Connectivité des contenus : l’intégration des technologies en traduction

Toute entreprise cherche à optimiser ses processus, car la rationalisation génère des économies et libère du temps pour les opérations essentielles. 

L’optimisation des processus s’applique aussi à la gestion des traductions. Dans cet article de blog, nous décrivons les avantages de l’intégration et les diverses options pour son implémentation.

Que signifie l’intégration en gestion des traductions ?

Dans un environnement international, il est essentiel de bien gérer ses traductions. Pour lancer un produit ou une campagne marketing multilingue dans plusieurs pays simultanément, il faut que tous les éléments nécessaires soient disponibles dans tous les pays au moment du lancement. C’est aussi valable pour tout autre type de documents. Ils doivent être facilement accessibles, et de préférence avec un minimum d’efforts.

Voyons à quoi ressemble le processus de traduction lorsque le projet est géré par e-mail.

Par e-mail, le processus comprend généralement huit ou neuf étapes distinctes en fonction de la situation. Toutes ces étapes exigent une action de la part du client ou du prestataire. En outre, l’envoi d’une demande de traduction ou de devis peut tout à fait être précédé d’autres processus internes côté client.

En d’autres termes, le processus a peut-être commencé des jours ou des semaines avant que le traducteur reçoive le texte à traduire.

Si le besoin en traduction est fréquent ou constant, optimiser le processus trouve tout son sens. Voilà pourquoi des connecteurs ont été développés pour automatiser autant que possible le processus de traduction.

Avec ce système, les documents à traduire sont envoyés au prestataire de services linguistiques (LSP), puis renvoyés avec un minimum d’opérations. Par exemple, la traduction d’une page Web dans plusieurs langues peut être prévue de sorte que, une fois la page Web originale finalisée, son texte soit envoyé automatiquement en traduction. Une fois les traductions terminées, le texte est réintégré au système de départ et une nouvelle version de la page Web est créée automatiquement.

Le but de l’intégration est d’éliminer un maximum de tâches manuelles pour les remplacer par un maximum d’opérations automatiques, les employés pouvant ainsi se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise.

Quels sont les avantages de l’intégration par connecteur ?

L’automatisation des processus aide les entreprises à plusieurs égards. Comme nous l’avons dit, l’intégration réduit le nombre d’opérations manuelles. Concrètement, les textes à traduire n’ont pas besoin d’être téléchargés séparément dans un fichier puis envoyés par e-mail.

Le téléchargement et l’envoi des fichiers par e-mail peuvent paraître simples et rapides, mais si cette routine doit se répéter plusieurs fois par semaine ou par jour, elle devient vite fastidieuse. Il ne faut pas non plus oublier que, une fois traduits, les textes doivent être chargés à nouveau dans le système.

Un rédacteur technique ou un créateur de contenu marketing préférera sans aucun doute consacrer son temps à l’amélioration du contenu original plutôt qu’à la gestion des traductions.

L’automatisation réduit les risques d’erreur humaine. Tous les documents à traduire ont-ils été inclus dans l’e-mail ? Est-ce bien la dernière version qui a été traduite ? Avec l’automatisation apportée par la solution des connecteurs, tous les documents à traduire sont traités et toute mise à jour éventuelle est automatiquement prise en compte.

L’utilisation d’un connecteur réduit aussi les délais de mise sur le marché. Le temps gagné grâce à l’automatisation peut être consacré à d’autres activités qui contribuent à la mise sur le marché et à la vente. Cela ne s’applique pas uniquement aux nouveaux produits : les nouveaux marchés sont aussi concernés.

L’ajout d’une nouvelle langue cible à un connecteur existant se fait facilement. Une fois cette langue ajoutée, les traductions s’effectuent aussi aisément que pour les autres langues. L’utilisation d’un connecteur facilite aussi le développement sur de nouveaux marchés

et garantit la sécurité des données. Les contenus à traduire transitent en toute sécurité entre le système de gestion de contenu de l’entreprise et le système de gestion des traductions. En utilisant un connecteur, l’entreprise protège ses contenus sensibles de tout accès par des tiers.

Les avantages de l’intégration en bref

• Elle dégage du temps pour les ressources en leur évitant plusieurs étapes manuelles,
• réduisant ainsi le risque d’erreur humaine.
• Elle facilite le développement sur de nouveaux marchés.
• Elle améliore la protection des données, car les documents à traduire transitent uniquement entre le système de gestion de contenu et le système de gestion des traductions.

Quels connecteurs pour une intégration efficace ?

L’industrie manufacturière, comme d’autres secteurs, a recours à toutes sortes de systèmes de gestion de contenu. Il n’est pas rare de devoir développer des systèmes entièrement personnalisés pour répondre aux besoins précis d’une entreprise, en combinant l’ERP, la gestion de contenu et les informations produit.

Les paramètres en jeu étant nombreux, un même système ne peut convenir à tout le monde. Les solutions intégrées se déclinent en trois catégories : les solutions prêtes à l’emploi, les solutions à « hot folder » et les solutions personnalisées.

Connecteurs prêts à l’emploi

Le système du connecteur prêt à l’emploi repose sur une intégration existante entre le CMS (système de gestion de contenu) et le TMS (système de gestion des traductions) qui peut être rapidement mise en place.

Selon le CMS, la mise en œuvre du connecteur peut consister tout simplement à télécharger un plug-in qui permet de connecter le CMS au TMS. Dans certains cas, le connecteur est incorporé au CMS et se présente sous forme de fonction du système.

Son principal objectif est de simplifier le déploiement et l’utilisation du connecteur. Le contenu produit peut être envoyé en traduction en quelques clics, directement depuis le CMS. Une fois terminée, la traduction est renvoyée automatiquement au CMS, sans autre intervention requise. Selon le système, l’utilisateur peut aussi être averti de l’achèvement des traductions.

Avec Acolad, un connecteur prêt à l’emploi peut être déployé pour plusieurs systèmes de gestion de contenu tels qu’Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver ou SAP Hybris.

Les connecteurs prêts à l’emploi offrent le meilleur d’eux-mêmes lorsque le contenu est publié, par exemple, sous forme de simples pages Web. La meilleure option reste de les utiliser dans un CMS non modifié.

Le principal atout des connecteurs prêts à l’emploi réside dans la facilité et la rapidité de leur déploiement. Qui plus est, ils ne nécessitent pas de modifier le code du système.

Intégration par hot folder

Une solution à hot folder peut être utile lorsqu’aucun connecteur prêt à l’emploi n’existe et dans les cas où un connecteur personnalisé dépasserait les besoins réels.

Dans une solution à hot folder, le contenu à traduire est téléchargé sur un service cloud tel que SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP ou Google Drive. Ce service peut être programmé pour transmettre automatiquement les nouveaux contenus à un prestataire de services linguistiques. Une fois la traduction terminée, le contenu traduit est renvoyé au service cloud, où le client peut le récupérer.

Cependant, il y a plus automatisé encore que les solutions à hot folder. Le contenu à traduire doit être extrait du système de gestion de contenu avant d’être envoyé pour traduction. Ce type de solution rationalise encore considérablement le processus de traduction.

En pratique, ce processus se déroule comme suit : L’auteur du contenu original télécharge un fichier dans un hot folder, qui peut par exemple être un dossier Dropbox sur son Bureau. Le contenu est transmis automatiquement au système de gestion des traductions, d’où il est envoyé au traducteur spécialisé dans le domaine. Lorsque le traducteur a terminé son travail, le contenu est renvoyé au hot folder, où le client peut le récupérer et vérifier que le style et la terminologie utilisés sont cohérents avec les autres communications de la société. En fonction du CMS utilisé, le téléchargement vers et depuis le hot folder peut être automatisé au moyen d’un script.

Comme son nom l’indique, la solution apparaît à l’utilisateur sous la forme de dossiers (folders). Si une entreprise fonctionne en dix langues, alors chacune de ces dix langues peut avoir son sous-dossier dans le hot folder. La commande de traductions peut fonctionner, par exemple, de manière à ce que le contenu soit téléchargé dans les dossiers des langues nécessitant une traduction.

Cette solution est idéale pour les besoins de traduction occasionnels et lorsque le contenu n’est pas mis à jour régulièrement. Elle a l’avantage d’être facile à adapter à une large base d’utilisateurs.

Bien qu’il ne s’agisse pas du plus haut niveau d’automatisation qui existe, la solution du hot folder évite d’avoir à envoyer des documents par e-mail. D’un autre côté, elle permet à la personne qui passe commande ou à une personne qui se trouve dans le pays cible de vérifier facilement la traduction.

Connecteurs personnalisés

Avec les connecteurs personnalisés, on cherche à tirer parti du plein potentiel de l’automatisation. C’est une bonne solution lorsqu’aucun connecteur prêt à l’emploi ne peut couvrir les besoins de traduction du client. Si, par exemple, on a besoin de la validation personnelle du client pendant la traduction, c’est possible avec un connecteur personnalisé. Idem si l’utilisateur a besoin d’une vue séparée pour voir les commandes de traduction dans le système de gestion de contenu.

L’objectif de base est identique à celui du connecteur prêt à l’emploi : réduire au minimum la quantité de tâches manuelles et optimiser l’automatisation. Concrètement, il est possible d’automatiser le processus de manière à limiter les interventions humaines jusqu’à l’étape de traduction, qui renverra le document une fois sont travail terminé.

En personnalisant le processus de traduction, on peut aussi y inclure la sélection du workflow. Celui-ci peut être une traduction automatique. Ce n’est qu’un aperçu des possibilités qui s’offrent à vous, car nous ne recommandons pas la pure traduction automatique pour vos communications externes. Mais en ajoutant la post-édition à la traduction automatique, on obtient un résultat publiable.

Il est possible de personnaliser la solution grâce à une API (interface de programmation applicative). Le CMS et le système de gestion des traductions peuvent communiquer grâce à l’API.

Le recours aux API est réservé aux cas où aucun connecteur prêt à l’emploi n’est suffisant. Elles sont également nécessaires lorsque le CMS ou le système d’information produit est, par défaut, incapable de communiquer avec le système de gestion des traductions car il n’existe aucun connecteur permettant de lier les deux. Ce besoin peut également survenir lorsque le CMS a déjà été amplement personnalisé pour répondre aux attentes spécifiques de l’entreprise.

Comme pour toute personnalisation, la création d’un connecteur personnalisé demande de la patience et de la détermination. Toutefois, la personnalisation de la solution portera ses fruits une fois les processus rationalisés et un certain niveau d’automatisation atteint.

Un connecteur personnalisé révèle son plein potentiel avec les contenus qui doivent être traduits régulièrement et en continu. Dans l’industrie manufacturière, cela peut s’appliquer à la mise à jour des documents, modes d’emploi ou supports marketing.

S’il y a plus de dix combinaisons de langues en jeu, un connecteur prêt à l’emploi ou personnalisé est idéal pour automatiser le processus de traduction. L’automatisation permet de réaliser d’importantes économies une fois les tâches manuelles réduites au strict minimum.

Un client recourant à une solution personnalisée peut aussi exploiter l’API pour créer un connecteur. Pour ce faire, des compétences spécifiques sont nécessaires pour programmer l’API. Acolad se fera un plaisir de vous aider à développer un connecteur entre votre système de gestion d’information produit ou de contenu et son système de gestion des traductions.

L’intégration pour un gain de temps et d’argent

Automatiser son processus de traduction permet de libérer des ressources qui pourront se consacrer à l’essentiel. Une connexion basique suffit à éliminer les étapes manuelles du processus de traduction. À un niveau supérieur d’automatisation, le processus de traduction devient plus fluide à mesure que le nombre d’étapes manuelles diminue. Les parties qui gèrent les contenus peuvent alors se concentrer sur leur cœur de métier. L’automatisation permet en outre d’augmenter la productivité, tandis que la rationalisation du processus de traduction facilite l’entrée sur de nouveaux marchés.

Votre entreprise a besoin de faire traduire sa documentation technique et d’autres contenus en plusieurs langues et vous souhaitez éviter d’envoyer vos demandes de traduction par e-mail ? N’hésitez pas à nous contacter. Nos experts vous aideront à trouver la solution la plus adaptée.