A utilização de um conector também ajuda a acelerar o time-to-market. O tempo poupado com a automatização pode ser atribuído a outras atividades de promoção da entrada do produto no mercado e venda. Isto não diz respeito apenas a novos produtos. Aplica-se também a novos mercados.

Acrescentar uma nova língua de chegada num conector existente é fácil. E, após ter sido acrescentada, as traduções para a nova língua são tão simples como as anteriores. Utilizar um conector facilita igualmente a expansão para novos mercados.

As vantagens de um conector também incluem a segurança de dados. O conteúdo a traduzir é transmitido de forma segura entre o sistema de gestão de conteúdos da empresa e o sistema de gestão da tradução. A utilização de um conector garante que o material crítico para a atividade não acabe nas mãos de terceiros.

As vantagens da integração em resumo

• Liberta recursos do trabalho manual
• Com uma quantidade inferior de trabalho manual, existe menos hipótese de erro humano
• Facilita a expansão para novos mercados
• Melhora a segurança dos dados, porque o material a traduzir é transmitido apenas entre o sistema de gestão de conteúdos e o sistema de gestão da tradução

Quais as opções de conectores disponíveis para aplicar a integração?

A indústria transformadora, tal como outros sectores, utiliza uma grande variedade de sistemas de gestão de conteúdos. Não é invulgar que se desenvolvam sistemas totalmente personalizados para servir as necessidades específicas da empresa, combinando sistemas ERP, de gestão de conteúdos e de informação sobre produtos.

Com um grande número de variáveis em causa, é claro que um único sistema não pode funcionar para todos. As soluções integradas podem ser divididas em três categorias: soluções prontas a utilizar, soluções «hot folder» e soluções personalizadas.

Conectores prontos a utilizar

Um conector pronto a utilizar significa que foi desenvolvida uma integração existente que possa ser rapidamente aplicada para utilização entre o sistema de gestão de conteúdos (CMS) e o sistema de gestão da tradução (TMS).

Dependendo do CMS, a aplicação do conector pode ser tão simples como descarregar uma extensão de um CMS que estabeleça uma ligação entre o CMS e o TMS. Em alguns casos, o conector é incorporado no CMS e é visível como uma das funções do sistema.

O princípio principal é simplificar a implantação e utilização do conector. É possível enviar do CMS para tradução o conteúdo produzido através de alguns cliques no rato. A tradução concluída é devolvida automaticamente ao CMS, sem ser necessária qualquer ação separada. Consoante o sistema, o utilizador pode também receber uma notificação quando a tradução estiver concluída.

Com a Acolad, um conector pronto a utilizar pode ser implantado para vários sistemas de gestão de conteúdos, tais como Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver e SAP Hybris.

Os conectores prontos a utilizar revelam o seu melhor quando o conteúdo é publicado, por exemplo, como páginas Web simples. O ambiente de operação ideal dos conectores prontos a utilizar é um CMS não modificado.

O principal ponto forte do conector pronto a utilizar é o facto de a sua implantação ser rápida e fácil. Não são necessárias alterações do código do sistema.

Integração via Hotfolder

Pode ser utilizada uma solução «hot folder» quando um conector pronto a utilizar não estiver disponível e um conector personalizado for demasiado pesado para as necessidades.

Numa solução «hot folder», o conteúdo a traduzir é carregado num serviço na nuvem, como SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP ou Google Drive. É possível programar o serviço para enviar automaticamente novo conteúdo ao prestador de serviços de tradução. Após a conclusão da tradução, o conteúdo traduzido é devolvido ao serviço na nuvem, onde o cliente o pode obter.

No entanto, uma solução «hot folder» não é o nível mais elevado possível de automatização. O conteúdo que necessita de tradução tem de ser extraído do sistema de gestão de conteúdos antes de poder ser enviado para tradução. Este tipo de solução agiliza ainda significativamente o verdadeiro processo de tradução.

Na prática, o processo de tradução pode ter o seguinte fluxo: o autor do conteúdo original carrega um ficheiro numa «hot folder», que pode ser uma pasta Dropbox no ambiente de trabalho, por exemplo. O conteúdo é transmitido automaticamente para o sistema de gestão da tradução, a partir do qual é enviado a um tradutor especializado no tema. Após o tradutor ter concluído o seu trabalho, o conteúdo é devolvido à «hot folder», onde o cliente pode obtê-lo e verificar se o tom de voz e a terminologia utilizados no texto correspondem às outras comunicações da empresa. Dependendo do CMS, o carregamento e descarregamento da «hotfolder» pode ser automatizado através de um script.

Tal como o nome indica, esta solução é visível para os utilizadores finais como pastas (folder). Se uma empresa operar em dez línguas diferentes, por exemplo, estas dez línguas podem ser definidas como subpastas separadas na «hot folder». É possível aplicar o pedido de traduções, por exemplo, para que o conteúdo seja carregado nas pastas das línguas para as quais é necessária uma tradução.

Uma solução «hot folder» é ideal em casos em que são necessárias traduções ocasionalmente e em que a frequência de atualização do conteúdo não é elevada. A vantagem da solução é o facto de ser facilmente adaptável a uma grande base de utilizadores.

Embora o nível de automatização não seja o mais elevado possível, a solução «hot folder» elimina a necessidade de enviar materiais para tradução por e-mail. Por outro lado, permite que as traduções sejam facilmente validadas pela pessoa que efetua o pedido de tradução ou por uma pessoa no país-alvo.

Conectores personalizados

A ideia subjacente a um conector personalizado é tirar partido de todo o potencial da automatização. Um conector personalizado também é uma boa opção quando um conector pronto a utilizar não pode cobrir todas as necessidades de tradução do cliente. Se, por exemplo, a validação pessoal do cliente for necessária durante o processo de tradução, tal pode ser concretizado através de um conector personalizado. Se for exigida uma vista separada na qual o utilizador possa visualizar os pedidos de tradução no sistema de gestão de conteúdos, tal também pode ser aplicado através da personalização.

O conceito de base é o mesmo de um conector pronto a utilizar, ou seja, o objetivo é minimizar a quantidade de trabalho manual e maximizar a automatização. Na prática, o processo pode ser automatizado até ao ponto de o próximo ser humano a tocar no conteúdo após o autor do conteúdo original ser o tradutor, que o devolverá no final.

A personalização do processo de tradução também permite a inclusão da seleção do fluxo de trabalho no processo. Um fluxo de trabalho pode ser a tradução automática. Este é apenas um exemplo das possibilidades disponíveis, dado que não recomendamos a tradução automática em bruto para comunicação externa. É possível alcançar um resultado final adequado para publicação através da adição da pós-edição da tradução automática ao processo.

As soluções personalizadas são possibilitadas por uma Interface de Programação de Aplicações (API). Através da API, é possível fazer com que o sistema de gestão de conteúdos e o sistema de gestão da tradução comuniquem entre si.

É utilizada uma API nos casos em que um conector pronto a utilizar não satisfaça todas as necessidades. É igualmente necessária quando o sistema de gestão de conteúdos ou sistema de informação sobre produtos não pode, por defeito, comunicar com o sistema de gestão da tradução. Isto é, não existe qualquer conector entre os sistemas. A necessidade também pode surgir em casos em que o sistema de gestão de conteúdos tenha sido fortemente personalizado de acordo com as necessidades específicas da empresa.

Tal como acontece com qualquer personalização, criar um conector personalizado exige tempo e compromisso. No entanto, uma solução personalizada compensará depois dos processos terem sido agilizados e do volume de automatização ter aumentado.

Um conector personalizado é o melhor quando a tradução de conteúdos é necessária com frequência e continuamente. Para a indústria transformadora, tal pode significar atualizar documentação, manuais ou materiais de marketing, por exemplo.

Caso seja necessária a tradução de mais de dez pares de línguas, um conector pronto a utilizar ou personalizado oferece as melhores ferramentas para automatizar o processo de tradução. Depois de a quantidade de trabalho manual ter sido diminuída tanto quanto possível, a automatização proporciona uma poupança de custos significativa.

Quando utilizar uma solução personalizada, o cliente também pode utilizar a API para criar o conector. Claro que isto exige que a empresa possua a competência necessária em matéria de programação API. A Acolad terá todo o gosto em ajudar no desenvolvimento de um conector se um cliente de tradução estiver disposto a começar a criar um conector entre o seu sistema de informação sobre produtos ou de gestão de conteúdos e o sistema de gestão da tradução da Acolad

Poupar tempo e dinheiro com a integração

Acrescentar a automatização ao processo de tradução liberta recursos para serem utilizados onde são mais necessários. Mesmo uma conexão simples eliminará fases de trabalho manual do processo de tradução. Ao aumentar a automatização, é possível tornar o processo de tradução mais fluido e minimizar o número de fases manuais. Assim, as partes que gerem o conteúdo podem focar-se nas suas tarefas principais. Em simultâneo, a produtividade pode ser aumentada e a entrada em novos mercados pode ser facilitada através de um processo de tradução agilizado.

A sua empresa precisa de traduzir documentação técnica e outros conteúdos para múltiplas línguas? Gostaria de deixar de enviar pedidos de tradução por e-mail? Contacte-nos – os nossos especialistas ajudá-lo-ão a escolher a melhor solução para as suas necessidades.