Conectividad del contenido: integración de la tecnología en la traducción

La optimización de procesos es un objetivo que comparten todas las empresas, ya que la racionalización de estos libera dinero y tiempo que puede aprovecharse en operaciones comerciales básicas. 

Esto es aplicable también a la gestión de proyectos de traducción. En este artículo del blog explicamos cuáles son las ventajas de la integración y qué opciones tenemos a mano para implementarla.

¿Qué significa la integración en la gestión de proyectos de traducción?

En el entorno de una empresa internacional, es fundamental contar con una gestión eficiente de las traducciones. Para poder lanzar un producto en varios países al mismo tiempo o una campaña de marketing multilingüe iniciada en simultáneo, incluso cualquier tipo de documento, todo el material necesario tiene que estar disponible en todos los países de destino en el momento del lanzamiento. Tienen que estar disponibles fácilmente y, preferiblemente, con el mínimo esfuerzo posible.

Veamos cómo es el proceso de traducción cuando se gestiona el proyecto por correo electrónico.

Normalmente, el proceso de traducción por correo electrónico incluye ocho o nueve pasos diferentes, dependiendo de cada situación. Todos ellos requieren la acción del cliente o del proveedor de servicios de traducción. Es muy posible que antes de enviar una solicitud de traducción o una solicitud de presupuesto, también haya habido procesos internos por parte del cliente.

De esta forma, el proceso de traducción puede comenzar días o, incluso, semanas antes de que el traductor reciba el texto que tiene que traducir.

Si el cliente necesita traducciones de forma frecuente y continua, lo lógico será optimizar el proceso. Por eso se han desarrollado conectores que automatizan el proceso de traducción al máximo.

La idea que radica tras la integración es que el material de traducción previsto de la empresa se envíe al proveedor de servicios de traducción y se devuelva con el menor trabajo posible. Por ejemplo, la traducción de una página web a varios idiomas se puede implementar de tal manera que, una vez finalizada la página web original, el material se envíe automáticamente para su traducción. Cuando se terminen las traducciones, se devolverán al sistema original y se creará automáticamente una nueva versión de idioma de la página web.

El propósito de la integración es minimizar la cantidad de trabajo manual y maximizar la automatización para que los empleados puedan centrarse en la actividad principal de la empresa.

¿Cuáles son los beneficios de la integración a través de un conector?

La automatización de procesos ayuda a las empresas de diferentes maneras. Tal y como hemos mencionado, la integración disminuye la cantidad de trabajo manual. En términos concretos, esto significa que no es necesario primero descargar el material que hay que traducir en un archivo y después reenviarlo por correo electrónico.

Puede parecer que descargar archivos y enviarlos por correo no demora mucho, pero si esto se repite cada semana o, incluso, a diario, sí puede llegar a consumir mucho tiempo. No olvidemos tampoco que hay que volver a cargar en el sistema los materiales traducidos.

Por ejemplo, un redactor técnico o de contenido de marketing sin duda alguna preferiría centrarse en mejorar el contenido original que tener que dedicar una gran parte de su tiempo de trabajo a lidiar con las traducciones.

La automatización reduce las probabilidades de que se produzcan errores humanos. ¿Se incluyó todo el material que había que traducir en el correo electrónico? ¿Se ha traducido la última versión del documento? La automatización incluida en un conector garantiza que se traduzca todo el material que hay que traducir y que se tengan en cuenta las actualizaciones de los documentos.

Usar un conector también ayuda a acelerar el plazo de comercialización. El tiempo que se ahorra con la automatización se puede emplear para otras actividades que favorezcan la introducción del producto en el mercado y su venta. Esto no solo es aplicable a los nuevos productos, sino también a los nuevos mercados.

Es fácil añadir un nuevo idioma de destino a un conector existente. Y, una vez añadido, hacer las traducciones al nuevo idioma es tan sencillo como con las anteriores traducciones. El uso de un conector también facilita la expansión a nuevos mercados.

Otra de las ventajas que ofrecen los conectores está relacionada con la seguridad de los datos. El contenido que hay que traducir se transmite de forma segura entre el sistema de gestión de contenidos de la empresa y el sistema de gestión de proyectos de traducción. El uso de un conector garantiza que el material crítico no termine en manos de terceros.

Las ventajas de la integración en pocas palabras

• Libera recursos del trabajo manual.
• La reducción de la cantidad de trabajo manual reduce, a su vez, las posibilidades de que haya errores humanos.
• Facilita la expansión a nuevos mercados.
• Aumenta la seguridad de los datos porque el material que hay que traducir solo se transmite entre el sistema de gestión de contenidos y el sistema de gestión de proyectos de traducción.

¿Qué opciones de conectores hay disponibles para implementar la integración?

El sector industrial, al igual que otros sectores, utiliza una gran variedad de sistemas de gestión de contenidos. No es nada raro desarrollar sistemas totalmente personalizados que respondan a las necesidades propias de la empresa, combinando sistemas de información de productos, gestión de contenidos y ERP.

Con la gran cantidad de variables que entran en juego, es evidente que un solo sistema no puede funcionar para todos los casos. Las soluciones integradas se pueden dividir, aproximadamente, en tres categorías: soluciones listas para usar, soluciones de carpetas de transición o «carpeta caliente» y soluciones personalizadas.

Conectores listos para usar

Un conector listo para usar es una integración existente que se puede implementar rápidamente y que se ha desarrollado para utilizarse entre el sistema de gestión de contenidos (CMS) y el sistema de gestión de proyectos de traducción (TMS).

Dependiendo del CMS, la implementación del conector puede ser tan sencilla como descargar una extensión del CMS que establezca una conexión entre el CMS y el TMS. En algunos casos, el conector está integrado en el primero y aparece como una de sus funciones.

El principio esencial es simplificar el despliegue y el uso del conector. El contenido producido se puede enviar para su traducción directamente desde el CMS con tan solo un par de clics. Una vez completada, se devuelve la traducción automáticamente al CMS, sin necesidad de tener que realizar ninguna otra acción. Dependiendo del sistema, el usuario también puede recibir una notificación cuando se termina la traducción.

Con Acolad, se puede implementar un conector listo para usar para varios sistemas de gestión de contenidos, como Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver y SAP Hybris.

Los conectores listos para usar son perfectos para casos en los que haya contenido que se publica, por ejemplo, en forma de páginas web sencillas. El entorno operativo ideal para los conectores listos para usar es un CMS sin modificar.

La principal fortaleza de los conectores listos para usar es que su implementación es rápida y fácil. No hay que hacer cambios en el código del sistema.

Integración con carpeta caliente

Puedes utilizar una solución de carpeta caliente si no hay un conector listo para usar disponible y un conector personalizado es demasiado para tus necesidades.

En una solución de carpeta caliente, el contenido que se va a traducir se carga en un servicio en la nube como SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP o Google Drive. El servicio se puede programar para que envíe automáticamente los nuevos contenidos al proveedor de servicios de traducción. Una vez completada la traducción, se vuelve a enviar el contenido traducido al servicio en la nube, donde el cliente puede acceder a él.

Sin embargo, una solución de carpeta caliente no ofrece el máximo nivel de automatización. Antes de poder enviar el contenido para su traducción, hay que extraerlo del sistema de gestión de contenidos. Este tipo de solución ya racionaliza el proceso de traducción real de manera considerable.

En la práctica, el proceso de traducción puede discurrir de esta forma: El autor del contenido original carga un archivo a una carpeta caliente, que puede ser una carpeta de Dropbox en el escritorio, por ejemplo. El contenido se transfiere automáticamente al sistema de gestión de traducciones, desde donde se reenvía a un traductor especializado en la materia. Una vez que el traductor ha terminado su trabajo, se devuelve el contenido a la carpeta caliente, donde el cliente puede acceder a él y verificar que el tono y la terminología que se han utilizado en el texto coinciden con el resto de comunicaciones de la empresa. Dependiendo del CMS, se puede automatizar la carga y descarga desde la carpeta caliente con un script.

Como su nombre indica, esta solución aparece como carpetas para el usuario final. Por ejemplo, si una empresa opera en diez idiomas diferentes, se pueden definir estos diez idiomas como subcarpetas separadas dentro de la carpeta caliente. Se puede implementar un sistema de solicitudes de traducciones, por ejemplo, para que se cargue el contenido en las carpetas de los idiomas para los que se necesita una traducción.

La solución de carpeta caliente es ideal en casos en los que se necesitan traducciones de forma ocasional y el contenido no se actualiza muy a menudo. La ventaja de esta solución es que se puede ampliar fácilmente a una gran base de usuarios.

A pesar de que no ofrece el máximo nivel de automatización, la solución de carpeta caliente elimina la necesidad de enviar materiales por correo electrónico para su traducción. Por otro lado, permite que las traducciones se validen fácilmente, ya sea por parte de la persona que solicita la traducción o por una persona que está en el país objetivo.

Conectores personalizados

La base del conector personalizado consiste en aprovechar todo el potencial de la automatización. Un conector personalizado también es una buena opción en los casos en los que no se puede responder a todas las necesidades de traducción del cliente con un conector estándar. Por ejemplo, si se necesita la validación personal del cliente durante el proceso de traducción será recomendable usar un conector personalizado. Si se necesita una vista aparte en la que el usuario pueda ver las solicitudes de traducción en el sistema de gestión de contenidos, también se puede recurrir a la personalización.

El concepto básico es el mismo que el de un conector listo para usar, es decir, que el objetivo es minimizar la cantidad de trabajo manual y maximizar la automatización. En la práctica, el proceso se puede automatizar hasta el punto de que el traductor sea el siguiente ser humano que toque el contenido después del autor del contenido original y que el traductor lo devuelva al final.

La personalización del proceso de traducción también permite incluir la selección de flujos de trabajo en el proceso, uno de los cuales podría ser la traducción automática. Este es solo un ejemplo de una de las posibilidades que ofrece, ya que no recomendamos recurrir a la traducción automática sin revisión para las comunicaciones externas. Al añadir la posedición de la traducción automática al proceso, se puede lograr un resultado final apto para publicarse.

Las soluciones personalizadas son posibles gracias a una interfaz de programación de aplicaciones (API). A través de la API, se puede hacer que el sistema de gestión de contenidos y el sistema de gestión de proyectos de traducción se comuniquen entre sí.

Se utiliza una API en los casos en los que un conector estándar no responde a todas las necesidades. También es necesaria cuando el sistema de gestión de contenidos o de información de productos no se puede comunicar por defecto con el sistema de gestión de proyectos de traducción. Es decir, que no hay ningún conector presente entre los sistemas. Puede ser útil, asimismo, en los casos en que en el sistema de gestión de contenidos se ha aplicado una gran personalización para responder a las necesidades específicas de la empresa.

Al igual que sucede con todas las personalizaciones, para crear un conector personalizado se necesita tiempo y compromiso. A pesar de ello, merece la pena, ya que la solución personalizada dará sus frutos una vez que los procesos se hayan simplificado y la cantidad de automatización haya aumentado.

Los conectores personalizados funcionan especialmente bien cuando se debe traducir contenido de forma recuente y continua. Este es el caso del sector industrial, por ejemplo, cuando hay que actualizar documentación, manuales o materiales de marketing.

Si hay más de diez combinaciones lingüísticas para traducir, un conector listo para usar o personalizado ofrece las mejores herramientas para automatizar el proceso de traducción. La automatización aporta un ahorro de costes considerable una vez que el trabajo manual se ha reducido todo lo posible.

Cuando se utiliza una solución personalizada, el cliente también puede usar la API para crear el conector. Evidentemente, para ello, la empresa debe tener las competencias necesarias para programar la API. En Acolad estaremos encantados de ayudar con el desarrollo de un conector si un cliente de traducción quiere comenzar a crear un conector entre su sistema de información de productos o su sistema de gestión de contenidos y el sistema de gestión de proyectos de traducción de Acolad.

Ahorro de tiempo y dinero con la integración

Al añadir la automatización al proceso de traducción se liberan recursos que se pueden utilizar donde más se necesitan. Incluso una única conexión eliminará fases de trabajo manual del proceso de traducción. Al aumentar la automatización, se puede aumentar la fluidez del proceso de traducción y minimizar el número de pasos manuales. De esta forma, cada una de las partes encargadas de manejar el contenido se pueden centrar en sus tareas más importantes. Al mismo tiempo, se puede aumentar la productividad y facilitar la entrada en nuevos mercados con un proceso de traducción racionalizado.

¿Necesita tu empresa tener documentación técnica y otros contenidos en diferentes idiomas? ¿Te gustaría dejar de enviar solicitudes de traducción por correo electrónico? Ponte en contacto con nosotros y nuestros expertos te ayudarán a elegir la solución que mejor se adapte a tus necesidades.