Connettività dei contenuti: Integrazione della tecnologia nella traduzione

L’ottimizzazione dei processi è l’obiettivo di ogni azienda, in quanto ottimizzare significa liberare risorse finanziarie e tempo per le operazioni commerciali fondamentali. 

L’ottimizzazione dei processi si applica anche alla gestione della traduzione. In questo post del blog illustriamo i vantaggi dell’integrazione e le opzioni disponibili per attuarla.

Cosa significa integrazione nella gestione delle traduzioni?

In un contesto aziendale internazionale, un ruolo fondamentale è svolto dalla gestione efficiente delle traduzioni. Il lancio di un prodotto che avviene in diversi paesi o una campagna di marketing multilingue avviata in più paesi contemporaneamente richiede che tutti i materiali necessari siano disponibili in tutti i paesi di destinazione al momento del lancio. Questo vale anche per tutti gli altri documenti. Devono essere facilmente accessibili, di preferenza con uno sforzo minimo.

Vediamo come si svolge il processo di traduzione quando il progetto viene gestito via e-mail.

Di solito i processi di traduzione che si svolgono via e-mail comprendono otto o nove passaggi, a seconda della situazione. Ognuno di essi richiede l’intervento del cliente o del fornitore di traduzione. È possibile che prima di inoltrare una richiesta di traduzione o di preventivo, il cliente abbia già realizzato processi interni.

Pertanto, il processo di traduzione può iniziare giorni o addirittura settimane prima che il traduttore riceva il testo da tradurre.

Se le traduzioni sono frequenti e continue, ottimizzare questo processo può risultare vantaggioso. Per questo motivo sono stati creati dei connettori in grado di automatizzare al massimo il processo di traduzione.

L'idea alla base dell'integrazione è fare in modo che il materiale che un'azienda deve far tradurre sia inviato al fornitore di servizi di traduzione e restituito con il minimo sforzo possibile. Ad esempio, la traduzione di una pagina web in più lingue può essere implementata in modo che, una volta finalizzata la pagina web originale, il materiale sia inviato automaticamente per essere tradotto. Una volta completate, le traduzioni saranno riconsegnate al sistema originale e verrà creata automaticamente una nuova versione linguistica della pagina web.

Lo scopo dell'integrazione è minimizzare la quantità di lavoro manuale e massimizzare l'automazione, in modo che i dipendenti possano concentrarsi sul core business dell'azienda.

Quali sono i vantaggi dell’integrazione tramite connettore?

L’automazione dei processi supporta le aziende in vari modi. Come detto sopra, l’integrazione riduce il carico di lavoro manuale. In pratica, questo significa che il materiale da tradurre non deve essere scaricato separatamente in u file e inviato via e-mail.

Scaricare file e inviarli via e-mail può sembrare non richiedere molto tempo, ma se questa routine viene ripetuta frequentemente su base settimanale o addirittura quotidiana, si trasforma in un carico considerevole. Non bisogna dimenticare che i materiali tradotti devono essere caricati nuovamente nel sistema.

Ad esempio, un redattore tecnico o un autore di contenuti di marketing preferirà senza dubbio concentrarsi sul miglioramento del contenuto originale piuttosto che passare gran parte del proprio tempo a gestire traduzioni.

L’automazione riduce le probabilità di errore umano. Tutto il materiale che aveva bisogno di essere tradotto è stato allegato all'email? È stata tradotta l’ultima versione del documento? L'automazione inclusa in una soluzione di connettività garantisce la traduzione di tutto il materiale da tradurre, tenendo conto degli aggiornamenti.

Utilizzare un connettore contribuisce inoltre a velocizzare il time-to-market. Il tempo risparmiato grazie all’automazione può quindi essere dedicato ad altre attività di promozione del prodotto sul mercato e di vendita. Questo non riguarda solo i prodotti nuovi. Si applica anche ai nuovi mercati.

Aggiungere una nuova lingua target a un connettore esistente è facile. E, una volta aggiunta, le traduzioni nella nuova lingua sono semplici quanto le precedenti. L’uso di un connettore facilita l’espansione in nuovi mercati.

Un altro vantaggio di un connettore è la protezione dei dati. Il contenuto da tradurre viene trasmesso in modo sicuro tra il sistema di gestione dei contenuti e il sistema di gestione delle traduzioni aziendale. L'utilizzo di un connettore garantisce che i materiali critici per l'attività aziendale non finiscano nelle mani di terzi.

I vantaggi dell'integrazione in breve

• Riduzione del carico di lavoro manuale
• Grazie alla riduzione del lavoro manuale, si riducono anche le possibilità di errore umano
• Facilita l’espansione in nuovi mercati
• Migliora la sicurezza dei dati, in quanto il contenuto da tradurre viene trasmesso in modo sicuro tra il sistema di gestione dei contenuti e il sistema di gestione delle traduzioni aziendale

Quali opzioni di connettività sono disponibili per l'implementazione dell'integrazione?

L’industria manifatturiera, come anche altri settori, utilizza un’ampia gamma di sistemi di gestione dei contenuti. Non è infrequente sviluppare soluzioni completamente personalizzate per adattarsi alle esigenze specifiche delle aziende, integrando sistemi ERP, di gestione dei contenuti e di informazioni sui prodotti.

Con tante variabili in gioco, è chiaro che non può esistere un unico sistema valido per tutte. Le soluzioni integrate possono essere approssimativamente suddivise in tre categorie: soluzioni pronte all'uso, soluzioni "hot folder" e soluzioni personalizzate.

Connettori pronti all’uso

Un connettore pronto all'uso significa che è stata sviluppato un'integrazione che può essere rapidamente implementata per l'uso tra il sistema di gestione dei contenuti (CMS) e il sistema di gestione delle traduzioni (TMS).

A seconda del CMS, implementare il connettore può consistere semplicemente nello scaricare un'estensione del CMS che stabilisce un collegamento tra il CMS e il TMS. In alcuni casi, il connettore è incorporato nel CMS ed è visibile come una delle funzioni del sistema.

Il principio principale è che la distribuzione e l'uso del connettore vengano semplificati. I contenuti prodotti possono essere inviati per la traduzione direttamente dal CMS con pochi clic. La traduzione finita è restituita automaticamente al CMS, senza che sia necessario compiere azioni specifiche. A seconda del sistema, l'utente può inoltre ricevere una notifica quando la traduzione è pronta.

Con Acolad, è possibile implementare un connettore pronto all'uso per diversi sistemi di gestione dei contenuti, come Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver e SAP Hybris.

I connettori pronti all’uso si rivelano particolarmente efficaci quando i contenuti vengono distribuiti ad esempio sotto forma di semplici pagine web. L'ambiente operativo ideale dei connettori pronti all’uso è un CMS non modificato.

Il principale punto di forza dei connettori pronti all’uso è la loro implementazione semplice e rapida. Non sono necessarie modifiche al codice del sistema.

Integrazione tramite Hotfolder

Una soluzione hot folder può essere usata quando non è disponibile un connettore pronto all’uso e un connettore personalizzato è troppo pesante per le proprie esigenze.

In una soluzione hot folder, il contenuto da tradurre viene caricato in un servizio cloud come SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP o Google Drive. Il servizio può essere programmato in modo da inoltrare automaticamente i nuovi contenuti al fornitore di servizi di traduzione. Al termine del processo di traduzione, il lavoro finito viene rinviato al servizio cloud, dove il cliente può recuperarlo.

Tuttavia, una soluzione hot folder non è il massimo livello possibile di automazione. Il contenuto da tradurre deve essere estratto dal sistema di gestione dei contenuti prima di poter essere inoltrato per essere tradotto. Questo tipo di soluzione semplifica però notevolmente il processo di traduzione effettivo.

In pratica, il processo di traduzione si svolge nel seguente modo: L'autore dei contenuti originali carica un file in una hot folder, che può essere ad esempio una cartella Dropbox sul desktop. I contenuti vengono trasmessi automaticamente al sistema di gestione delle traduzioni e da qui inoltrati a un traduttore specializzato nel campo specifico. Dopo che il traduttore ha completato il proprio lavoro, il contenuto viene restituito all’hot folder, dove il cliente può recuperarlo e verificare che il tono di voce e la terminologia utilizzati nel testo corrispondano alle altre comunicazioni dell'azienda. A seconda del CMS, l'upload e il download dall'hot folder possono essere automatizzati mediante script.

Come suggerisce il nome, questa soluzione si presenta sotto forma di cartelle all’utente finale. Se l’azienda opera in dieci lingue diverse, ognuna di esse può essere definita come sottocartella specifica dell’hot folder. L'ordinazione delle traduzioni può essere implementata, ad esempio, caricando i contenuti nelle cartelle delle lingue per le quali è necessaria una traduzione.

Una soluzione hot folder è l'ideale nei casi in cui le traduzioni sono richieste solo occasionalmente e la frequenza di aggiornamento dei contenuti non è elevata. Il vantaggio di questa soluzione è la scalabilità semplificata per un'ampia base di utenti.

Per quanto non rappresenti ancora il massimo livello possibile di automazione, la soluzione hot folder elimina la necessità di inviare i materiali da tradurre via e-mail. Inoltre, consente di convalidare facilmente le traduzioni sia da parte della persona che effettua l'ordine di traduzione che da parte di una persona nel paese di destinazione.

Connettori personalizzati

L'idea alla base di un connettore personalizzato è sfruttare appieno le potenzialità dell'automazione. Un connettore personalizzato è un’ottima opzione anche nei casi in cui un connettore pronto all’uso non è in grado di rispondere a tutte le esigenze di traduzione del cliente. Se, per esempio, è richiesta la validazione personale del cliente durante il processo di traduzione, essa può essere effettuata con un connettore personalizzato. L'implementazione personalizzata è vantaggiosa anche quando è necessaria una visualizzazione separata in cui l'utente possa consultare gli ordini di traduzione nel sistema di gestione dei contenuti.

Il concetto di base è lo stesso di un connettore pronto all’uso: ovvero, ridurre al minimo il lavoro manuale e massimizzare l'automazione. Nella pratica, il processo può essere automatizzato al punto che l'unico essere umano a intervenire dopo l'autore del contenuto originale sarà il traduttore, dal quale verrà alla fine restituito.

La personalizzazione consente inoltre l'inclusione della selezione del flusso di lavoro nel processo di traduzione. Uno dei workflow potrebbe essere la traduzione automatica. Si tratta solo di un esempio delle possibilità esistenti, in quanto sconsigliamo la traduzione automatica "grezza", o non revisionata, per le comunicazioni esterne. Aggiungendo al processo il post-editing della traduzione automatica, si può invece ottenere un risultato finale adatto alla pubblicazione.

Le soluzioni personalizzate sono possibili grazie a un'API, ovvero un'interfaccia di programmazione delle applicazioni. Attraverso l'API, il sistema di gestione dei contenuti e il sistema di gestione delle traduzioni possono comunicare tra loro.

L'API si utilizza quando un connettore pronto all’uso non è in grado di soddisfare ogni esigenza. È inoltre necessaria quando il sistema di gestione dei contenuti o il sistema di informazioni sui prodotti non può comunicare per impostazione predefinita con il sistema di gestione delle traduzioni. Ovvero, quando non sono presenti connettori tra i sistemi. La necessità può inoltre presentarsi nel caso in cui il sistema di gestione dei contenuti sia stato fortemente personalizzato al fine di soddisfare specifiche esigenze aziendali.

Come per tutte le personalizzazioni, la creazione di un connettore personalizzato richiede tempo e impegno. Tuttavia, una soluzione personalizzata risulterà conveniente una volta ottimizzati i processi e aumentato il livello di automazione.

Un connettore personalizzato raggiunge il massimo delle sue prestazioni quando la traduzione dei contenuti è richiesta in modo regolare e costante. Per l'industria manifatturiera, ciò può significare l'aggiornamento di documentazione, manuali o materiali di marketing, ad esempio.

Se la traduzione implica più di dieci combinazioni linguistiche, un connettore pronto all’uso o personalizzato offre gli strumenti migliori per automatizzare il processo di traduzione. L'automazione offre notevoli risparmi economici dopo che la quantità di lavoro manuale è stata ridotta al minimo.

Utilizzando una soluzione personalizzata, il cliente può anche utilizzare l’API per creare il connettore. Ovviamente, per farlo deve possedere le competenze necessarie per la programmazione di un’API. Acolad si metterà volentieri a disposizione per contribuire allo sviluppo di un connettore nel caso in cui un cliente desideri avviare la creazione di un connettore tra il proprio sistema di informazioni sui prodotti o di gestione dei contenuti e il sistema di gestione delle traduzioni di Acolad

Risparmiare tempo e denaro grazie all’integrazione

Integrare l'automazione nel processo di traduzione libera risorse che possono essere utilizzate dove sono più necessarie. Anche una semplice connessione eliminerà i passaggi di lavoro manuale dal processo di traduzione. Aumentando l’automazione, il processo di traduzione diventa più fluido e il numero di passaggi manuali può essere ridotto al minimo. Le parti che gestiscono il contenuto possono quindi concentrarsi sui loro compiti principali. Allo stesso tempo è possibile aumentare la produttività e agevolare l’accesso a nuovi mercati grazie a un processo di traduzione ottimizzato.

La tua azienda ha bisogno di tradurre documentazione tecnica e altri contenuti in varie lingue? Vorresti smettere di inviare ordini di traduzione via e-mail? Contattaci! I nostri esperti ti aiuteranno a trovare la soluzione più adatta alle tue esigenze.